Ввиду того, что ТК РК не содержит требований по наличию в компании "бумажных" трудовых дел на работников, а также ввиду стремления государства перевода всего делопроизводства в цифровой формат, возможно ли дела сотрудников вести в электронных папках?
Вопрос:
Ввиду того, что ТК РК не содержит требований по наличию в компании "бумажных" трудовых дел на работников, а также ввиду стремления государства перевода всего делопроизводства в цифровой формат, возможно ли дела сотрудников вести в электронных папках?
Ответ:
Личные дела сотрудников должны храниться на бумажных носителях. Если документы, хранящиеся в личном деле (трудовой договор, заявления, приказы и прочее) подписаны посредством ЭЦП, то допускается хранение на электронном носителе, подтверждающем подписание документа посредством ЭЦП.
В подпункте 7) статьи 1 Закона Республики Казахстан от 7 января 2003 года N 370 «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее – Закон об ЭД) дано определение электронной копии документа, согласно которому это документ, полностью воспроизводящий вид и информацию (данные) подлинного документа в электронно-цифровой форме, а согласно подпункту 12) статьи 1 Закона об ЭД электронный документ – это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи.
Согласно статье 7 Закона об ЭД электронный документ, соответствующий требованиям настоящего Закона и удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе.
В Перечне типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения, утвержденном приказом исполняющего обязанности Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263, в Разделе «7. Кадровое обеспечение. 7.2. Прием, перемещение и увольнение работников» (https://adilet.zan.kz/rus/docs/V1700015997) предусмотрено хранение трудовых договоров, контрактов, личных дел на бумажных носителях и идентичным им электронных документах.
Таким образом, отвечая на Ваши вопросы, сообщаем:
1) Законодательство РК допускает подписание электронного документа только посредством ЭЦП.
2) Трудовые договоры, личные дела работников должны храниться на бумажных носителях и идентичным им электронных документах.
Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.
-
Ответ:
В соответствии с п.1-1 ст. 152 Гражданского кодекса, письменная форма сделки совершается на бумажном носителе или в электронной форме.
Допускается при совершении сделки использование средств факсимильного копирования подписи, электронной цифровой подписи, если это не противоречит законодательству или требованию одного из участников.
-
Ответ:
Согласно ст. 7 Закона РК "Об электронном документе и электронной цифровой подписи», электронный документ, соответствующий требованиям настоящего Закона и удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе.
-
Ответ:
Согласно абз.2 ст. 11 Трудового кодекса РК, акты работодателя оформляются в письменной форме или форме электронного документа, удостоверенного посредством электронной цифровой подписи.
-
Ответ:
В судебной практике, электронные документы принимаются в учет наравне с бумажными. Это аргументировано:
-
Ответ:
С 2020 года упразднено использование электронного ключа налогоплательщика и реализован подход к использованию ЭЦП для доступа ко всем сервисам. В связи с этим, в настоящее время электронная цифровая подпись является единой (исключения могут составлять банковские документы с использованием внутренних механизмов защиты).
-
Ответ:
Архивация документов, в том числе и электронных регламентируется Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения, утвержденным Приказом и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 и Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 235
-
Ответ:
Согласно п.6 ст.7 Закона РК “О бухгалтерском учете и финансовой отчетности”, факт совершения хозяйственной операции может совершаться как на бумажном носителе, так и в электронном виде.
-
Ответ:
В соответствии со ст. 10 Закона РК “Об электронном документе и электронной цифровой подписи”, при стандартных условиях, электронная цифровая подпись (ЭЦП) равнозначна собственноручной подписи подписывающего лица и влечет одинаковые юридические последствия.
-
Ответ:
В целом электронный документооборот предполагает использование ЭЦП, что придает юридическую силу и обязательность документам, обрабатываемых через ЭДО в силу закона РК “Об электронном документе и электронной цифровой подписи”.
-
Ответ:
Да, это возможно. Иностранная ЭЦП будет признаваться в Казахстане, если она выдана иностранным удостоверяющим центром, зарегистрированным в доверенной третьей стороне Республики Казахстан согласно Закону РК “Об электронном документе и электронной цифровой подписи”.