Компания является заказчиком строительства. Юридической службой компании заказчика анализируются договоры подрядов с подрядными организациями. После заключения договоров подряда, один экземпляр договора храниться в юридической службе. После выполнения работ, на основании подписанных актов приемки работ, бухгалтерия компании заказчика осуществляет оплату выполненных работ. У кого должны храниться акты выполненных работ в компании заказчика?
Категории вопросов:

Компания является заказчиком строительства. Юридической службой компании заказчика анализируются договоры подрядов с подрядными организациями. После заключения договоров подряда, один экземпляр договора храниться в юридической службе. После выполнения работ, на основании подписанных актов приемки работ, бухгалтерия компании заказчика осуществляет оплату выполненных работ. У кого должны храниться акты выполненных работ в компании заказчика?

Автор:
Елалова Рашида
22.01.2021 08:23
430
Раздел:  Все ответы

Вопрос:

Компания является заказчиком строительства. Юридической службой компании заказчика анализируются договоры подрядов с подрядными организациями. После заключения договоров подряда, один экземпляр договора храниться в юридической службе. После выполнения работ, на основании подписанных актов приемки работ, бухгалтерия компании заказчика осуществляет оплату выполненных работ. У кого должны храниться акты выполненных работ в компании заказчика?

Ответ:

В данном случае, четкого регламента по поводу хранения данного документа в законодательстве не указано, так-как все Компании определяют порядок хранения документации согласно организационной структуре, однако, учитывая, что Акт выполненных работ является важным документом к Договору подряда, рассмотрим, как лучше организовать его хранение в организации. 

Нормы регулирующие Ваши правовые отношения, это Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами от 20.09.2018 г. №576 (далее-Правила) и Приказ министра финансов РК от 20.12.2012г. №562.         

После подписания Договора подряда соответствующего объекта, проводятся строительное—монтажные и другие подрядные работы на объекте. В свою очередь технический и авторский надзор проводит контрольные работы на объекте, в том числе подписание Актов-выполненных работ. 

Акты выполненных работ подписываются по форме утвержденной Приказом Министра финансов РК от 20.12.2012 года №562. Вместе с Актом-выполненных работ на подписание предоставляется Справка стоимости работ по форме КС-3, которая готовится отделом ПТО. 

Подписанные Акты являются неотъемлемой частью Договора подряда, так-как именно они подтверждают закрытие соответствующего объекта и его выполнение, в связи с чем, они должны подшиваться вместе с Договором, но никак не раздельно, как это делают многие другие Компании. Здесь нужно понимать, что это в целом один документ и даже в случае государственных проверок и иных ситуаций, которые могут возникнуть - это упростит работу и необходимость предоставлениям того или иного документа. При этом, учитывая, что организация является  заказчиком объекта, то здесь следует сформировать несколько дел и предусмотреть зону ответственности структурных подразделений. В целях правовой функции документов сформировать их по названию объекта недвижимости (с указанием официального адреса местонахождения) как досье. Такое дело-досье по объекту недвижимости должно состоять, как правило, из нескольких томов, которые примерно формируются следующим образом: 

Первый том: (Вся техническая документация) – (технико-экономические обоснования, технические условия, титульные списки, экспертные заключения, акты с отметкой о государственной регистрации прав, справки, переписку, разрешения на производство работ, графики, акты надзорных органов и т.п).  

Второй том: (Договорные обязательства) -  Договор подряда со всеми приложениями к нему и соответственно с Актами выполненных работ со справками КС-3, в том числе дефектные акты, акты-скрытых работ и т.д.

Хранение двух томов документов (оригиналы соответственно) возложить на структурное подразделение, отвечающее за организацию и проведение соответствующих проектных, строительных и производственных работ в области капитального строительства, СМР и т.д., которое после закрытия объекта будет передано в архив организации. В случае если в организации не предусмотрен архив, то руководитель организации после завершения всего объекта и его закрытия должен принять решение о передаче всех оригиналов в соответствующее подразделение (скорее всего это будет отдел бухгалтерии). 

Таким образом, на период ведения работ на объекте, бухгалтерия может работать с копиями акта и справки КС-3. Точно так же юридический отдел может работать с копиями экземпляров соответствующих договоров. 

Во взаимодействии с бухгалтерией, юридическим отделом и другими заинтересованными подразделениями рекомендуем службе делопроизводства разработать специальный локальный нормативный документ организации – правила формирования дел, в которых закрепить зоны ответственности подразделений по отношению к вышеуказанным  документам и правила их группировки в дела, досье, проекты и другие виды первичных комплексов документов (обязательно предусмотреть кому будут переданы после закрытия оригиналы документов соответствующего объекта). 

В случае проверок и ревизий и т.п. весь комплекс документов по объекту недвижимости может быть при таком порядке представлен ответственным структурным подразделением или архивом организации одновременно, во взаимосвязи и в совокупности документов, являющихся доказательствами законности владения недвижимостью и других прав.

Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

Вам также может быть интересно: