Генеральный директор уходит в декретный отпуск, вместо себя оставляет ИО сотрудника компании. Имеет ли право данный сотрудник использовать ЭЦП гендиректора для подписания договоров, на портале Самрук и Госзакуп., также в финансовых документах онлайн? Если да, тогда доверенность нужна?
Вопрос:
Генеральный директор уходит в декретный отпуск, вместо себя оставляет ИО сотрудника компании. Имеет ли право данный сотрудник использовать ЭЦП гендиректора для подписания договоров, на портале Самрук и Госзакуп., также в финансовых документах онлайн? Если да, тогда доверенность нужна?
Ответ:
В соответствии с положениями Трудового законодательства, и положений Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных постановлением Правительства РК от 31 октября 2018 года № 703 (по состоянию на 04.04.23 г.) (далее – Правила документирования),
когда руководитель уходит в отпуск любой хоть очередной трудовой, или декретный как в Вашем случае, руководитель издает приказ о возложении на другого сотрудника обязанностей руководителя компании.
Так, в частности согласно положениям ст. 11 ТК РК, работодатель издает акты в пределах своей компетенции в соответствии с настоящим Кодексом и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан, трудовым договором, соглашениями, коллективным договором.
Акты работодателя оформляются в письменной форме или форме электронного документа, удостоверенного посредством электронной цифровой подписи.
В соответствии с положениями п. 46 Правил документирования, приказами оформляются решения правового характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности организации по формам согласно приложениям 6-7 к настоящим Правилам.
Также, согласно положениям п. 1. ст. 10 Закона РК «О бухгалтерской учете и финансовой отчетности», руководство или индивидуальный предприниматель определяет лиц, имеющих право подписи бухгалтерских документов. При этом может быть установлена иерархия права подписи в зависимости от занимаемой лицом должности, размеров денежных сумм, сферы действия и сущности операции.
2. Индивидуальные предприниматели или организации, использующие электронные подписи, должны установить надлежащие меры предосторожности и контроля, касающиеся права использования и доступа к электронным подписям, в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
Кроме все сказанного, согласно п3 ст. 10 Закона РК «Об электронном документообороте и электронной цифровой подписи», владелец регистрационного свидетельства электронной цифровой подписи юридического лица - руководитель юридического лица или лицо, его замещающее, вправе передавать работнику данного юридического лица или назначенному им лицу полномочия на использование электронной цифровой подписи от имени данного юридического лица.
Т.е., в соответствии с вышеуказанными положениями действующего законодательства, это говорит о том, что при уходе в отпуск, руководитель обязательно издает соответствующий приказ.
И согласно изданного приказа руководителя, сотрудник, назначенный исполняющим обязанности руководителя (директора), принимает его полномочия на определенный срок, и следовательно, временно наделяется всеми правами и полномочиями руководителя, что должно быть оговорено в приказе о возложении обязанностей руководителя на другого сотрудника.
В приказе можно отразить и факт передачи ЭЦП руководителя сотруднику, назначенному исполнять обязанности этого руководителя и даже сделать акт передачи ЭЦП.
Таким образом, сотрудник, назначенный исполняющим обязанности руководителя, имеет право пользоваться его рабочей ЭЦП, которая относится к атрибутики первого руководителя компании, как и печать с наименованием компании.
В приказе может быть оговорено, что исполняющий обязанности сотрудник имеет право подписывать за руководителя все финансовые и бухгалтерские документы, совершать все действия, по управлению компанией, как лицо, на которое возложены обязанности руководителя компании.
Таким образом считаю, что если сделать подробный и четкий приказ о назначении исполняющим обязанности руководителя и указать в приказе, что такой сотрудник получает все полномочия руководителя на период его отпуска в том числе и ЭЦП, сделать акт передачи ЭЦП к этому приказу, тогда нет необходимости еще и делать доверенность на этого сотрудника.
Так как приказ являясь организационно - распорядительным официальным документом, позволяет исполняющему обязанности руководителя сотруднику действовать от имени руководителя и принимать за него все необходимые решения, в том числе и по использованию ЭЦП.
А на счет порталов Государственных закупок и Самрук Казына, считаю нет необходимости туда крепить какой либо приказ на исполняющего обязанности сотрудника, ведь порталу все равно, кто использует ЭЦП сам руководитель или другой человек за него.
Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.
-
Ответ:
В соответствии с п.1-1 ст. 152 Гражданского кодекса, письменная форма сделки совершается на бумажном носителе или в электронной форме.
Допускается при совершении сделки использование средств факсимильного копирования подписи, электронной цифровой подписи, если это не противоречит законодательству или требованию одного из участников.
-
Ответ:
Согласно ст. 7 Закона РК "Об электронном документе и электронной цифровой подписи», электронный документ, соответствующий требованиям настоящего Закона и удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе.
-
Ответ:
Согласно абз.2 ст. 11 Трудового кодекса РК, акты работодателя оформляются в письменной форме или форме электронного документа, удостоверенного посредством электронной цифровой подписи.
-
Ответ:
В судебной практике, электронные документы принимаются в учет наравне с бумажными. Это аргументировано:
-
Ответ:
С 2020 года упразднено использование электронного ключа налогоплательщика и реализован подход к использованию ЭЦП для доступа ко всем сервисам. В связи с этим, в настоящее время электронная цифровая подпись является единой (исключения могут составлять банковские документы с использованием внутренних механизмов защиты).
-
Ответ:
Архивация документов, в том числе и электронных регламентируется Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения, утвержденным Приказом и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 и Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 235
-
Ответ:
Согласно п.6 ст.7 Закона РК “О бухгалтерском учете и финансовой отчетности”, факт совершения хозяйственной операции может совершаться как на бумажном носителе, так и в электронном виде.
-
Ответ:
В соответствии со ст. 10 Закона РК “Об электронном документе и электронной цифровой подписи”, при стандартных условиях, электронная цифровая подпись (ЭЦП) равнозначна собственноручной подписи подписывающего лица и влечет одинаковые юридические последствия.
-
Ответ:
В целом электронный документооборот предполагает использование ЭЦП, что придает юридическую силу и обязательность документам, обрабатываемых через ЭДО в силу закона РК “Об электронном документе и электронной цифровой подписи”.
-
Ответ:
Да, это возможно. Иностранная ЭЦП будет признаваться в Казахстане, если она выдана иностранным удостоверяющим центром, зарегистрированным в доверенной третьей стороне Республики Казахстан согласно Закону РК “Об электронном документе и электронной цифровой подписи”.