Если сотрудник работает дистанционно в другом городе (стране), имеют ли скан-копии подписанных кадровых документов (трудовой договор, приказ и т.д.) юридическую силу, либо должны требовать, чтобы оригиналы передавали через почту с уведомлением?
Вопрос:
Если сотрудник работает дистанционно в другом городе (стране), имеют ли скан-копии подписанных кадровых документов (трудовой договор, приказ и т.д.) юридическую силу, либо должны требовать, чтобы оригиналы передавали через почту с уведомлением?
Ответ:
Согласно ст. 11 Трудового Кодекса РК (далее - ТК РК), акты работодателя оформляются в письменной форме или форме электронного документа, удостоверенного посредством электронной цифровой подписи (Приказы).
Согласно ст. 33 ТК РК, заключение трудового договора, внесение в него изменений и дополнений могут производиться в форме электронного документа, удостоверенного посредством электронной цифровой подписи (Трудовой договор, дополнительные соглашения).
При этом, согласно согласно пп.12) ст. 1 Закона РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», электронный документ – это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи. Аналогичная редакция предусмотрена и Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных Постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703.
В силу ст. 7 Закона РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», электронный документ, соответствующий требованиям настоящего Закона и удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе. В то же время, ст. 10 того же Закона предусматривает, что электронная цифровая подпись равнозначна собственноручной подписи подписывающего лица и влечет одинаковые юридические последствия при выполнении следующих условий:
1) удостоверена подлинность электронной цифровой подписи при помощи открытого ключа, имеющего регистрационное свидетельство;
2) лицо, подписавшее электронный документ, правомерно владеет закрытым ключом электронной цифровой подписи;
3) электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в регистрационном свидетельстве;
4) электронная цифровая подпись создана и регистрационное свидетельство выдано аккредитованным удостоверяющим центром Республики Казахстан или иностранным удостоверяющим центром, зарегистрированным в доверенной третьей стороне Республики Казахстан.
Таким образом, скан-копии подписанного документа не имеют юридической силы, не соответствуют собственноручной подписи лица, противоречат законодательству, и, следовательно, не могут порождать никакие правовые последствия.
В данном случае допустим либо обмен бумажными вариантами оригиналов документов посредством курьерской почтовой связи, почтовой связи, факсимильной связи, либо использование систем электронного документооборота, позволяющего подписать документы быстро и легитимно при помощи ЭЦП.
Электронные документы, подписанные ЭЦП не нуждаются в распечатке, подписании «от руки» и имеют полную юридическую силу, в том числе и при предоставлении в государственные органы и суды.
Без использования ЭЦП допустима лишь отправка уведомлений (например, электронной почтой), но при этом, согласно пп.81) ст.1 ТК РК, должно быть обеспечено подтверждение идентификации работника либо работодателя.
Уважаемый пользователь! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) ответа.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Основанием для издания приказа при переходе с работы по совместительству на основное место работы будет ст. 33 Трудового кодекса РК.
Приказ может быть следующего содержания:
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Приказ - официальное указание, подлежащее неукоснительному исполнению.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Трудовым законодательством Республики Казахстан не предусмотрен перечень документов, подлежащих хранению в личном деле каждого сотрудника.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Трудовой кодекс не регламентирует ведение личного листка по учету кадров. Личный листок по учету кадров является одним из основных документов, входящих в состав личного дела государственного служащего. Отсутствие его в личном деле работника частной компании ни к каким неблагоприятным последствиям не приведет.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Приказ и.о. Министра культуры и спорта РК «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения», регламентирует какие документы мы можем хранить только в электронном виде, а какие в бумажном.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Основанием для выплаты премии является п. 3 ст.107 ТК РК и Положение о премировании работников.
П. 3 ст. 107 гласит: «Для усиления повышения заинтересованности работников в увеличении эффективности производства и качества выполняемых работ работодателем могут вводиться системы премирования и другие формы стимулирования труда, определенные условиями коллективного договора и (или) актами работодателя».
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Согласно п. 1 ст. 140 Трудового кодекса РК, заключение и прекращение трудового договора, порядок и условия оплаты труда, привлечение к материальной и дисциплинарной ответственности, отстранение от работы руководителя исполнительного органа, осуществляются в соответствии с настоящим Кодексом,
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения утвержден приказом исполняющего обязанности Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263«Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения»
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Директор должен действовать согласно Устава компании , в котором четко должно быть прописано о полномочиях и правах исполнительного органа юридического лица. Директор вправе уполномочить другое лицо на подписание документов компании на основании соответствующей доверенности с правом осуществления от его имени каких-либо юридических действий во всех государственных (в том числе в судебных, налоговых и правоохранительных) органах,
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
При проведении проверки проверяющий может запросить следующие документы:
- Штатное расписание;
- Коллективный договор;
- Правила трудового распорядка;
- Положения об оплате труда, командировании и др.;
- График трудовых отпусков;