Каким образом работодатель должен хранить и использовать персональные данные сотрудников?

Каким образом работодатель должен хранить и использовать персональные данные сотрудников?

09.06.2019 22:36
813

Вопрос:

Каким образом работодатель должен хранить и использовать персональные данные сотрудников?

Ответ:

Согласно Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях утвержденных Постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703 предусмотрен порядок хранения документации в негосударственных организациях.

Ст. 22 Закона РК ««О персональных данных и их защите» собственник и (или) оператор, а также третье лицо обязаны принимать необходимые меры по защите персональных данных, обеспечивающие:

1) предотвращение несанкционированного доступа к персональным данным;

2) своевременное обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным, если такой несанкционированный доступ не удалось предотвратить;

3) минимизацию неблагоприятных последствий несанкционированного доступа к персональным данным.

В соответствии с п.73-78 Правил приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами утвержденных Постановление Правительства Республики Казахстан от 19 сентября 2018 года № 575 предусмотрены требования к архиву организации.

Исходя из вышеизложенного:

Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях предусмотрен порядок оформления, хранения документов (личных дел), однако не указано, где должны храниться документы в шкафах, сейфах  и т.д.

Однако законодательством установлены правила хранения документов в архивах для частных организаций, где указано - помещениях в административном здании производится при условии соответствия требованиям огнестойкости, прочности конструкции, санитарно-гигиеническим нормам, наличия отопительных и вентиляционных систем.

Наружные двери помещений архива организации обиваются металлическим листом и имеют прочные засовы.

Архивохранилища в рабочее время закрываются на ключ. В нерабочее время все помещения архива опечатываются или пломбируются.

Архивохранилище оборудуется охранной сигнализацией. На окна, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливают металлические решетки.

Рекомендации: Так как в соответствии с законодательством несете ответственность за сохранность персональных данных и предотвращение несанкционированного доступа к ним третьих лиц, рекомендовано составить внутреннюю Инструкцию, в которой будет прописано, где должны храниться документы (в сейфах, несгораемых, огнеупорных шкафах и т.д.).

Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

Вам также может быть интересно: