Каков перечень необходимых документов при приеме на работу, а также требование обязательного наличия их в личном деле работника? Каковы нюансы приема документов с учетом дистанционной работы или карантина?
Категории вопросов:

Каков перечень необходимых документов при приеме на работу, а также требование обязательного наличия их в личном деле работника? Каковы нюансы приема документов с учетом дистанционной работы или карантина?

Автор:
Жомартова Назира
17.11.2020 07:22
493

Вопрос:

Каков перечень необходимых документов при приеме на работу, а также требование обязательного наличия их в личном деле работника? Каковы нюансы приема документов с учетом дистанционной работы или карантина?

Ответ:

Единого документа, регламентирующего оформление личного дела в организациях частной формы собственности, нет.

Согласно положениям Приказа и.о. министра культуры и спорта РК от 29 сентября 2017 года № 263 «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения», личное дело оформляется на:

  • политических государственных служащих;
  • руководителей организаций областей, городов республиканского значения, столицы;
  • работников, имеющих высшие знаки отличия, почетные государственные и иные звания, награды, ученые степени;
  • работников, в том числе административных государственных и гражданских служащих.

В личном деле государственного служащего согласно методическим рекомендациям по оформлению, хранению и учету личных дел государственных служащих (протокол №1 от 23 декабря 2009 года) должны располагаться в определенной последовательности:

  • дополнение к личному листку по учету кадров;
  • личный листок по учету кадров;
  • автобиография;
  • копия удостоверения личности;
  • копии документов об образовании, сертификатов;
  • копии решений о награждении государственными и другими наградами, о присвоении почетных и специальных званий;
  • копии распорядительных документов о приеме на работу, назначении на должность, переводе, освобождении от занимаемой должности, увольнении с работы или выписки из указанных распорядительных документов;
  • заявление о приеме на работу, переводе, увольнении;
  • выписка из протокола заключительного заседания конкурсной комиссии (при приеме на работу по результатам конкурсного отбора на занятие вакантной административной государственной должности);
  • копия письма уполномоченного органа по делам государственной службы или его территориального подразделения о согласовании кандидата в части соответствия предъявляемым квалификационным требованиям (при приеме на работу в порядке перевода);
  • справка уполномоченного органа по делам государственной службы или его территориального органа о пребывании кандидата в кадровом резерве государственной службы с указанием даты и номера документа, на основании которого кандидат зачислен в кадровый резерв (при приеме на работу из кадрового резерва);
  • копия письма Комитета национальной безопасности РК или его территориального органа о результатах специальной проверки или справка о прохождении специальной проверки, заверенная кадровой службой государственного органа;
  • подписанный текст присяги государственного служащего (или его копия в случае продолжения государственной службы в другом государственном органе);
  • копия аттестационного листа;
  • обязательство о принятии ограничений, связанных с пребыванием на государственной службе (или его копия в случае продолжения государственной службы в другом государственном органе);
  • нотариально заверенная копия договора на доверительное управление имуществом (при наличии);
  • послужной список по форме, утвержденной уполномоченным органом по делам государственной службы;
  • внутренняя опись документов личного дела.

Согласно ст.32 Трудового кодекса РК для заключения трудового договора необходимы следующие документы:

  • удостоверение личности или паспорт (свидетельство о рождении для лиц, не достигших шестнадцатилетнего возраста); оралманы представляют удостоверение оралмана, выданное местными исполнительными органами;
  • вид на жительство или удостоверение лица без гражданства (для иностранцев и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории РК) либо удостоверение беженца;
  • документ об образовании, квалификации, наличии специальных знаний или профессиональной подготовки при заключении трудового договора на работу, требующую соответствующих знаний, умений и навыков;
  • документ, подтверждающий трудовую деятельность (для лиц, имеющих трудовой стаж);
  • документ о прохождении предварительного медицинского освидетельствования (для лиц, обязанных проходить такое освидетельствование).

Таким образом, для формирования личных дел работников в организации частной формы собственности необходимо внутренним документом утвердить порядок оформления и перечень обязательных документов для их формирования с целью оперативного доступа к сведениям о работниках. Личное дело работника должно быть составлено таким образом, чтобы составляющие его документы отражали исчерпывающие сведения об анкетно-биографических данных работника и о его профессиональных навыках, деловых и личных качествах. Список необходимых документов может быть дополнен следующим перечнем документов, которые необходимы при приеме на работу или оформляются в процессе трудовой деятельности организации:

  • заявление о приеме на работу;
  • заявление на предоставление стандартных вычетов;
  • экземпляр трудового договора;
  • приказ о приеме на работу;
  • согласие работника на сбор, обработку, использование и хранение персональных данных;
  • документы о возложении материальной ответственности;
  • должностная инструкция работника;
  • личная карточка по форме Т-2 для военнообязанных;
  • фотография 3×4 для вклеивания в личную карточку и в бумажные пропуска (если предусмотрено правилами организации);
  • опись документов, составляющих личное дело работника;
  • заявления работника о предоставлении отпуска, о переводе, расторжении трудового договора;
  • копии приказов о предоставлении отпусков, направлении в командировки, о переводе, отстранении от работы, прекращении трудовых отношений;
  • дополнительные соглашения к трудовым договорам;
  • акты о наложении дисциплинарных взысканий;
  • объяснительные записки работника;
  • документы об изменении анкетно-биографических данных (копии документов о смене фамилии, имени и отчества, о вступлении в брак или расторжении брака и т.д.);
  • документы о рождении детей, об усыновлении, об установлении инвалидности, о смерти супруга или ребенка и т.д.;
  • характеристики, аттестационные листы, различные справки;
  • справка о характере и условиях труда по основному месту работы для сов¬местителей;
  • приказ о расторжении или прекращении трудовых отношений.

Дистанционный формат работы регулирует статья 134  Трудового Кодекса РК от 23.11.2015 г. за № 414-V (с изменениями и дополнениями по состоянию на 01.01.2020  г.) (далее по тексту – ТК РК):

1. Дистанционная работа является особой формой осуществления трудового процесса вне места расположения работодателя с применением в процессе работы информационно-коммуникационных технологий.

2. Работодатель предоставляет работнику средства коммуникаций (средства связи) и несет расходы по их установке и обслуживанию. В случае, когда работник использует собственные средства коммуникаций на постоянной основе, работодателем выплачивается компенсация, размер и порядок выплаты которой устанавливается по соглашению с работником.

По соглашению сторон дистанционному работнику могут возмещаться и иные расходы, связанные с выполнением работы для работодателя (стоимость электроэнергии, воды и другие расходы).

3. Для работников, занятых на дистанционной работе, устанавливается фиксированный учет рабочего времени, особенности контроля за которым определяются в трудовом договоре.

Рекомендуется издать приказ с текстом примерно следующего содержания:

В целях исполнения Указа Президента РК от 15 марта 2020 г. за № 285 «О введении чрезвычайного положения в РК» и обеспечения принципа трудового законодательства о приоритете жизни и здоровья работника (пп.5) статьи 4 Трудового Кодекса РК от 23.11.2015 г. за № 414-V (с изменениями и дополнениями по состоянию на 01.01.2020 г.) (далее по тексту- ТК РК), а также в целях обеспечения выполнения санитарно-противоэпидемических мероприятий, осуществления мер по предупреждению возможного заражения COVID-19 

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. С "__"____2020 года всем работникам компании перейти на дистанционную работу в соответствии с нормами статьи 138 ТК РК на период действия карантина, т.е. до 15 апреля 2020 г. Если переходят не все, а только часть указать конкретные фамилии и должности.

2.  В период дистанционной работы сохранить работникам условия труда в части соблюдения режима рабочего времени, заработной платы и иных условий.

3.  Ответственность за исполнение настоящего приказа возложить на руководителей подразделений и работников компании. 

Т.к. место выполнения работы изменения, рекомендуется оформить дополнительные соглашения к трудовым договорам. 


Вам также может быть интересно: