Какие необходимы документы для ведения кадрового учета при филиальной системе управления?
Категории вопросов:

Какие необходимы документы для ведения кадрового учета при филиальной системе управления?

Автор:
Куур Олеся
03.02.2021 21:21
676

Вопрос:

Какие необходимы документы для ведения кадрового учета при филиальной системе управления?

Ответ:

Законодательством не установлено, как вести кадровое делопроизводство в организации. Когда в компании головной офис и подразделения находятся в разной местности, это, безусловно, усложняет кадровую работу.

Необходимо учитывать разные нюансы при документообороте, разграничении полномочий, как передавать и получать документы, как и где производить такие кадровые процедуры, как прием, перевод, увольнение работников.

Обычно, на практике, применяется одна из трех форм кадрового делопроизводства:

1) Централизованное делопроизводство. В этом случае, всю обработку кадровых документов сосредотачивают в одном месте – в головном офисе.

2) Децентрализованное делопроизводство. При такой форме документооборот распределяют между головным офисом и подразделениями компании, находящимися в другой местности. При этом, в подразделениях хранят и оформляют документы работников этих подразделений, издают соответствующие кадровые приказы.

3) Смешанное делопроизводство. Эта форма делопроизводства предполагает, что документы оформляют как централизованным, так и децентрализованным способом. Разделение происходит по кадровым функциям. Например, в головном офисе оформляют прием на работу, прекращение трудового договора, а в обособленных подразделениях хранят личные дела работников, налагают дисциплинарные взыскания, разрабатывают графики отпусков и т.д.

Решение о том, какую форму делопроизводства использовать принимает сама организация.

В любом случае нижеперечисленные кадровые документы должны быть в филиале:

Наименование документа

Нормативная база

1

2

Организационная структура филиала

Ст.11 Трудового Кодекса Республики Казахстан (далее по тексту - ТК РК)

Штатное расписание филиала

Рекомендательный характер                     

Трудовые договоры с сотрудниками филиала

ст. 33 ТК РК

Соглашение о соблюдении режима сохранения коммерческой тайны и конфиденциальности (заключается на усмотрение работодателя)

1. ст. 9, 126, 1017-1019 Глава 55 Гражданского кодекса РК.

2. Ст. 28 Предпринимательского кодекса РК.

3. Ст. 185, статья 240 Кодекса РК «Об административных правонарушениях».

4. Ст. 223 Уголовного Кодекса РК.

Договор о полной материальной ответственности (заключается при необходимости)

Глава 10 ТК РК

Согласие работника на сбор и обработку персональных данных

Ст. 8 Закона Республики Казахстан от 21 мая 2013 года 94-V «О персональных данных и их защите»

Журнал регистрации трудовых договоров

ст. 28 ТК РК (Дата заключения и номер)

Журнал регистрации приказов по личному составу

п. 88 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях

Журнал регистрации личных дел

Параграф 11 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях

Положение об оплате и стимулировании труда работников филиала (или же на филиал может распространяться положение центрального офиса)

ст. 107 ТК РК

Положение о сборе, обработке и хранении персональных данных сотрудников (может быть разработано центральным офисом для всей организации или разрабатывается отдельно для филиала)

Ст. 8 Закона Республики Казахстан от 21 мая 2013 года 94-V «О персональных данных и их защите»

Должностные инструкции работников филиала

ст. 101 ТК РК

Личные дела работников филиала

ст. 12 Закона Республики Казахстан от 21 мая 2013 года 94-V «О персональных данных и их защите»

Положение о филиале

1.Гражданский кодекс РК;

2. Закон Республики Казахстан от 17 апреля 1995 года № 2198  "О государственной регистрации юридических лиц и учетной регистрации филиалов и представительств"

Правила внутреннего трудового распорядка

Пп.5 п.1 ст. 23 ТК РК

Табеля учета рабочего времени

Пп.20 п.2 ст. 23 ТК РК

Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

Вам также может быть интересно: