Может ли женщина не уходить в декрет, продолжать работать, будет ли ей выплата пособий от государства? А если она вышла в декрет, а потом вернулась через 2 месяца, сохранится ли пособие от государства?
Категории вопросов:

Компания существует с 2003 года. За это время собралось много папок (личные дела, исходящая и входящая корреспонденция, контракты, банковские документы, налоговые документы и т.д). Организация является действующей. Какие документы можем сдать в архив, а какие документы подлежат просто уничтожению?

Автор:
Исхакова Ариндия
31.08.2022 08:31
306

Вопрос:

Компания существует с 2003 года. За это время собралось много папок (личные дела, исходящая и входящая корреспонденция, контракты, банковские документы, налоговые документы и т.д). Организация является действующей. Какие документы можем сдать в архив, а какие документы подлежат просто уничтожению?

Ответ:

Согласно статье 1 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года № 326-I «О Национальном архивном фонде и архивах» (далее – Закон) частный архив – это негосударственное юридическое лицо или его структурное подразделение, осуществляющее сбор, приобретение, комплектование, упорядочение, хранение, учет и использование архивных документов, или архивные документы физического лица,

возникшие в результате его деятельности, сбора и приобретения; документы по личному составу – это комплекс документов, подтверждающих трудовую деятельность работников и сведения об удержании и отчислении денег на их пенсионное обеспечение; Национальный архивный фонд Республики Казахстан (далее - Национальный архивный фонд) – это  совокупность государственных и негосударственных архивных фондов, коллекций и архивных документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение. 

Статьей 5 Закона частные архивы отнесены к источникам комплектования Национального архивного фонда. 

В соответствии со статьей 11 Закона документы Национального архивного фонда, находящиеся в государственной собственности, проходят стадию временного хранения в ведомственных и частных архивах, затем передаются соответствующим государственным архивам, которым предоставляется исключительное право постоянного хранения документов Национального архивного фонда. Для сбора, комплектования, хранения, государственного учета и использования документов Национального архивного фонда физическими и юридическими лицами создаются ведомственные и частные архивы. 

Согласно статье 13 Закона передача документов Национального архивного фонда в упорядоченном виде производится за счет собственных средств юридических лиц, передающих архивы, в соответствии с правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами. 

Так, Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденными постановление Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703 (https://adilet.zan.kz/rus/docs/P1800000703) (далее – Правила документирования), регламентируется порядок составления номенклатуры дел, формирования и хранения дел, оперативного хранения дел и передачи их в архив организации. При этом сроки хранения дел установлены приказом исполняющего обязанности Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения» (https://adilet.zan.kz/rus/docs/V1700015997) (далее – Перечень). 

Кроме того, постановлением Правительства Республики Казахстан от 19 сентября 2018 года № 575 утверждены Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами (https://adilet.zan.kz/rus/docs/P1800000575) (далее – Правила приема документов). 

Таким образом, отвечая на Ваш вопрос сообщаем: 

  1. Каждая организация независимо от права собственности должна назначить лицо, ответственное за ведение делопроизводства и хранение дел в архиве; вести делопроизводство; формировать дела в соответствии с номенклатурой дел; иметь собственный архив, в котором хранить дела, подлежащие хранению.  

  1. Дела должны быть оформлены в соответствии с параграфами 11 и 12 Правил документирования. 

  1. Документы, завершившиеся производством, подлежат передаче в частный архив организации в соответствии с параграфами 13 и 14 Правил документирования, а также в соответствии с Правилами приема документов. 

  1. Сроки хранения дел определены в Перечне. При этом обращаем Ваше внимание на то, что дела по личному составу (о приеме (назначении, зачислении на учебу), увольнении (отчислении), перемещении, аттестации, получении образования, присвоении званий (чинов), изменении фамилий (отчеств), награждении, оплате труда, премировании, выплатах, пособиях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, дискредитирующих государственную службу) хранятся 75 лет;  по личному составу (командировках, отпусках, поощрении, повышении квалификации, наложении и снятии дисциплинарных взысканий за исключением дисциплинарных взысканий, дискредитирующих государственную службу) –5 лет; протоколы общих собраний акционеров, совета директоров акционерных обществ, учредителей (участников) хозяйственных товариществ - постоянно; документы по основной деятельности организации – 10 лет. Кроме того, в Перечне установлены сроки хранения бухгалтерской и иной документации, которые также должны соблюдаться. 

  1. Чтобы определить ценность документов, решить вопрос о необходимости его хранения или уничтожения в организации создается экспертная комиссия (п.23 Правил приема документов). 

  1. Для передачи дел в архив организации необходимо:  

  1. Издать приказ о создании экспертной комиссии, которая определяет ценность документов. 

  1. Провести опись документов. 

  1. Одновременно с описью документов составить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. 

  1. Дела, которые необходимо передать в архив, оформляются в соответствии с требованиями и по описи передаются в архив организации. 

  1. Организация вправе заключить договор о передаче части своего архива на постоянное хранение в государственный архив в соответствии с параграфом 8 Правил приема документов. Передача документов, в том числе электронных, производится в упорядоченном виде за счет собственных средств организации. 

Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

Вам также может быть интересно: