Какие документы в бухгалтерию требуются для начисления заработной платы, начисления отпускных, командировочных?
Категории вопросов:

Какие документы в бухгалтерию требуются для начисления заработной платы, начисления отпускных, командировочных?

Автор:
Калошина Екатерина
12.04.2019 12:21
7031

Вопрос:

Какие документы в бухгалтерию требуются для начисления заработной платы, начисления отпускных, командировочных?

Ответ:

Трудовые отношения между работодателем и работниками, а также вопросы нормирования и оплаты труда, порядок увольнения регулируются Трудовым Кодексом.

Первичная документация по учету расходов по оплате труда ведется на основании первичных учетных документов, составленных на основании Приказа Министра финансов Республики Казахстан от 20 декабря 2012 года № 562 «Об утверждении форм первичных учетных документов».

При приеме на работу работодатель и работник заключают между собой трудовой договор.

Трудовой договор – это соглашение в письменной форме между работниками и работодателем о месте работы, сроке действия договора, об условиях режима труда, отдыха, оплаты, материальной ответственности сторон договора и др.

Учет личного состава ведет отдел кадров, который обеспечивает получение данных о численности персонала на предприятии в целом, его структурных подразделениях, о составе персонала по полу, возрасту, категориям, профессиям, должностям, специальностям, квалификации, стажу работы, образованию и другим признаком.

Первичными документами по учету расчетов с персоналом по оплате труда являются расчетные и расчетно-платежные ведомости, табель учета рабочего времени, ведомости о выработке, наряды на выполнение работ.

Таким образом, все действия по расчетам работодателя с работником ведутся на основании индивидуальных актов работодателя (приказов) по которым составляются первичные кадровые документы (ведомости, наряды, табеля), являющиеся основанием для бухгалтерских расчетов по начислению заработной платы и отпускных начислений.

Работникам предприятия предоставляются расчетные листки, в которых отражена информация о произведенных начислениях и удержаниях.

Для получения информации обо всех произведенных операциях по начислению и выплате заработной платы бухгалтером формируется свод начислений и удержаний или оборотно-сальдовая ведомость по счету учета заработной платы.

Информация о начисленной заработной плате отражается в статистической отчетности по труду (форма 1-Т квартальная, годовая).

Командировкой считается поездка работника предприятия в другую местность для выполнения служебных заданий на определенный срок и по распоряжению руководителя этого предприятия.

В командировку может быть направлен работник, связанный с предприятием трудовым договором.

Основанием для направления в служебную командировку является приказ, подписанный руководителем.

Приказ должен содержать указание на командируемого сотрудника, пункт назначения и наименование учреждения, цели и сроки командировки.

На основании приказа в бухгалтерии составляется предварительная калькуляция на командировочные расходы.

При составлении калькуляции бухгалтер должен учесть стоимость билетов туда и обратно, стоимость проживания в гостинице во время нахождения в другом городе, размер суточных за весь период командировки.

К компенсациям при служебных командировках, подлежащих вычету, относятся:

  • Фактически произведенные расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь.
  • Фактически произведен расходы на наем жилого помещения, включая оплату расходов за бронь.
  • Суточные, выплачиваемые за время нахождения в командировке, в размере не более трех месячных показателей в сутки в пределах Республики Казахстан.
  • Суточные, выплачиваемые за время нахождения в командировке за пределами Республики Казахстан, в пределах норм, установленных Правительством Республики Казахстан.

Деньги на служебные командировки выдаются в пределах сумм, причитающихся командированным лицам, на оплату проезда (туда и обратно), суточных расходов и расходов по найму помещения, рассчитанных согласно сроку командировки.

На основании приказа командированному работнику перед началом командировки выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем.

При этом заполняется вся лицевая сторона командировочного удостоверения, а на оборотной стороне делается отметка о выбытии сотрудника из организации в командировку.

Датой выбытия считается дата начала командировки, указанная в приказе, на которую должен быть приобретен билет, по которому сотрудник выезжает в город командировки.

Командированный сотрудник должен сделать на второй стороне командировочного удостоверения отметку о прибытии в командируемый город в той организации, в которую он направлен, а также отметку о выбытии из этого города.

Именно по отметкам в командировочном удостоверении о дате прибытия в пункт назначения и дате выбытия из пункта назначения определяется фактическое время пребывания в местах командирования.

Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дате прибытия и дате выбытия делаются в каждом из них, а также отметка о возвращении в свою организацию.

Непосредственный учет самих командировочных расходов начинается после того, как сотрудник возвратится из командировки и представит в бухгалтерию авансовый отчет.

Авансовый отчет – это документ, в котором сотрудник отражает величину всех фактически произведенных расходов за время командировки.

Фактические расходы, отражаемые в авансовом отчете, требуют документального подтверждения.

Поэтому заполняется авансовый отчет на основании приложенных к нему первичных документов.

Авансовый отчет составляется работником в течение трех дней с момента возвращения из командировки.

Бухгалтерская документация должна храниться в соответствии со сроками, устанавливаемыми «Правилами ведения бухгалтерского учета» и постановлением Правительства «Об утверждении типовых правил, документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях» после завершения в делопроизводстве документы до передачи в архив организации в течение 1 года хранятся в делах по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений организации обеспечивают сохранность документов и дел.   

Причем,  под бухгалтерской документацией понимаются не только первичные учетные документы, но и регистры бухгалтерского учета, а также бухгалтерская (финансовая) отчетность организации.

Отсутствие документов приравнивается к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, в связи, с чем есть риск применения к организации штрафных санкций.

Кроме того, административной ответственности могут быть подвергнуты и должностные лица организации.

В случае утери, необходимо провести обязательную инвентаризацию имущества и обязательств. Подробная опись недостающих документов составляется именно по результатам проведения такой инвентаризации. 

Если утрачены только сами первичные документы, а регистры бухгалтерского учета сохранились, например, в электронном виде, то ситуация не является критической.

По данным регистров бухгалтерского учета нужно направить запросы контрагентам с просьбой прислать заверенные копии договоров, счетов, накладных и т.д.

Банковские документы, легко восстановит банк по данным своего учета.

Сложнее дело обстоит с первичными кассовыми документами, особенно содержащими личные данные и личные подписи физических лиц. Но и здесь возможен выход в виде заверенных самой организацией копий документов на основе данных бухгалтерских регистров (листы кассовой книги, приходные и расходные ордера, ведомости на выдачу наличных денег и пр.).

Легче всего восстановить отчетность, по мотивированному запросу организации - выдадут соответствующие копии получатели этой отчетности (налоговые органы, органы статистики, внебюджетные фонды, аудитор организации).

В случае утраты всей бухгалтерской документации придется полностью восстанавливать учет, возможно с привлечением сторонних специалистов, например аудиторов.

Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

Вам также может быть интересно: