Если сотрудник работает дистанционно в другом городе (стране), имеют ли скан-копии подписанных кадровых документов (трудовой договор, приказ и т.д.) юридическую силу, либо должны требовать, чтобы оригиналы передавали через почту с уведомлением?
Категории вопросов:

Если сотрудник работает дистанционно в другом городе (стране), имеют ли скан-копии подписанных кадровых документов (трудовой договор, приказ и т.д.) юридическую силу, либо должны требовать, чтобы оригиналы передавали через почту с уведомлением?

Автор:
Исхакова Ариндия
22.09.2022 08:23
648

Вопрос:

Если сотрудник работает дистанционно в другом городе (стране), имеют ли скан-копии подписанных кадровых документов (трудовой договор, приказ и т.д.) юридическую силу, либо должны требовать, чтобы оригиналы передавали через почту с уведомлением?

Ответ:

Согласно ст. 11 Трудового Кодекса РК (далее - ТК РК), акты работодателя оформляются в письменной форме или форме электронного документа, удостоверенного посредством электронной цифровой подписи (Приказы).  

Согласно ст. 33 ТК РК, заключение трудового договора, внесение в него изменений и дополнений могут производиться в форме электронного документа, удостоверенного посредством электронной цифровой подписи (Трудовой договор, дополнительные соглашения).  

При этом, согласно согласно пп.12) ст. 1 Закона РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», электронный документ – это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи. Аналогичная редакция предусмотрена и Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных Постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703. 

В силу ст. 7 Закона РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», электронный документ, соответствующий требованиям настоящего Закона и удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе. В то же время, ст. 10 того же Закона предусматривает, что электронная цифровая подпись равнозначна собственноручной подписи подписывающего лица и влечет одинаковые юридические последствия при выполнении следующих условий: 

1) удостоверена подлинность электронной цифровой подписи при помощи открытого ключа, имеющего регистрационное свидетельство; 

2) лицо, подписавшее электронный документ, правомерно владеет закрытым ключом электронной цифровой подписи; 

3) электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в регистрационном свидетельстве; 

4) электронная цифровая подпись создана и регистрационное свидетельство выдано аккредитованным удостоверяющим центром Республики Казахстан или иностранным удостоверяющим центром, зарегистрированным в доверенной третьей стороне Республики Казахстан.

Таким образом, скан-копии подписанного документа не имеют юридической силы, не соответствуют собственноручной подписи лица, противоречат законодательству, и, следовательно, не могут порождать никакие правовые последствия.  

В данном случае допустим либо обмен бумажными вариантами оригиналов документов посредством курьерской почтовой связи, почтовой связи, факсимильной связи, либо использование систем электронного документооборота, позволяющего подписать документы быстро и легитимно при помощи ЭЦП.  

Электронные документы, подписанные ЭЦП не нуждаются в распечатке, подписании «от руки» и имеют полную юридическую силу, в том числе и при предоставлении в государственные органы и суды.  

Без использования ЭЦП допустима лишь отправка уведомлений (например, электронной почтой), но при этом, согласно пп.81) ст.1 ТК РК, должно быть обеспечено подтверждение идентификации работника либо работодателя.  

Уважаемый пользователь! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) ответа.

Вам также может быть интересно: