Как правильно вести переписку с юридическим лицом - нерезидентом РК?
Категории вопросов:

Как правильно вести переписку с юридическим лицом нерезидентом?

Автор:
Умай Екатерина
15.12.2017 13:59
1463

Вопрос:

Как правильно вести переписку с юридическим лицом нерезидентом?

Ответ:

Порядок подготовки письма регламентирован Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденных Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 23 января 2015 года № 10129.

Порядок подготовки и оформления письма        

48. Содержанием писем могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии (рекламации), задания, сообщения, напоминания, ответы, просьбы, отзывы, предложения (оферта), замечания, извещения, приглашения, подтверждения и другие.        

Письма организации готовятся на бланке:      

  • как ответы о выполнении поручений вышестоящих организаций;        
  • как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;      
  • как инициативные письма;        
  • как сопроводительные письма к различным документам.        

Помимо реквизитов, входящих в бланк, при написании письма оформляются реквизиты – адресат, заголовок, текст, отметка о наличии приложений (если они есть), подпись, отметка об исполнителе документа.        

Если письмо является ответным, в реквизитах бланка указывается исходящий (индекс) и дата поступившего (инициативного) письма.        

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более организаций, оформляются на листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании организаций, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".        

Отметки о согласовании письма проставляются на экземплярах, остающихся в организации. Экземпляры таких писем также подписываются руководителем организации.        

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, а также в соответствии с установленным регламентом. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями организаций или структурных подразделений.        

Текст письма, как правило, имеет одну или две смысловые части.        

Письмо, состоящее из одной части, – это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без основания и другие.        

Если текст письма состоит из двух частей – констатирующей и заключительной, в первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма.

Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения. 

Обратные конструкции текста (заключение – констатация) возможны в письмах-отказах.        

В письмах используют следующие формы изложения:      

  • от первого лица множественного числа ("просим предоставить", "направляем Вам");      
  • от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");      
  • от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает").  

Порядок документирования, подготовки и оформления документов      

Подготовка нормативных правовых и правовых актов государственных организаций осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан.        

Документы составляются на казахском языке, наравне с казахским официально употребляется русский язык. В случаях, предусмотренных Законом Республики Казахстан от 11 июля 1997 года "О языках в Республике Казахстан", применяются и другие языки. 

Документ на казахском языке и создаваемый аутентичный документ на русском или ином языке печатаются каждый на отдельных бланках (отдельных листах) и оформляются едиными реквизитами.      

При создании и оформлении документа используются бланки. Реквизиты на бланках располагаются в определенной последовательности в соответствии со схемой расположения реквизитов документа согласно приложению 1 к настоящим Типовым правилам.        

Субъекты малого и среднего предпринимательства составляют документы на белых листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).        

При составлении документов на листах бумаги указывается:      

  • официальное наименование организации, издавшей документ;      
  • наименование вида документа, за исключением письма;      
  • дата документа;      
  • регистрационный номер документа;      
  • наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и расшифровка подписи;      
  • оттиск печати.      

Субъекты малого и среднего предпринимательства вместо бланков используют штамп с воспроизведением наименования организации, путем проставления его оттиска на белых листах бумаги в левом верхнем углу.

Бланки документов изготавливаются на белых листах бумаги форматов А4 или А5. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:      

  • 20 мм - левое;        
  • 10 мм - правое;        
  • 10 мм - верхнее;        
  • 10 мм - нижнее.        

При двустороннем печатании оборотная сторона листа документа должна иметь поля не менее:        

  • 10 мм - левое;        
  • 20 мм - правое;        
  • 10 мм - верхнее;        
  • 10 мм - нижнее.      

В организации применяются следующие бланки документов:      

  • бланк письма, согласно приложению 2 к настоящим Типовым правилам;      
  • бланк конкретного вида документа, согласно приложению 3 к настоящим Типовым правилам;      
  • общий бланк, согласно приложению 4 к настоящим Типовым правилам.        

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме письма.        

Бланки документов изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводятся непосредственно при составлении документа.      

Бланки документов государственных организаций с изображением Государственного Герба Республики Казахстан подлежат учету, для чего в левом нижнем углу каждого экземпляра бланка документа типографским способом или нумератором проставляется его номер, серия.      

Бланки документов используются строго по назначению и не передаются другим организациям или иным лицам без соответствующего разрешения руководства организации.      

Внутренние документы, за исключением распорядительных документов, составляются на белых листах бумаги.  

Таким образом, переписке с юридическим лицом нерезидентом, Компания может на свое усмотрение ответить им на русском или иностранном языке. В Казахстане законодательно определено, что переписка может вестись на государственном, русском и иностранном языке. В международной практике, переписка ведется на языке одной из сторон, либо английском языке.

Апостиль - это специальный штамп, удостоверяющий подлинность подписи лица, подписавшего документ, и подтверждающий полномочия этого лица, а также подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.  Апостилирование официальных документов - это удостоверение подлинности подписи лица, подписавшего документ, и подтверждение его полномочий, а также подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.  

В качестве официальных документов, которые проходят процедуру апостилирования рассматриваются:

  • документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;
  • административные документы;  
  • нотариальные акты;
  • официальные пометки, такие, как отметки о регистрации;
  • визы, подтверждающие определенную дату;
  • заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.

Таким образом, письма от компании не апостилируются

Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

Вам также может быть интересно: