Как должны храниться персональные данные работников компании?
Категории вопросов:

Как должны храниться персональные данные работников?

Автор:
Шацкая Любовь
30.06.2018 07:43
1845

Вопрос:

Как должны храниться персональные данные работников?

Ответ:

Трудовым кодексом РК предусмотрено следующее:

Статья 23. Основные права и обязанности работодателя
2. Работодатель обязан:

  • осуществлять сбор, обработку и защиту персональных данных работника в соответствии с законодательством Республики Казахстан о персональных данных и их защите;

Закон «О персональных данных и их защите». от  21 мая 2013 года № 94  регулирует общественные отношения в сфере персональных данных, а также определяет цель, принципы и правовые основы деятельности, связанные со сбором, обработкой и защитой персональных данных.

Целью Закона является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при сборе и обработке его персональных данных..

Действие Закона не распространяется на отношения, возникающие при:

  • сборе, обработке и защите персональных данных субъектами исключительно для личных и семейных нужд, если при этом не нарушаются права других физических и (или) юридических лиц и требования законов Республики Казахстан;
  • формировании, хранении и использовании документов Национального архивного фонда Республики Казахстан и других архивных документов, содержащих персональные данные, в соответствии с законодательством Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах;
  • сборе, обработке и защите персональных данных, отнесенных к государственным секретам в соответствии с Законом Республики Казахстан «О государственных секретах»;
  • сборе, обработке и защите персональных данных в ходе разведывательной, контрразведывательной, оперативно-розыскной деятельности, а также осуществлении охранных мероприятий по обеспечению безопасности охраняемых лиц и объектов в пределах, установленных законами Республики Казахстан.

Вышеуказанным Законом  даны следующие определения:

  • персональные данные - сведения, относящиеся к определенному или определяемому на их основании субъекту персональных данных, зафиксированные на электронном, бумажном и (или) ином материальном носителе;
  • накопление персональных данных - действия по систематизации персональных данных путем их внесения в базу, содержащую персональные данные;
  • оператор базы, содержащей персональные данные (далее - оператор), - государственный орган, физическое и (или) юридическое лицо, осуществляющие сбор, обработку и защиту персональных данных;
  • защита персональных данных - комплекс мер, в том числе правовых, организационных и технических, осуществляемых в целях, установленных настоящим Законом;
  • обработка персональных данных - действия, направленные на накопление, хранение, изменение, дополнение, использование, распространение, обезличивание, блокирование и уничтожение персональных данных;
  • использование персональных данных - действия с персональными данными, направленные на реализацию целей деятельности собственника, оператора и третьего лица;
  • хранение персональных данных - действия по обеспечению целостности, конфиденциальности и доступности персональных данных;

Законом  определен комплекс мер по защите персональных данных, согласно которому  Работодатель разрабатывает документы, устанавливает базы данных посредством заключения договоров  с специализированными организациями  по установке электронных баз по сбору и хранению персональных данных, применяя при этом Закон Республики Казахстан от 7 января 2003 года № 370-II Об электронном документе и электронной цифровой подписи.

Персональные данные - сведения, относящиеся к определенному физическому лицу, зафиксированные на электронном, бумажном и (или) ином материальном носителе. 

В части трудовых отношений персональные данные – это те данные, которые необходимы в связи с обработкой и хранением данных при приеме на работу, осуществлением трудовой деятельности работника, расторжению трудового договора Работников предприятий и организаций.

При приеме  на работу  от Работника  необходимо получить нижеследующую информацию:

  • фамилия, имя, отчество (при наличии);
  • наименование, номер, дату выдачи документа, удостоверяющего личность;
  • индивидуальный идентификационный номер и т.п.

Дополнительно  в процессе  работы необходимы данные, касательно образования, квалификации, наличии специальных знаний или профессиональной подготовки, информация, касающаяся сведения о трудовой деятельности работника и т.п. При этом работодатель не имеет права требовать у работника информацию о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни, информацию о его членстве или деятельности в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

Работодатель обязан обеспечить сбор, обработку и защиту персональных данных работника, обеспечить порядок хранения и т.п. в соответствии с требованиями законодательства. Для данных целей в компании может быть утверждено Положение о защите персональных данных работников. 

Положение о защите персональных данных является внутренним документом в Компании.

Законодательством не установлено типовой формы данного документа, при этом при разработке он должен соответствовать всем требованиям предъявляемым законодательством о защите персональных данных в РК.

В Положении о защите персональных данных должны содержаться:

  • цель и задачи в области защиты персональных данных;
  • понятие и содержание персональных данных;
  • в каких структурных подразделениях и на каких носителях (бумажных, электронных) накапливаются и хранятся эти данные;
  • порядок сбора персональных данных;
  • порядок обработки персональных данных;
  • порядок защиты персональных данных;
  • порядок внесения изменений и дополнений в персональные данные работника, по требованию работника;
  • кто в компании будет иметь к ним доступ;
  • как персональные данные защищаются от несанкционированного доступа;
  • права работника в целях обеспечения защиты своих персональных данных и т.п.

Положение о защите персональных данных работника утверждает руководитель компании или уполномоченное лицо. Утверждается  данный документ приказом руководителя.

«Закон об информатизации» обязывает собственников, операторов баз данных, содержащих персональные данные, а также третьих лиц хранить персональные данные на территории РК (требование локализации персональных данных).

«Закон о защите персональных данных» и «Закон об информатизации» не содержат положений, которые бы указывали на кого распространяется новое правило. Действие казахстанских законов, по общему правилу, ограничено территорией РК. Поэтому новое требование о локализации распространяется на компании, зарегистрированные в РК, индивидуальных предпринимателей РК, а также на представительства и филиалы иностранных компаний.

Исходя из вышеизложенного, принимая во внимание  требования законодательства о защите персональных данных, Вам необходимо изучить вышеуказанные Законы, при этом разработав ряд локальных нормативных документов, обеспечивающих меры по защите персональных данных на Предприятии, с учетом возможности хранения данных на бумажном носителе и при установке баз данных.

Необходимо учитывать материальные возможности для обеспечения защиты и сохранности документов, трудозатраты и квалификацию персонала кадровой службы.

Личные дела и документы в оригинале(трудовые книжки, военные билеты, оригиналы справок и т.д.) Ваших сотрудников формируются в отделе кадров и должны храниться в соответствии  с Типовыми правилами документирования и требованиям к архивам.

Если Ваши кадровые документы хранятся  на бумажном носителе и нет возможности подключить базу данных для хранения  данных по кадровому производству, вам необходимо исходить  из требований    к документам на бумажных носителях:

Персональные данные, с которыми приходится работать сотрудникам кадровой службы, носят конфиденциальный характер. Это означает, что лица, имеющие доступ к личной информации работников, без их разрешения или другого законного основания, не имеют права ее распространять.

Для того, чтобы хранить все документы в кадрах  на бумажных носителях необходимо руководствоваться Приказом  Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 23 января 2015 года № 10129.

Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

Вам также может быть интересно: