Каковы сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов и порядок их уничтожения?
Категории вопросов:

Каковы сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов и порядок их уничтожения?

Автор:
Калошина Екатерина
10.09.2019 09:18
8127

Вопрос:

Каковы сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов и порядок их уничтожения?

Ответ:

Предприятие обязано организовать надлежащее хранение документов бухгалтерского и налогового учета, а впоследствии и своевременное уничтожение. По вопросам хранения бухгалтерских документов существует несколько нормативных документов:

  • Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций с указанием срока хранения, утвержденный и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263; 
  • Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота, утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703 (далее – Правила документирования);
  • Правил ведения бухгалтерского учета, утвержденные Министром финансов Республики Казахстан от 31 марта 2015 года № 241. 

Эти типовые правила устанавливают порядок организации работы с документами в государственных и негосударственных предприятиях:

1) общие положения;

2) порядок документирования;

3) управление документацией.

В том числе – порядок составления номенклатуры дел:

  • формирование и хранение дел;
  • оперативное хранение дел;
  • передача дел в архив организации.

На основании указанных документов, в учетной политике предприятия должно быть положение о порядке хранения и сроках хранения документов.

Сохранность первичных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.

ПЕРЕЧЕНЬ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ ПО СРОКАМ ХРАНЕНИЯ

№

п/п

Наименование документа

 Срок хранения

1

2

3

1

Бухгалтерские отчеты, балансы, пояснительные записки

5 лет

2

Первичные документы и приложения к ним, являющиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, выписки банков, табели, акты о приеме и списании имущества, материалов, авансовые отчеты и др.)

5 лет

3

Лицевые счета рабочих и служащих

пенсионеров

75 лет

4

Расчетные и расчетно-платежные ведомости при отсутствии лицевых счетов

75 лет

5

Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей

5 лет

6

Документы о выплате пособий, пенсий, листки нетрудоспособности

5 лет

7

Справки о получении льгот по налогам

5 лет

8

Документы по дебиторской задолженности (справки, акты, обязательства, переписка)

5 лет

9

Договоры, соглашения, дополнения к ним

(хозяйственные, трудовые)

3 года после истечения срока действия

10

Договоры о материальной ответственности

5 лет после увольнения материально-ответственных лиц

Требования к составлению и хранению учетной документации для целей налогового учета установлены ст. 193 Кодекса Республики Казахстан «О налогах и других обязательных платежах в бюджет (Налогового кодекса)».

Учетная документация, относящаяся к объектам налогообложения или объектам, связанным с налогообложением, хранится налогоплательщиком (налоговым агентом) до истечения срока исковой давности, установленного статьей 48 Налогового кодекса для каждого вида налога или платежа в бюджет, но не менее пяти лет. 

Срок хранения учетной документации начинается с налогового периода, следующего за периодом, в котором на основании такой учетной документации исчислено налоговое обязательство, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 4 и 5 настоящей статьи, если установленный ими срок хранения превышает срок, установленный настоящим пунктом. 

Учетная документация, подтверждающая стоимость фиксированного актива I группы, отдельных групп амортизируемых активов, образованных в соответствии со статьями 258, 259 и 260 Налогового кодекса, в том числе по фиксированному активу, переданному (полученному) по договору имущественного найма (аренды), хранится налогоплательщиком до истечения пяти лет, начиная с налогового периода, следующего за последним налоговым периодом, в котором по такому активу исчислены амортизационные отчисления. 

Учетная документация, подтверждающая стоимость фиксированного актива II, III и IV группы, в том числе по фиксированному активу, переданному (полученному) по договору имущественного найма (аренды), хранится налогоплательщиком в течение срока исковой давности, установленного статьей 48 Налогового кодекса, но не менее пяти лет, начиная с налогового периода, следующего за налоговым периодом, в котором такой актив включен в стоимостный баланс группы фиксированных активов. 

Учетная документация, подтверждающая стоимость активов, не подлежащих амортизации в целях налогообложения, хранится налогоплательщиком в течение пяти лет, начиная с налогового периода, следующего за налоговым периодом, в котором у налогоплательщика произошло выбытие актива, не подлежащего амортизации. 

При реорганизации налогоплательщика обязательство по хранению учетной документации реорганизованного лица возлагается на его правопреемника (правопреемников).

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

Следует обратить внимание, что уничтожить документы, сроки которых истекли, можно лишь в том случае, если период, к которому они относятся, уже проверен. Если период, который охватывает документы, необревизован, уничтожить их нельзя.

Бухгалтерская документация текущего финансового года хранится в бухгалтерии организации, причем ее хранение может осуществляться либо в отдельном помещении, либо в закрывающихся шкафах в самой бухгалтерии. Эта мера направлена на защиту документов от несанкционированных исправлений.

Для документов, по которым установлен срок хранения 75 лет, исчисление срока хранения производится с учетом возраста работника к моменту окончания дела.

Экспертиза ценности документов в целях их отбора на уничтожение проводится экспертной комиссией (ЭК), созданной по приказу первого руководителя.

Уничтожение документов самостоятельно не допускается. Для уничтожения документов архив должен быть обработан представителями центрального архива, составлен протокол об уничтожении.

Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации. 

Вам также может быть интересно: