Какие документы по заработной плате, в каком порядке хранятся и подшиваются и сколько лет должны храниться в компании?
Категории вопросов:

Какие документы по заработной плате, в каком порядке хранятся и подшиваются и сколько лет должны храниться в компании?

Автор:
Жарасбаева Гульмира
18.10.2019 19:41
5352

Вопрос:

Какие документы по заработной плате, в каком порядке хранятся и подшиваются и сколько лет должны храниться в компании?

Ответ:

В соответствии с перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения, утвержденным приказом исполняющего обязанности Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 по заработной плате в архиве хранятся следующие документы: 

1) Планы (бюджеты) организации: финансовый (баланс доходов и расходов), финансирования и кредитования, валютный, материальных балансов, капитальных вложений, по труду и заработной плате, использования фондов организации, прибыли, образования, распределении и использования фондов организации, накопления и расходования оборотных средств и другие:

1) сводные годовые, годовые- постоянно. 

2) Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов (исполнения бюджетов) организации: финансового, финансирования и кредитования, валютного, материальных балансов, капитальных вложений, по труду и заработной плате, прибыли, образования, распределения и использования фондов организации, накопления и расходования оборотных средств и другие:

1) сводные годовые, годовые- постоянно;

3) Утвержденные лимиты, фонды заработной платы- постоянно;

4) Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, выплате отпускных и выходных пособий- 5 лет;

5)  Документы о получении заработной платы и других выплат (сводные расчетные (расчетно-платежные), ведомости (табуляграммы) (расчетные листы на выдачу заработной платы, специальных государственных и иных пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат, доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе, аннулированные доверенности и другие документы)- 5 лет;

6) Ведомости начисления заработной платы (лицевые карточки, счета работников)-75 лет

7)  Переписка о выплате заработной платы-5 лет;

8) Документы по соблюдению правил нормирования труда, по расходованию фонда заработной платы (справки, акты, отчеты, протоколы и другие документы)-5 лет;

9) Книги, журналы, карточки учета: выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы- 5 лет;

10) Книги, журналы учета выданных справок с места работы о занимаемой должности и размере заработной платы- 5 лет. 

Согласно п.184 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703 (далее Правила) документы, составляющие дело, подшиваются не менее, чем на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Первый и последний прокол производятся на расстоянии одного сантиметра от верхней (нижней) границы листа. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки и другие) из документов удаляются.

В соответствии с п.187, 188, 189, 190 Правил после завершения в делопроизводстве документы до передачи в архив организации в течение одного года хранятся в делах по месту их формирования.

После завершения в делопроизводстве документы на бумажных носителях до передачи в архив организации в течение одного года хранятся в делах по месту их формирования, электронные документы - в СЭД (система электронного документооборота).

Служба ДОУ (служба по документационному обеспечению управления), руководители структурных подразделений организации обеспечивают сохранность документов и дел. Дела хранятся в шкафах и сейфах в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях.

Дела располагаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации, на корешках обложек указываются их индексы.

Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

Вам также может быть интересно: