В компании назначен главный бухгалтер (до его назначения бухгалтерский учет и финансовую отчетность вела аутсорсинговая компания), какие внутренние нормативные документы необходимо принять в этой связи?
Категории вопросов:

В компании назначен главный бухгалтер (до его назначения бухгалтерский учет и финансовую отчетность вела аутсорсинговая компания), какие внутренние нормативные документы необходимо принять в этой связи?

Автор:
Аманжулова Гульмира
04.07.2023 08:39
591

Вопрос:

В компании назначен главный бухгалтер (до его назначения бухгалтерский учет и финансовую отчетность вела аутсорсинговая компания), какие внутренние нормативные документы необходимо принять в этой связи?

Ответ:

В соответствии со ст. 8 Закона Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» руководство или индивидуальный предприниматель:

1) согласовывает и (или) утверждает учетную политику;

2) обеспечивает организацию бухгалтерского учета, в том числе наличие утвержденных внутренних документов, регламентирующих порядок отражения в бухгалтерском учете всех совершаемых организацией операций.

А также может в зависимости от объема учетной работы:

1) учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

2) ввести в штат должность главного бухгалтера;

3) передать на договорной основе ведение бухгалтерского учета и составление финансовой отчетности бухгалтерской или аудиторской организации или профессиональному бухгалтеру;

4) вести бухгалтерский учет лично.

Таким образом, ответственность за правильность ведения бухгалтерского учета, а также за ошибки в составлении и представлении бухгалтерской и налоговой отчетности в соответствии с Законом Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» в первую очередь несет руководитель компании или индивидуальный предприниматель, и он, в свою очередь, может определить степень ответственности бухгалтера.

Руководителем бухгалтерской службы является главный бухгалтер или другое должностное лицо, обеспечивающее ведение бухгалтерского учета, составление и представление финансовой отчетности, формирование учетной политики.

В соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, на должность главного бухгалтера назначается лицо, имеющее высшее (или послевузовское) образование по соответствующей специальности, стаж финансово-бухгалтерской работы, в том числе на руководящих должностях, не менее 5 лет, а так же имеющий сертификат профессионального бухгалтера.

Главный бухгалтер в организации определяется как руководитель бухгалтерской службы, обеспечивающий ведение бухгалтерского учета и составление финансовой отчетности, формирование учетной политики в соответствии с международными или национальными стандартами, требованиями законодательства Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности.

Согласно Правилам ведения бухгалтерского учета, главный бухгалтер назначается и освобождается от должности руководством субъекта и подчиняется непосредственно руководителю субъекта и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Назначение на должность оформляется в письменной форме.

Главный бухгалтер обеспечивает соответствие совершаемых хозяйственных операций, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.

Требования главного бухгалтера в части надлежащего оформления и своевременного представления в бухгалтерскую службу документов и сведений являются обязательными для всех подразделений субъекта.

Бухгалтер, как должностное лицо, может быть привлечен к дисциплинарной, материальной, административной или уголовной ответственности. За ненадлежащее выполнение обязанностей по ведению бухгалтерского и налогового учета руководитель компании вправе подать иск в суд на возмещение ущерба по ненадлежащему исполнению должностных обязанностей бухгалтером.

Непосредственная ответственность главного бухгалтера отражается в должностной инструкции, договоре о полной материальной ответственности.

Сведения о главном бухгалтере, как должностном лице, ответственном наряду с первым руководителем за своевременное предоставление налоговой отчетности передаются в Комитет государственных доходов.

Нарушение законодательства Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности физическими и должностными лицами регламентировано ст. 238 Кодекса Республики Казахстан «Об административных правонарушениях»:

1. Неисполнение и (или) ненадлежащее исполнение физическими и должностными лицами обязанностей, предусмотренных законодательством Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности, совершенное в виде: 

1) уклонения от ведения бухгалтерского учета, если это действие не содержит признаков уголовно наказуемого деяния; 

2) составления искаженной финансовой отчетности, сокрытия данных, подлежащих отражению в бухгалтерском учете, а равно уничтожения бухгалтерской документации, если эти действия не содержат признаков уголовно наказуемого деяния; 

3) назначения на должность главного бухгалтера публичной организации лица, не имеющего сертификата профессионального бухгалтера, –   влекут штраф в размере пятидесяти месячных расчетных показателей.

2. Деяния, предусмотренные частью первой настоящей статьи, совершенные повторно в течение года после наложения административного взыскания, –   влекут штраф в размере двухсот месячных расчетных показателей. 

1. Должностное лицо не подлежит привлечению к административной ответственности, предусмотренной настоящей статьей, в случае самостоятельного устранения нарушений, выявленных по результатам камерального контроля, в течение десяти рабочих дней со дня, следующего за днем вручения проверяемому лицу уведомления об устранении нарушений, выявленных по результатам камерального контроля. 

2. Искажением финансовой отчетности для целей настоящей статьи признается искажение на сумму более двадцати месячных расчетных показателей. 

Процедура проведения передачи дел от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру, происходит в несколько этапов:

1. Ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией

2. Ознакомление нового главного бухгалтера с приказом о передаче дел

3. Инвентаризации имущества и обязательств организации

4. Проверка состояния учета и отчетности

5. Приемка – передача документов от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру

6. Получение пояснений от прежнего главного бухгалтера

7. Составление и подписание акта приема-передачи дел

1. Ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией

Новому главному бухгалтеру необходимо четко представлять свои должностные обязанности, чтобы организовать свою работу и понять, на что обратить внимание при приеме дел от предыдущего главного бухгалтера.

Для этого новому главному бухгалтеру следует ознакомиться должностной инструкцией.

2. Ознакомление нового главного бухгалтера с приказом о передаче дел

Передача дел осуществляется на основании приказа руководителя организации. В приказе должны быть указаны Ф.И.О. лица, принимающего дела (нового главного бухгалтера), лица, передающего дела (прежний главный бухгалтер), и других лиц, участвующих в передаче дел (руководителя, аудитора, секретаря).

В приказе о передаче дел следует указать:

причину проведения приема-передачи дел (увольнение главного бухгалтера);

сроки проведения приема-передачи дел и период, за который проводится прием-передача дел;

лицо, ответственное за передачу дел (фамилия, имя, отчество увольняющегося главного бухгалтера) и за прием дел (фамилия, имя, отчество нового главного бухгалтера);

состав комиссии и председателя комиссии по передаче дел.

Комиссия создается, если передаче подлежит большой объем документов. В состав комиссии могут включаться сотрудники бухгалтерии организации, службы внутреннего контроля (аудита), службы безопасности и прочие сотрудники. При создании комиссии ответственность за организацию и проведение передачи дел возлагается на председателя комиссии.

3. Инвентаризации имущества и обязательств организации

Перед увольнением главбуха обычно проводят инвентаризацию имущества и обязательств: товаров, материалов, основных средств, кассы, расчетов с дебиторами и  кредиторами. Результаты инвентаризации нужно приложить к акту приема-передачи дел.

4. Проверка состояния учета и отчетности

Новый главный бухгалтер должен провести проверку состояния учета и отчетности. Для этого в первую очередь необходимо проверить наличие документов. Такими документами являются:

учредительные и регистрационные документы;

учетная политика;

первичные учетные документы (договоры с поставщиками покупателями и прочими контрагентами, акты, накладные и т.п.);

регистры бухгалтерского и налогового учета;

бухгалтерские справки;

бухгалтерская (финансовая) и налоговая отчетность;

отчетность во внебюджетные  фонды;

акты сверок с налоговыми органами, акты налоговых органов по проводимым проверкам;

инвентаризационные описи;

кассовые документы, выписки банков и платежные поручения;

кадровые документы, документы, подтверждающие задолженность по заработной плате, обязательные и налоговые вычеты;

должностные обязанности сотрудников бухгалтерии;

список лиц, имеющих право подписи на первичных документах;

другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета.

Передаваемые документы должны быть подшиты. При их отсутствии делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется их опись.

После этого следует ознакомиться с учетной политикой по бухгалтерскому и налоговому учету за два предшествующих года и текущий период – период, который может охватить выездная налоговая проверка.

Затем важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству (например, создание резервов, последовательность применения учетной политики, правильность формирования финансового результата и т.д.).

Также бухгалтерская отчетность проверяется на предмет соответствия ее показателей данным бухгалтерского учета.

Кроме этого проверяется правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.

Далее следует провести выборочную проверку первичных документов на предмет правильности и своевременности отражения данных первичных документов на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете.

Конечно, проверить все первичные документы новому главбуху из-за их большого количества просто не реально. В этом случае проверить наличие первичных документов, правильность заполнения ее реквизитов и отражения на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете, можно выборочно.

Критерием выборочной проверки могут быть большие суммы, на которые проведены хозяйственные операции.

Также новому главному бухгалтеру целесообразно ознакомиться с аудиторскими заключениями, актами и решениями по результатам проведенных проверок. Это позволит составить представление о характерных ошибках прежнего главного бухгалтера, недочетах в его работе, которые выявляли проверяющие органы.

5. Приемка-передача документов от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру

Главный бухгалтер должен получить следующие документы:

1. Учредительные и регистрационные документы

Устав, учредительный договор;

Выписка из базы данных юридических лиц;

Свидетельство о регистрации (при наличии);

Свидетельство о постановке на учет в налоговый органах (при наличии);

прочие, имеющие отношение к созданию организации и осуществлении деятельности, подлежащей обязательной государственной регистрации.

2. Документы, связанные с организацией бухгалтерского учета

Учетная политика по бухгалтерскому учету;

Политика по налоговому  учету;

План счетов бухгалтерского учета;

Должностные инструкции работников бухгалтерии.

3. Регистры бухгалтерского и налогового учета

Оборотно-сальдовые ведомости по всем счетам бухгалтерского учета;

Регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам.

4. Бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность

Бухгалтерская отчетность;

Декларации и расчеты по всем налогам;

Книги покупок и продаж;

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;

5. Документы по инвентаризации

Приказ о проведении инвентаризации;

Инвентаризационные описи (акты) и сличительные описи.

6. Документы, касающиеся взаимоотношений с налоговыми органами

Акты налоговых проверок;

Акты сверок с налоговыми органами.

7. Документы по учету основных средств

Приказ о создании комиссии по приемке основных средств;

Акты приемки – передачи основных средств;

Инвентарные карточки по основным средствам;

Акты на списание основных средств.

8. Документы по учету товарно-материальных ценностей

Карточки учета материалов;

Приходные ордера;

Требования-накладные.

9. Документы по учету денежных средств

Кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера;

Платежные поручения;

Выписки банков по расчетным счетам;

Журнал кассира-операциониста и Z-отчеты.

10. Документы по учету труда и  заработной платы

Трудовые договоры;

Приказы о приеме на работу, увольнении, премировании;

Штатное расписание;

Табели учета рабочего времени;

Расчетно-платежные ведомости.

11. Документы по расчетам с подотчетными лицами

Авансовые отчеты

12. Документы по учету расчетов контрагентами

Договоры с поставщиками и покупателями;

Акты сверок с дебиторами и кредиторами;

Товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг.

13. Прочие документы

Первичные документы по учету займов, финансовых вложений, нематериальных активов;

Бухгалтерские справки;

Путевые листы;

Бланки строгой отчетности;

Доверенности;

другие документы.

6. Получение пояснений от  прежнего главного бухгалтера

Пояснения могут касаться ведения бухгалтерского и налогового учета, порядка взаимодействия с другими отделами или подразделениями компании, а также с контрагентами, аудиторской компанией и налоговыми органами.

7. Составление  и подписание акта приема-передачи дел

Передача дел оформляется актом приема-передачи дел, в котором должны быть указаны все основные моменты, характеризующие состояние передаваемых дел на дату передачи и включено как можно больше информации, собранной и обработанной в ходе передачи дел.

Акт приема-передачи дел может быть составлен организацией в произвольной форме, поскольку нормативными документами прием-передача дел не регулируется. В акте приема-передачи дел следует отразить:

Ф.И.О. лиц, сдающих и принимающих дела;

дату передачи дел;

период, за который осуществлена передача дел;

дату и номер приказа, на основании которого проведен прием-передача дел;

наименование и количество число переданных документов (дел, папок, подшивок);

серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности;

список документов, которые отсутствуют (утеряны) на момент передачи дел;

все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичных документов,

число переданных печатей, штампов и тому подобное.

последнее аудиторское заключения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности;

 характеристику бухгалтерского и налогового учета.

Характеристика бухгалтерского и налогового учета может включать следующие разделы:

1) организация бухгалтерского учета.

В этом разделе проводится анализ Учетной политики. Здесь может быть указана организационная структура бухгалтерской службы, укомплектованность бухгалтерии кадрами, распределение служебных обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, квалификация учетных работников.

Кроме того, в этом разделе отмечается уровень автоматизации бухгалтерского и налогового учета, использование программного обеспечения и справочно-правовых систем.

2) учет денежных средств.

В этом разделе указывается наличие кассира и договора о полной индивидуальной материальной ответственности, наличие ККТ и документов на нее и ее обслуживание, наличие контрольных лент и журнала кассира-операциониста, результаты инвентаризации наличных денежных средств, бланков строгой отчетности и чековых книжек, соблюдение условий хранения и учета наличных денежных средств и денежных документов.

Раздел также должен содержать перечень всех расчетных и других счетов, открытых в отделениях банков, суммы остатков по ним, сверенные с данными текущего учета и последними банковскими выписками;

3) учет основных средств и нематериальных активов.

В этом разделе отмечаются результаты проверки системы учета этих активов, состояние документирования операций их постановки на учет и выбытия, начисления по ним амортизации и другие моменты;

4) учет материально-производственных запасов (товаров, готовой продукции и материалов).

В этом разделе отмечаются результаты проверки учета материально-производственных запасов и соответствие данных учета фактическому наличию ценностей. Для этого указываются результаты инвентаризации и дальнейшие действия по устранению выявленных расхождений (недостач или излишков).

Также отмечается также наличие договоров о полной материальной ответственности складских работников;

6) состояние учета на других участках.

В этом разделе описывается порядок учета финансовых вложений, доходных вложений в материальные ценности, займов и кредитов, расчетов по дивидендам, резервного капитала, добавочного капитала и др. и отмечается соответствие или не соответствие порядка учета законодательству;

7) состояние учета расчетов с контрагентами, налоговыми органами, государственными внебюджетными фондами, работниками организации.

В этом разделе указываются сведения, характеризующие проверенные данные о суммах кредиторской и дебиторской задолженностей (в том числе, наличие просроченной и безнадежной задолженности, остатков подотчетных сумм, наличие актов сверок взаимных расчетов с дебиторами и кредиторами, результаты инвентаризации, наличие актов сверки с налоговыми органами)

Также в этом разделе оценивается качество претензионной работы, состояние расчетов с налоговыми органами и государственными внебюджетными фондами.

По расчетам с работниками организации указываются сведения о наличии трудовых договоров, анализируются состояние персонифицированного учета и задолженность по оплате труда.

8) бухгалтерская (финансовая) отчетность;

В этом разделе указываются расхождения между данными  бухгалтерской и налоговой отчетности с данными бухгалтерского и налогового учета и письменные объяснения прежнего главного бухгалтера о причинах расхождений;

9) хранение документов.

В этом разделе должен быть описан порядок оформления описей дел и сдачи дел в архив, соблюдения организацией правил сохранности дел, их хранения и уничтожения;

10) перечень первичных учетных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, переданных по описи.

В этом разделе также указываются остатки по счетам на основании подписанной увольняющимся главным бухгалтером и руководителем оборотно-сальдовой ведомости.

Оборотно-сальдовая ведомость, подписанная прежним главным бухгалтером и руководителем, подтверждает входящие остатки на дату приема дел.

Акт приема-передачи дел составляется, как правило, в двух экземплярах, один из которых хранится в организации, а второй остается у прежнего главного бухгалтера.

Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел (то есть новым главным бухгалтером, принимающего дела, прежним главным бухгалтером, передающего дела, а также членами и председателем комиссии), и утверждается руководителем организации.    

Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

Вам также может быть интересно: