Каким образом работодатель должен хранить и использовать персональные данные сотрудников?
Вопрос:
Каким образом работодатель должен хранить и использовать персональные данные сотрудников?
Ответ:
Согласно Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях утвержденных Постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703 предусмотрен порядок хранения документации в негосударственных организациях.
Ст. 22 Закона РК ««О персональных данных и их защите» собственник и (или) оператор, а также третье лицо обязаны принимать необходимые меры по защите персональных данных, обеспечивающие:
1) предотвращение несанкционированного доступа к персональным данным;
2) своевременное обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным, если такой несанкционированный доступ не удалось предотвратить;
3) минимизацию неблагоприятных последствий несанкционированного доступа к персональным данным.
В соответствии с п.73-78 Правил приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами утвержденных Постановление Правительства Республики Казахстан от 19 сентября 2018 года № 575 предусмотрены требования к архиву организации.
Исходя из вышеизложенного:
Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях предусмотрен порядок оформления, хранения документов (личных дел), однако не указано, где должны храниться документы в шкафах, сейфах и т.д.
Однако законодательством установлены правила хранения документов в архивах для частных организаций, где указано - помещениях в административном здании производится при условии соответствия требованиям огнестойкости, прочности конструкции, санитарно-гигиеническим нормам, наличия отопительных и вентиляционных систем.
Наружные двери помещений архива организации обиваются металлическим листом и имеют прочные засовы.
Архивохранилища в рабочее время закрываются на ключ. В нерабочее время все помещения архива опечатываются или пломбируются.
Архивохранилище оборудуется охранной сигнализацией. На окна, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливают металлические решетки.
Рекомендации: Так как в соответствии с законодательством несете ответственность за сохранность персональных данных и предотвращение несанкционированного доступа к ним третьих лиц, рекомендовано составить внутреннюю Инструкцию, в которой будет прописано, где должны храниться документы (в сейфах, несгораемых, огнеупорных шкафах и т.д.).
Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.
-
Обязательно ли нужно в ТОО переводить соглашение о работе согласительной комиссии на казахский язык?Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Согласно статье 4 Закона Республики Казахстан от 11 июля 1997 года «О языках в Республике Казахстан» (далее - Закон), государственным языком Республики Казахстан является казахский язык. Государственный язык - язык государственного управления, законодательства, судопроизводства и делопроизводства, действующий во всех сферах общественных отношений на всей территории государства.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Согласно статье 33 Трудового Кодекса Республики Казахстан (далее, ТК РК) Трудовой договор заключается в письменной форме не менее чем в двух экземплярах и подписывается сторонами. По одному экземпляру трудового договора хранится у работника и работодателя.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Обязательными кадровыми документами для компаний всех форм собственности являются:
• Штатное расписание;
• Коллективный договор (по требованию одной из сторон ТД);
• Правила трудового распорядка;
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Согласно п. 1 ст. 90 Трудового кодекса РК, продолжительность оплачиваемых ежегодных трудовых отпусков исчисляется в календарных днях без учета праздничных дней, приходящихся на дни оплачиваемого ежегодного трудового отпуска, независимо от применяемых режимов работы и графиков сменности.
-
Ответ:
К кадровой документации, которой требуется ежегодное обновление можно отнести следующие документы:
1. Журналы регистрации документов
2. График отпусков
3. Заявление на вычет 1МЗП
-
Раздел: Все ответы Документы кадровой службы
Ответ:
Внутренние документы организации — официальные бумаги компании, предназначенные для регулирования ее внутренней деятельности.
Наряду с законодательными и правовыми актами они определяют свод правил, формирующий нормы внутренней жизни организации, порядок и условия соблюдения административных решений.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Основанием для издания приказа при переходе с работы по совместительству на основное место работы будет ст. 33 Трудового кодекса РК.
Приказ может быть следующего содержания:
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Приказ - официальное указание, подлежащее неукоснительному исполнению.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Трудовым законодательством Республики Казахстан не предусмотрен перечень документов, подлежащих хранению в личном деле каждого сотрудника.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Трудовой кодекс не регламентирует ведение личного листка по учету кадров. Личный листок по учету кадров является одним из основных документов, входящих в состав личного дела государственного служащего. Отсутствие его в личном деле работника частной компании ни к каким неблагоприятным последствиям не приведет.