При ликвидации ТОО перечень каких документов в обязательном порядке передается в архив? Какие документы подлежат уничтожению? Какие меры обязано руководство ТОО предпринять при ликвидации ТОО в отношении Работников, получающих пособие от государства и страховых компаний по утрате трудоспособности на производстве (инвалидность), и в отношении выплатных центров и страховых компаний?
Категории вопросов:

При ликвидации ТОО перечень каких документов в обязательном порядке передается в архив? Какие документы подлежат уничтожению? Какие меры обязано руководство ТОО предпринять при ликвидации ТОО в отношении Работников, получающих пособие от государства и страховых компаний по утрате трудоспособности на производстве (инвалидность), и в отношении выплатных центров и страховых компаний?

Автор:
Сагимбекова Айжан
06.05.2024 09:37
303

Вопрос:

При ликвидации ТОО перечень каких документов в обязательном порядке передается в архив? Какие документы подлежат уничтожению? Какие меры обязано руководство ТОО предпринять при ликвидации ТОО в отношении Работников, получающих пособие от государства и страховых компаний по утрате трудоспособности на производстве (инвалидность), и в отношении выплатных центров и страховых компаний?

Ответ:

Согласно пп.17) п.2 ст.23 Трудового кодекса Республики Казахстан, работодатель обязан обеспечить сохранность и сдачу в государственный архив документов, подтверждающих трудовую деятельность работников, и сведений об удержании и отчислении денег на их пенсионное обеспечение, соответственно невыполнение данного требования является нарушением законодательства РК. 

В законодательстве чётко прописано, что за передачу документов в архив при ликвидации или банкротстве отвечает ликвидатор или конкурсный управляющий, он обязан передать кадровые документы на государственное хранение по месту регистрации юридического лица.

Существует утвержденный Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения. Данный перечень предусматривает различные сроки хранения для разных документов. При этом указанный в перечне срок хранения некоторых документов может превышать срок деятельности ликвидированной организации.

Для отдельных видов документов сроки могут быть установлены другими нормативными правовыми актами. Например, пунктом 4 статьи 59 Налогового кодекса Республики Казахстан установлено, что учетная документация должна храниться до истечения срока исковой давности (5 лет) для каждого вида налога или другого обязательного платежа, к которому относится такая документация, начиная с налогового периода, следующего за периодом, в котором составлена учетная документация. Согласно пункту 1 статьи 62 Налогового кодекса налоговые формы хранятся у налогоплательщика (налогового агента) в течение срока исковой давности, установленного статьей 46 Кодекса (то есть - 5 лет).

Документы с истекшим сроком хранения могут быть уничтожены по акту в порядке, установленном Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях.

В соответствии с пунктом  4 статьи 8 Закона "О Национальном архивном фонде и архивах" при ликвидации юридических лиц решение о месте дальнейшего хранения документов Национального архивного фонда и по личному составу принимается ликвидационной комиссией или банкротным управляющим по согласованию с уполномоченным органом.

Согласно пункту 176 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях в случае ликвидации организации в период проведения ликвидационных мероприятий документы по личному составу оформляются и передаются в соответствующий государственный архив.

Законодательством предусмотрено, что обязательной передаче в государственный архив подлежат только документы по личному составу и документы, которые входят в Национальный архивный фонд. Законом не урегулировано, как поступать с другими документами ликвидируемой организации, срок хранения которых не истек.

Среди возможных вариантов - передача на хранение:

  • вышестоящей организации;
  • участникам (учредителям);
  • в частный архив.

При этом законом не установлена какая-либо ответственность за то, что ликвидированная организация не передаст на хранение свои документы, срок хранения которых не истек. К тому же невозможно привлечение к такой ответственности организации после ее ликвидации. Возможность предъявления претензий по данному вопросу к руководству, сотрудникам или учредителям ликвидированной организации также отсутствует.

Таким образом, документы, не относящиеся к личному составу, должны храниться в течение установленных сроков, но в каком месте - законом не урегулировано, следовательно по усмотрению ликвидируемой организации или ее участников, учредителей.

В соответствии с п. 50 и 207 Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения, утвержденным приказом исполняющего обязанности Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29

сентября 2017 года № 263 уставы, учредительные договоры, положения о юридических лицах (филиалах, представительствах) 15 лет, отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов (исполнения бюджетов) организации: финансового, финансирования и кредитования, валютного, материальных балансов, капитальных вложений, по труду и заработной плате, прибыли, образования, распределения и использования фондов организации, накопления и расходования оборотных средств и другие, сводные годовые, годовые- постоянно, квартальные-5лет, месячные-год. 

В соответствии с подпунктом 16 пункта 2 статьи 23 Трудового кодекса РК, в обязанности работодателя входит обеспечение сохранности и сдача в государственный архив документов, подтверждающих трудовую деятельность работников, а также сведений об удержании и отчислении денег на их пенсионное обеспечение. 

Передача дел в архив организации осуществляется по описям дел, завершенных в делопроизводстве.

 Документы временного (до 10 лет включительно) хранения передаются в архив организации по номенклатуре дел.

Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

 В случае ликвидации организации в период проведения ликвидационных мероприятий документы по личному составу оформляются и передаются в соответствующий государственный архив.

Приказом и. о. Министра культуры и спорта РК от 29 сентября 2017 года № 263 утвержден Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения (с изменениями и дополнениями), которым нужно руководствоваться при формировании описи и номенклатуры дел.

В случае неправильной подготовки сопроводительной документации, носители с электронными документами и сопроводительная документация возвращаются в организацию на доработку.

Согласно подпункту 1 пункта статьи 52 Трудового кодекса Республики Казахстан (далее – Кодекс) трудовой договор с работником по инициативе работодателя может быть расторгнут в случаях ликвидации работодателя – юридического лица либо прекращения деятельности работодателя – физического лица.

В соответствии с п.1 ст.53 Кодекса, работодатель при расторжении трудового договора по основаниям, предусмотренным подпунктом 1) и 2) пункта 1 ст.52 Кодекса, обязан письменно уведомить работника о расторжении трудового договора не менее чем за один месяц, если в трудовом или коллективном договорах не предусмотрен более длительный срок уведомления.

Вместе с тем, согласно пункта 1 статьи 131 Кодекса работодатель в случае ликвидации работодателя – юридического лица либо прекращения деятельности работодателя – физического лица производит компенсационные выплаты в связи с потерей работы в размере средней заработной платы за месяц.

Трудовое законодательство не предусматривает каких-либо ограничений при увольнении в связи с ликвидацией организации.

Пунктом 4 статьи 113 Трудового кодекса Республики Казахстан предусмотрено, что при прекращении трудового договора выплата сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится не позднее 3 рабочих дней после его прекращения.

В соответствии с пунктом 4 статьи 23 Закона Республики Казахстан "Об обязательном социальном страховании" участнику системы обязательного социального страхования, за которого производились социальные отчисления, социальные выплаты на случай потери работы назначаются:

  • на 1 месяц – в случае, когда за него производились социальные отчисления от 6 до 12 месяцев;
  • на 2 месяца – в случае, когда за него производились социальные отчисления от 12 до 24 месяцев;
  • на 3 месяца – в случае, когда за него производились социальные отчисления от 24 до 36 месяцев;
  • на 4 месяца – в случае, когда за него производились социальные отчисления от 36 и более месяцев;
  • на 6 месяцев - в случае, когда за лицо, потерявшее работу по основаниям, предусмотренным подпунктами 1), 2) и 3) пункта 1 статьи 52 Трудового кодекса Республики Казахстан, производились социальные отчисления от 36 и более месяцев.

Таким образом, уволенный работник, за которого работодатель уплачивал социальные отчисления, вправе получать социальную выплату. При этом срок получения таких выплат зависит от того срока, в течение которого работодатель производил уплату социальных отчислений.

Прежде всего, уволенному работнику необходимо зарегистрироваться в качестве безработного в Центре занятости населения (пункт 1 статьи 23 Закона Республики Казахстан "Об обязательном социальном страховании"). После чего уволенному работнику при наступлении социального риска надлежит обратиться за назначением социальной выплаты с необходимыми документами в некоммерческое акционерное общество "Государственная корпорация «Правительство для граждан» (ЦОН) по месту регистрации (прописки) либо акимат городов Астаны и Алматы, районов и городов областного значения.

Пунктом 9 Стандарта государственной услуги "Назначение социальной выплаты на случаи социальных рисков: утраты трудоспособности; потери кормильца; потери работы; потери дохода в связи с беременностью и родами; потери дохода в связи с усыновлением (удочерением) новорожденного ребенка (детей); потери дохода в связи с уходом за ребенком по достижении им возраста одного года" установлен перечень документов, необходимых для назначения социальной выплаты на случай потери работы. К заявлению необходимо приложить:

  1. документ, удостоверяющий личность;
  2. документ, подтверждающий регистрацию по постоянному месту жительства;
  3. справка уполномоченного органа по вопросам занятости;
  4. выписка из акта работодателя, подтверждающая расторжение трудовых отношений по основаниям, предусмотренными подпунктами 1), 2) и 3) пункта 1 статьи 52 ТК РК;
  5. документ о номере банковского счета, открытого в банках и (или) организациях, осуществляющих отдельные виды банковских операций, либо контрольном счете наличности исправительного учреждения.

В соответствии с пунктом 1 статьи 23 Закона Республики Казахстан «Об обязательном социальном страховании» социальная выплата на случай потери работы назначается со дня обращения участника системы обязательного социального страхования за регистрацией в качестве безработного в центр занятости населения.

Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

Вам также может быть интересно: