В связи с изменением сроков хранения документов в Казахстане с 1 июня 2024 года, какой перечень документов, которые должны храниться в личном деле сотрудника? Какие документы необходимо хранить в течение 5 лет, а какие - в течение 75 лет?
Категории вопросов:

В связи с изменением сроков хранения документов в Казахстане с 1 июня 2024 года какой перечень документов, которые должны храниться в личном деле сотрудника? Какие документы необходимо хранить в течение 5 лет, а какие - в течение 75 лет?

Автор:
Сагимбекова Айжан
18.06.2024 09:44
782

Вопрос:

В связи с изменением сроков хранения документов в Казахстане с 1 июня 2024 года какой перечень документов, которые должны храниться в личном деле сотрудника? Какие документы необходимо хранить в течение 5 лет, а какие - в течение 75 лет?

Ответ:

Трудовым законодательством Республики Казахстан не предусмотрен перечень документов, подлежащих хранению в личном деле каждого сотрудника.

Поскольку ведение личных дел для лиц, не относящихся к государственным служащим, не предусмотрено законодательством Республики Казахстан, состав личного дела должен предусматриваться Инструкцией по кадровому делопроизводству, изданной и утвержденной работодателем.

В соответствии с пунктом 1 статьи 32 Трудового кодекса Республики Казахстан для заключения трудового договора необходимы следующие документы:

  1. удостоверение личности или паспорт; оралманы представляют удостоверение оралмана, выданное территориальными органами уполномоченного органа по вопросам миграции населения;
  2. вид на жительство или удостоверение лица без гражданства (для иностранцев и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Казахстан) либо удостоверение беженца;
  3. документ об образовании, квалификации, наличии специальных знаний или профессиональной подготовки при заключении трудового договора на работу, требующую соответствующих знаний, умений и навыков;
  4. документ, подтверждающий трудовую деятельность (для лиц, имеющих трудовой стаж);
  5. документ о прохождении предварительного медицинского освидетельствования (для лиц, обязанных проходить такое освидетельствование в соответствии с настоящим Кодексом и законодательством Республики Казахстан);
  6. справка о наличии либо отсутствии судимости при заключении трудового договора в сфере образования, воспитания, организации отдыха и оздоровления, физической культуры и спорта, медицинского обеспечения, оказания социальных услуг, культуры и искусства с участием несовершеннолетних.

При этом согласно пункту 7 статьи 32 Трудового Кодекса Республики Казахстан в случае хранения с согласия работника подлинников документов у работодателя либо временного их оставления для выполнения установленных законодательством Республики Казахстан процедур работодатель выдает работнику письменное обязательство о возврате документов.

В соответствии с пунктом 69 Правил воинского учета военнообязанных и призывников юридические лица учет призывников ведут по личной карточке.

Согласно  подпункту 4) пункта 70 вышеуказанных Правил для осуществления воинского учета юридическими лицами и организациями образования приказом первого руководителя назначаются лица, ответственные за ведение воинского учета, на которых возлагается ежегодное проведение сверки личных карточек с документами воинского учета МОВУ района (города областного значения), о чем производятся соответствующие отметки в личных карточках.

Таким образом, наряду с копиями документов, указанных в пункте 1 статьи 32 Трудового кодекса Республики Казахстан в личном деле сотрудников необходимо вести личную карточку.

В личном деле целесообразно хранить копии приказов по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращении (прием, перевод, увольнение).

Возможно (но не обязательно) также хранение в личном деле любых (или некоторых, по выбору работодателя) приказов, касающихся данного сотрудника, например о наложении административного взыскания, отстранении от работы, предоставлении отпусков, отгулов, привлечении к сверхурочным работам, компенсационных выплатах и т. п.

Таким образом, с учетом вышеизложенного в личном деле сотрудников организации должны находиться следующие документы:

  1. заявление о приеме;
  2. личный листок по учету кадров;
  3. копия удостоверения личности либо вида на жительство, либо удостоверение оралмана;
  4. копии документов об образовании, сертификатов;
  5. копия трудовой книжки
  6. копия трудового договора;
  7. копии приказов по личному составу, касающиеся работника;
  8. справки о состоянии здоровья – при необходимости;
  9. заявление об отпусках, увольнении;
  10. внутренняя опись документов дела

Порядок оформления личного дела регламентируется Постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703 «Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях» (параграф 12). Полное оформление дела предусматривает:

  1. оформление реквизитов обложки дела;
  2. нумерацию листов в деле;
  3. составление листа-заверителя;
  4. составление внутренней описи документов дела;
  5. подшивку или переплет дела;
  6. внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

На обложке дела по личному составу указываются следующие реквизиты:

  1. наименование организации - наименование организации в соответствии с учредительскими документами указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
  2. наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;
  3. наименование населенного пункта, в котором дислоцирована организация;
  4. номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел организации;
  5. заголовок дела - переносится из номенклатуры дел;
  6. дата дела (тома, части) - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве;
  7. количество листов в деле;
  8. срок хранения дела;
  9. архивный шифр дела - состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи.

Документы, составляющие дело, подшиваются не менее, чем на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Первый и последний прокол производятся на расстоянии одного сантиметра от верхней (нижней) границы листа. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки и другие) из документов удаляются (пункт 158 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях).

Личное дело заводится при принятии сотрудника на работу и изменяется по мере его продвижения в компании до разрыва трудовых отношений с работодателем.

Приказом и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29  

сентября 2017 года № 263 утвержден «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения».

Так приказы и распоряжения по личному составу: о командировках, отпусках, повышении квалификации, дисциплинарных взысканиях, присвоении званий (чинов), изменении фамилий (отчеств), награждении, и различных выплат. С 1 июня данные документы необходимо хранить в электронном виде в течение 5 лет.  

   Ранее этот срок составлял 75 лет.

   Для документов по основной (производственной) деятельности ничего не изменилось: их необходимо     

  хранить постоянно в бумажном и электронном виде. Приказы о приеме (назначении, зачислении на учебу),                

  увольнении (отчислении) и перемещении нельзя утилизировать в течение 75 лет.

Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации. 

Вам также может быть интересно: