Как происходит уничтожение документов?
Категории вопросов:

Как происходит уничтожение документов?

Автор:
Мустафанова Эльмира
28.10.2018 13:28
1632
Раздел:  Все ответы

Вопрос:

Как происходит уничтожение документов?

Ответ:

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения утвержден приказом и.о.Министра культуры и спорта РК от 29.09.2017 г. за № 263 (далее по тексту – Перечень).

Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами утверждены постановлением Правительства Республики Казахстан от 19 сентября 2018 года № 575 - далее Правила.

В соответствии с п.17 Правил экспертиза ценности документов в архиве организации проводится в целях отбора документов, отнесенных к составу НАФ (Национальный Архивный ФОНД) , подготовки их к передаче на постоянное хранение в соответствующий государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан, определения сроков хранения документов, не отнесенных к составу НАФ, и выделения к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.

В соответствии с п.23 Правил для организации экспертизы ценности документов и рассмотрения ее результатов в организации создается экспертная комиссия (далее – ЭК).

В государственном органе, имеющем территориальные органы и/или подведомственные организации, а также организации, имеющей филиалы, создается центральная экспертная комиссия (далее – ЦЭК).

В Перечне ряд документов помечен аббревиатурой ЭПК.

Как гласит сам Перечень: отметка "ЭПК" – экспертно-проверочная комиссия означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и может передаваться в государственные архивы или храниться в организациях, не являющихся источниками комплектования.

В последнем случае в номенклатурах дел вместо отметки "ЭПК" применяется отметка "ЭК" – экспертная комиссия, "ЦЭК" – центральная экспертная комиссия.

Далее указано, что в организациях, не являющихся источниками комплектования Национального архивного фонда Республики Казахстан, документы со сроком хранения "Постоянно" хранятся до ликвидации организации.

В соответствии с п.25 Правил Экспертиза ценности документов проводится ежегодно в плановом порядке работниками архива организации.

Проведение экспертизы ценности документов в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, осуществляется под методическим руководством и при консультативной помощи соответствующего государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан.

Параграф 4 Правил регламентирует порядок уничтожения документов, а именно:

  • Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется одновременно с описями дел, документов.
  • В акт включаются заголовки дел и документов с истекшими сроками хранения на 1 января года, в котором проводится экспертиза ценности документов.
  • Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется по форме, утверждаемой уполномоченным органом.

В акте указываются заголовки отдельных дел или групповые заголовки однородных дел.

  • Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем организации после согласования с ЦЭК (ЭК) организации и ЭПК государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан или МИО.
  • Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется в двух экземплярах, один из них передается в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан, другой – в архив организации.
  • Документы с истекшими сроками хранения выделяются к уничтожению только после утверждения описей и акта о выделении к уничтожению за соответствующий период.

Закон РК О национальном архивном фонде и архивах от 22 декабря 1998 года № 326-I в п.2 ст.5 указывает, что источниками комплектования Национального архивного фонда являются:

  • ведомственные архивы Администрации Президента Республики Казахстан, Парламента и местных представительных органов, Конституционного Совета, Правительства, центральных и местных исполнительных органов, судов, органов прокуратуры, других государственных юридических лиц Республики Казахстан, в том числе находящихся за рубежом;
  • частные архивы.

Для того, чтобы узнать, относится ли организация и ее архив к источникам комплектования Национального архивного фонда необходимо обратиться в государственный архив в регионе с официальным запросом (по информации специалистов госархива к письму следует приложить устав и штатное расписание компании).

Т.к. в госархивах имеются списки организаций, которые относятся к источникам комплектования Национального фонда и необходимо ли им проходить ЭПК в местном исполнительном органе (акимате).

Для исполнения запроса организацию посетит специалист госархива, по итогам будет либо выдана справка о том, что организация не состоит в источнике комплектования Нацархивного фонда и нет необходимости проходить согласование ЭПК и организация вправе самостоятельно составить акт об уничтожении без согласования ЭПК.

В случае, если организация все-таки состоит в списке источников комплектования, то необходимо будет заключить договор с госархивом, который поможет в проведении экспертизы ценности документов и дальнейшем в согласовании на ЭПК в акимате, после чего можно будет уничтожить документы.

Согласно п.1 Закона РК О Национальном архивном фонде и архивах отнесение архивных документов, архивных фондов и коллекций к составу Национального архивного фонда, установление источников его комплектования, а также исключение их из состава Национального архивного фонда производятся на основании государственной экспертизы ценности документов. Критериями ценности документов являются их происхождение, содержание, внешние особенности.

Для того, чтобы убедиться в том, что компания не является источником комплектования Национального архивного фонда я рекомендую обратиться с официальным запросом в государственный архив и получить справку подтверждение об этом и только после этого производить уничтожение документов, во избежание ошибок.

В целом, если в компании нет специалиста по архивному делу желательно обратиться к услугам аутсорсинговой компании, которая проведет экспертизу ценности, при необходимости согласование ЭПК и уничтожение документов.

В Кодексе об административных правонарушениях РК ст.509 предусмотрена ответственность за уничтожение документов Национального архивного фонда:

  • Уничтожение документов Национального архивного фонда, документов по личному составу без согласования с уполномоченным органом либо местным исполнительным органом области, города республиканского значения, столицы - влечет штраф на должностных лиц, субъектов малого предпринимательства или некоммерческие организации - в размере десяти, на субъектов среднего предпринимательства - в размере двадцати, на субъектов крупного предпринимательства - в размере сорока месячных расчетных показателей.
  • Деяние, предусмотренное частью первой настоящей статьи, совершенное повторно в течение года после наложения административного взыскания, - влечет штраф на должностных лиц, субъектов малого предпринимательства или некоммерческие организации - в размере двадцати, на субъектов среднего предпринимательства - в размере сорока, на субъектов крупного предпринимательства - в размере восьмидесяти месячных расчетных показателей.

Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

Вам также может быть интересно: