ТОО планирует внедрить электронное подписание документов и хранить в электронном, то есть безбумажном виде, в т.ч. договоры, исходящие и входящие письма письма, приказы, и т.д. Возможно ли это согласно законодательства?
Категории вопросов:

ТОО планирует внедрить электронное подписание документов и хранить в электронном, то есть безбумажном виде, в т.ч. договоры, исходящие и входящие письма письма, приказы, и т.д. Возможно ли это согласно законодательства?

Автор:
Исмагулова Бахытгул
08.11.2020 12:14
1107
Раздел:  Все ответы

Вопрос:

ТОО планирует внедрить электронное подписание документов и хранить в электронном, то есть безбумажном виде, в т.ч. договоры, исходящие и входящие письма письма, приказы, и т.д. Возможно ли это согласно законодательства?

Ответ:

Электронным документом признается документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством ЭЦП. 

Так, пунктом 1 статьи 7 Закона РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» предусмотрено, что «электронный документ, удостоверенный посредством ЭЦП лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе».

Таким образом, электронный документ, соответствующий определенным требованиям законодательства, имеет такую же юридическую силу, как и документ на бумажном носителе.

Под системой электронного документооборота понимается система обмена электронными документами, то есть это определенная информационная система, благодаря которой можно работать с электронными документами, начиная с их создания, изменения, согласования и т.д., и, заканчивая их подписанием и отправкой соответствующему адресату.

Порядок электронного документооборота определяется Правительством Республики Казахстан, и прописан в Правилах документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных Постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703.

В соответствии сп.2 статьи 9 требованиям Закона РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», участник системы электронного документооборота обязан соблюдать установленные правила электронного документооборота, указанные выше.

Таким образом, электронный документ, подписанный ЭЦП, равен по своему юридическому значению «классическому» бумажному документу с «живой» подписью. И ЭЦП и собственноручная подпись гарантируют, что документ подписан именно тем человеком, который указан в качестве подписанта этого документа. 

В соответствии со ст. 152 Гражданского кодекса РК, сделка в письменной форме может совершаться как на бумажном носителе, так и в электронном формате. К совершению сделки в письменной форме, помимо прочего, приравнивается и обмен электронными документам.

Процесс перехода с бумажного на электронный документооборот состоит из нескольких этапов:

  • Выбор и внедрение системы электронного документооборота;
  • Принятие ряда внутренних нормативных документов, регулирующих процесс электронного документооборота;
  • Приобретение электронных цифровых подписей для пользователей системы;

Благодаря использованию ЭЦП появится возможность отправлять и принимать любые важные документы юридически-значимым способом:

  • официальные письма;
  • акты;
  • договоры;
  • счета-фактуры;
  • дополнительные соглашения,
  • и любые другие электронные документы.

Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

Вам также может быть интересно: