Какие необходимы документы для ведения кадрового учета при филиальной системе управления?
Вопрос:
Какие необходимы документы для ведения кадрового учета при филиальной системе управления?
Ответ:
Законодательством не установлено, как вести кадровое делопроизводство в организации. Когда в компании головной офис и подразделения находятся в разной местности, это, безусловно, усложняет кадровую работу.
Необходимо учитывать разные нюансы при документообороте, разграничении полномочий, как передавать и получать документы, как и где производить такие кадровые процедуры, как прием, перевод, увольнение работников.
Обычно, на практике, применяется одна из трех форм кадрового делопроизводства:
1) Централизованное делопроизводство. В этом случае, всю обработку кадровых документов сосредотачивают в одном месте – в головном офисе.
2) Децентрализованное делопроизводство. При такой форме документооборот распределяют между головным офисом и подразделениями компании, находящимися в другой местности. При этом, в подразделениях хранят и оформляют документы работников этих подразделений, издают соответствующие кадровые приказы.
3) Смешанное делопроизводство. Эта форма делопроизводства предполагает, что документы оформляют как централизованным, так и децентрализованным способом. Разделение происходит по кадровым функциям. Например, в головном офисе оформляют прием на работу, прекращение трудового договора, а в обособленных подразделениях хранят личные дела работников, налагают дисциплинарные взыскания, разрабатывают графики отпусков и т.д.
Решение о том, какую форму делопроизводства использовать принимает сама организация.
В любом случае нижеперечисленные кадровые документы должны быть в филиале:
|
Наименование документа |
Нормативная база |
|
1 |
2 |
|
Организационная структура филиала |
Ст.11 Трудового Кодекса Республики Казахстан (далее по тексту - ТК РК) |
|
Штатное расписание филиала |
Рекомендательный характер |
|
Трудовые договоры с сотрудниками филиала |
ст. 33 ТК РК |
|
Соглашение о соблюдении режима сохранения коммерческой тайны и конфиденциальности (заключается на усмотрение работодателя) |
1. ст. 9, 126, 1017-1019 Глава 55 Гражданского кодекса РК. 2. Ст. 28 Предпринимательского кодекса РК. 3. Ст. 185, статья 240 Кодекса РК «Об административных правонарушениях». 4. Ст. 223 Уголовного Кодекса РК. |
|
Договор о полной материальной ответственности (заключается при необходимости) |
Глава 10 ТК РК |
|
Согласие работника на сбор и обработку персональных данных |
Ст. 8 Закона Республики Казахстан от 21 мая 2013 года 94-V «О персональных данных и их защите» |
|
Журнал регистрации трудовых договоров |
ст. 28 ТК РК (Дата заключения и номер) |
|
Журнал регистрации приказов по личному составу |
п. 88 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях |
|
Журнал регистрации личных дел |
Параграф 11 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях |
|
Положение об оплате и стимулировании труда работников филиала (или же на филиал может распространяться положение центрального офиса) |
ст. 107 ТК РК |
|
Положение о сборе, обработке и хранении персональных данных сотрудников (может быть разработано центральным офисом для всей организации или разрабатывается отдельно для филиала) |
Ст. 8 Закона Республики Казахстан от 21 мая 2013 года 94-V «О персональных данных и их защите» |
|
Должностные инструкции работников филиала |
ст. 101 ТК РК |
|
Личные дела работников филиала |
ст. 12 Закона Республики Казахстан от 21 мая 2013 года 94-V «О персональных данных и их защите» |
|
Положение о филиале |
1.Гражданский кодекс РК; 2. Закон Республики Казахстан от 17 апреля 1995 года № 2198 "О государственной регистрации юридических лиц и учетной регистрации филиалов и представительств" |
|
Правила внутреннего трудового распорядка |
Пп.5 п.1 ст. 23 ТК РК |
|
Табеля учета рабочего времени |
Пп.20 п.2 ст. 23 ТК РК |
Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения утвержден приказом исполняющего обязанности Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263«Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения»
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Директор должен действовать согласно Устава компании , в котором четко должно быть прописано о полномочиях и правах исполнительного органа юридического лица. Директор вправе уполномочить другое лицо на подписание документов компании на основании соответствующей доверенности с правом осуществления от его имени каких-либо юридических действий во всех государственных (в том числе в судебных, налоговых и правоохранительных) органах,
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
При проведении проверки проверяющий может запросить следующие документы:
- Штатное расписание;
- Коллективный договор;
- Правила трудового распорядка;
- Положения об оплате труда, командировании и др.;
- График трудовых отпусков;
-
Ответ:
В соответствии с п. 1 ст. 94 Трудового кодекса РК, оплачиваемый ежегодный трудовой отпуск переносится полностью или в его части в случае временной нетрудоспособности работника.
-
Ответ:
Вопрос регулирует статья 111 Трудового Кодекса РК, а именно:
1. Работникам, выполняющим в одной и той же организации наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительную работу по другой или такой же должности либо обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы, производится доплата.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
В соответствии с пунктами 1 и 2 статьи 7 в Республике Казахстан государственным языком является казахский язык, в государственных организациях и органах местного самоуправления наравне с казахским официально употребляется русский язык.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Согласно п. 1 ст. 46 Трудового Кодекса, изменение условий труда работника допускается в связи с изменениями в организации производства, связанными с реорганизацией или изменением экономических, технологических условий, условий организации труда и (или) сокращением объема работ у работодателя.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Некоммерческие организации (Ассоциации, объединения и Союзы) являются юридическим лицом. И как каждое юридическое лицо несут свои обязанности по исполнению законодательства: трудового, налогового, иных законов, регулирующих их деятельность.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Приказы бывают по основной деятельности, личному составу.
Приказ по личному составу – это обязательный документ в сфере трудовых правоотношений.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Согласно параграфа 3 Приказа Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 236 «Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях»,