Если сотрудник работает дистанционно в другом городе (стране), имеют ли скан-копии подписанных кадровых документов (трудовой договор, приказ и т.д.) юридическую силу, либо должны требовать, чтобы оригиналы передавали через почту с уведомлением?
Вопрос:
Если сотрудник работает дистанционно в другом городе (стране), имеют ли скан-копии подписанных кадровых документов (трудовой договор, приказ и т.д.) юридическую силу, либо должны требовать, чтобы оригиналы передавали через почту с уведомлением?
Ответ:
Согласно ст. 11 Трудового Кодекса РК (далее - ТК РК), акты работодателя оформляются в письменной форме или форме электронного документа, удостоверенного посредством электронной цифровой подписи (Приказы).
Согласно ст. 33 ТК РК, заключение трудового договора, внесение в него изменений и дополнений могут производиться в форме электронного документа, удостоверенного посредством электронной цифровой подписи (Трудовой договор, дополнительные соглашения).
При этом, согласно согласно пп.12) ст. 1 Закона РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», электронный документ – это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи. Аналогичная редакция предусмотрена и Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных Постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703.
В силу ст. 7 Закона РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», электронный документ, соответствующий требованиям настоящего Закона и удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе. В то же время, ст. 10 того же Закона предусматривает, что электронная цифровая подпись равнозначна собственноручной подписи подписывающего лица и влечет одинаковые юридические последствия при выполнении следующих условий:
1) удостоверена подлинность электронной цифровой подписи при помощи открытого ключа, имеющего регистрационное свидетельство;
2) лицо, подписавшее электронный документ, правомерно владеет закрытым ключом электронной цифровой подписи;
3) электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в регистрационном свидетельстве;
4) электронная цифровая подпись создана и регистрационное свидетельство выдано аккредитованным удостоверяющим центром Республики Казахстан или иностранным удостоверяющим центром, зарегистрированным в доверенной третьей стороне Республики Казахстан.
Таким образом, скан-копии подписанного документа не имеют юридической силы, не соответствуют собственноручной подписи лица, противоречат законодательству, и, следовательно, не могут порождать никакие правовые последствия.
В данном случае допустим либо обмен бумажными вариантами оригиналов документов посредством курьерской почтовой связи, почтовой связи, факсимильной связи, либо использование систем электронного документооборота, позволяющего подписать документы быстро и легитимно при помощи ЭЦП.
Электронные документы, подписанные ЭЦП не нуждаются в распечатке, подписании «от руки» и имеют полную юридическую силу, в том числе и при предоставлении в государственные органы и суды.
Без использования ЭЦП допустима лишь отправка уведомлений (например, электронной почтой), но при этом, согласно пп.81) ст.1 ТК РК, должно быть обеспечено подтверждение идентификации работника либо работодателя.
Уважаемый пользователь! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) ответа.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Директор должен действовать согласно Устава компании , в котором четко должно быть прописано о полномочиях и правах исполнительного органа юридического лица. Директор вправе уполномочить другое лицо на подписание документов компании на основании соответствующей доверенности с правом осуществления от его имени каких-либо юридических действий во всех государственных (в том числе в судебных, налоговых и правоохранительных) органах,
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
При проведении проверки проверяющий может запросить следующие документы:
- Штатное расписание;
- Коллективный договор;
- Правила трудового распорядка;
- Положения об оплате труда, командировании и др.;
- График трудовых отпусков;
-
Ответ:
В соответствии с п. 1 ст. 94 Трудового кодекса РК, оплачиваемый ежегодный трудовой отпуск переносится полностью или в его части в случае временной нетрудоспособности работника.
-
Ответ:
Вопрос регулирует статья 111 Трудового Кодекса РК, а именно:
1. Работникам, выполняющим в одной и той же организации наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительную работу по другой или такой же должности либо обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы, производится доплата.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
В соответствии с пунктами 1 и 2 статьи 7 в Республике Казахстан государственным языком является казахский язык, в государственных организациях и органах местного самоуправления наравне с казахским официально употребляется русский язык.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Согласно п. 1 ст. 46 Трудового Кодекса, изменение условий труда работника допускается в связи с изменениями в организации производства, связанными с реорганизацией или изменением экономических, технологических условий, условий организации труда и (или) сокращением объема работ у работодателя.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Некоммерческие организации (Ассоциации, объединения и Союзы) являются юридическим лицом. И как каждое юридическое лицо несут свои обязанности по исполнению законодательства: трудового, налогового, иных законов, регулирующих их деятельность.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Приказы бывают по основной деятельности, личному составу.
Приказ по личному составу – это обязательный документ в сфере трудовых правоотношений.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Согласно параграфа 3 Приказа Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 236 «Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях»,
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Обязательными документами, за отсутствие которых предусмотрена административная ответственность являются:
- Трудовой договор (Штраф в размере от 30 до 300 МРП ст. 86 КоАП);
- Согласие на сбор и обработку персональных данных (Штраф в размере от 10 до 1000 МРП ст. 79 КоАП);