В связи с изменением сроков хранения документов в Казахстане с 1 июня 2024 года какой перечень документов, которые должны храниться в личном деле сотрудника? Какие документы необходимо хранить в течение 5 лет, а какие - в течение 75 лет?
Вопрос:
В связи с изменением сроков хранения документов в Казахстане с 1 июня 2024 года какой перечень документов, которые должны храниться в личном деле сотрудника? Какие документы необходимо хранить в течение 5 лет, а какие - в течение 75 лет?
Ответ:
Трудовым законодательством Республики Казахстан не предусмотрен перечень документов, подлежащих хранению в личном деле каждого сотрудника.
Поскольку ведение личных дел для лиц, не относящихся к государственным служащим, не предусмотрено законодательством Республики Казахстан, состав личного дела должен предусматриваться Инструкцией по кадровому делопроизводству, изданной и утвержденной работодателем.
В соответствии с пунктом 1 статьи 32 Трудового кодекса Республики Казахстан для заключения трудового договора необходимы следующие документы:
- удостоверение личности или паспорт; оралманы представляют удостоверение оралмана, выданное территориальными органами уполномоченного органа по вопросам миграции населения;
- вид на жительство или удостоверение лица без гражданства (для иностранцев и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Казахстан) либо удостоверение беженца;
- документ об образовании, квалификации, наличии специальных знаний или профессиональной подготовки при заключении трудового договора на работу, требующую соответствующих знаний, умений и навыков;
- документ, подтверждающий трудовую деятельность (для лиц, имеющих трудовой стаж);
- документ о прохождении предварительного медицинского освидетельствования (для лиц, обязанных проходить такое освидетельствование в соответствии с настоящим Кодексом и законодательством Республики Казахстан);
- справка о наличии либо отсутствии судимости при заключении трудового договора в сфере образования, воспитания, организации отдыха и оздоровления, физической культуры и спорта, медицинского обеспечения, оказания социальных услуг, культуры и искусства с участием несовершеннолетних.
При этом согласно пункту 7 статьи 32 Трудового Кодекса Республики Казахстан в случае хранения с согласия работника подлинников документов у работодателя либо временного их оставления для выполнения установленных законодательством Республики Казахстан процедур работодатель выдает работнику письменное обязательство о возврате документов.
В соответствии с пунктом 69 Правил воинского учета военнообязанных и призывников юридические лица учет призывников ведут по личной карточке.
Согласно подпункту 4) пункта 70 вышеуказанных Правил для осуществления воинского учета юридическими лицами и организациями образования приказом первого руководителя назначаются лица, ответственные за ведение воинского учета, на которых возлагается ежегодное проведение сверки личных карточек с документами воинского учета МОВУ района (города областного значения), о чем производятся соответствующие отметки в личных карточках.
Таким образом, наряду с копиями документов, указанных в пункте 1 статьи 32 Трудового кодекса Республики Казахстан в личном деле сотрудников необходимо вести личную карточку.
В личном деле целесообразно хранить копии приказов по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращении (прием, перевод, увольнение).
Возможно (но не обязательно) также хранение в личном деле любых (или некоторых, по выбору работодателя) приказов, касающихся данного сотрудника, например о наложении административного взыскания, отстранении от работы, предоставлении отпусков, отгулов, привлечении к сверхурочным работам, компенсационных выплатах и т. п.
Таким образом, с учетом вышеизложенного в личном деле сотрудников организации должны находиться следующие документы:
- заявление о приеме;
- личный листок по учету кадров;
- копия удостоверения личности либо вида на жительство, либо удостоверение оралмана;
- копии документов об образовании, сертификатов;
- копия трудовой книжки
- копия трудового договора;
- копии приказов по личному составу, касающиеся работника;
- справки о состоянии здоровья – при необходимости;
- заявление об отпусках, увольнении;
- внутренняя опись документов дела
Порядок оформления личного дела регламентируется Постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703 «Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях» (параграф 12). Полное оформление дела предусматривает:
- оформление реквизитов обложки дела;
- нумерацию листов в деле;
- составление листа-заверителя;
- составление внутренней описи документов дела;
- подшивку или переплет дела;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
На обложке дела по личному составу указываются следующие реквизиты:
- наименование организации - наименование организации в соответствии с учредительскими документами указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
- наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;
- наименование населенного пункта, в котором дислоцирована организация;
- номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел организации;
- заголовок дела - переносится из номенклатуры дел;
- дата дела (тома, части) - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве;
- количество листов в деле;
- срок хранения дела;
- архивный шифр дела - состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи.
Документы, составляющие дело, подшиваются не менее, чем на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Первый и последний прокол производятся на расстоянии одного сантиметра от верхней (нижней) границы листа. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки и другие) из документов удаляются (пункт 158 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях).
Личное дело заводится при принятии сотрудника на работу и изменяется по мере его продвижения в компании до разрыва трудовых отношений с работодателем.
Приказом и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29
сентября 2017 года № 263 утвержден «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения».
Так приказы и распоряжения по личному составу: о командировках, отпусках, повышении квалификации, дисциплинарных взысканиях, присвоении званий (чинов), изменении фамилий (отчеств), награждении, и различных выплат. С 1 июня данные документы необходимо хранить в электронном виде в течение 5 лет.
Ранее этот срок составлял 75 лет.
Для документов по основной (производственной) деятельности ничего не изменилось: их необходимо
хранить постоянно в бумажном и электронном виде. Приказы о приеме (назначении, зачислении на учебу),
увольнении (отчислении) и перемещении нельзя утилизировать в течение 75 лет.
Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
В рассматриваемой ситуации расчетная таблица KPI не может рассматриваться как самостоятельное основание для начисления и выплаты переменной части заработной платы.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
По нумерации кадровых приказов в ТОО применяются действующие Правила документирования, утверждённые Приказом Министра культуры и информации РК от 25.08.2023 № 236.
-
Ответ:
Вы не обязаны распечатывать документы только потому, что они кадровые так как законодательство РК допускает электронный документооборот и юридическую силу документов, подписанных ЭЦП. Но это не отменяет требований трудового и архивного законодательства к хранению таких документов.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
В соответствии с Трудовым кодексом Республики Казахстан обязательного требования о включении положений об оплате труда, правил внутреннего трудового распорядка, положения о премировании и иных локальных актов работодателя в качестве приложений к коллективному договору законодательством не установлено.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
В соответствии с Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утверждёнными постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Личная карточка работника по форме Т-2 оформляется на всех работников, принятых по трудовому договору, независимо от пола, возраста, статуса военнообязанности и того, является ли работа основной или по совместительству.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
По срокам и условиям хранения кадровых документов согласно законодательству Республики Казахстан в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, утверждённым приказом Министра культуры и информации Республики Казахстан от 17 июня 2025 года № 279-НҚ.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Личная карточка формы Т-2 является обязательным документом к оформлению и ведется на всех работников, с которыми заключены трудовые договоры, независимо от того, является ли работа основной или по совместительству.
-
Обязательно ли нужно в ТОО переводить соглашение о работе согласительной комиссии на казахский язык?Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Согласно статье 4 Закона Республики Казахстан от 11 июля 1997 года «О языках в Республике Казахстан» (далее - Закон), государственным языком Республики Казахстан является казахский язык. Государственный язык - язык государственного управления, законодательства, судопроизводства и делопроизводства, действующий во всех сферах общественных отношений на всей территории государства.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Согласно статье 33 Трудового Кодекса Республики Казахстан (далее, ТК РК) Трудовой договор заключается в письменной форме не менее чем в двух экземплярах и подписывается сторонами. По одному экземпляру трудового договора хранится у работника и работодателя.