Что необходимо для уничтожения документов с истекшим сроком хранения и какие действия необходимо совершить (последовательность)? Может ли фирма (ТОО) уничтожить документы с истекшим сроком хранения, после составления приказа и акта об уничтожении?
Категории вопросов:

Что необходимо для уничтожения документов с истекшим сроком хранения и какие действия необходимо совершить (последовательность)? Может ли фирма (ТОО) уничтожить документы с истекшим сроком хранения, после составления приказа и акта об уничтожении?

Автор:
Шляхова Наталья
05.01.2024 10:29
841
Раздел:  Все ответы

Вопрос:

Что необходимо для уничтожения документов с истекшим сроком хранения и какие действия необходимо совершить (последовательность)? Может ли фирма (ТОО) уничтожить документы с истекшим сроком хранения, после составления приказа и акта об уничтожении?

Ответ:

Параграф 2 Приказа Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 9 августа 2023 года № 215 «Об утверждении Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами» регламентирует порядок составления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению:

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется одновременно с описями дел, документов.

В акт включаются заголовки дел и документов с истекшими сроками хранения на 1 января года, в котором проводится экспертиза ценности документов.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется в двух экземплярах, которые после его утверждения передаются в государственный архив и архив организации.

Документы с истекшими сроками хранения выделяются к уничтожению только после утверждения описей и акта о выделении к уничтожению за соответствующий период.

То есть, для уничтожения документации все процедуры необходимо запротоколировать:

1. Издать приказ о создании экспертной комиссии по уничтожению документов и соответствующему документированию данного действия;

2. Составить Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, отобранные к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы;

3. Составить опись документов, подлежащих уничтожению;

4. Протокол, где указывается количество и вес документации, подлежащей уничтожению;

После того как эксперты утвердят уничтожение документов, акт попадает на утверждение руководителю организации. Потом все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том собранных дел.

После этого документы можно уничтожить любым способом - разорвать, отправить в шредер, сжечь. Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная. Бумаги можно также сдать в специализированную организации.

В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать уничтожение всех бумаг и составить еще один акт - о физическом уничтожении документов.

То есть, по любым документам (кадровым, распорядительным, бухгалтерским) применяются единые правила уничтожения:

проверяется, закончился ли срок хранения документа, а также есть ли документы, которые потеряли свое практическое значение;

руководитель утверждает комиссию, которая проводит экспертизу ценности документа и оформляет протокол заседания;

комиссия составляет акт на уничтожение обработанных документов, директор утверждает данный акт;

документы и дела, которые указаны в акте, уничтожаются, и на это действие составляется отдельный документ.

Не получится просто составить приказ и акт на уничтожение документов. Здесь обязательно должна работать комиссия, которая, к примеру, может выявить, что в одно дело подшиты документы с разными сроками хранения (закончились или нет). Тогда это дело расшивается, а документы расформировываются: для дальнейшего хранения откладывают в одну стопку (их определяют затем в самостоятельные дела), для уничтожения — в другую.

Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

Вам также может быть интересно: