Компания передает в подотчет сотруднику крупную сумму денег, помимо оформления бухгалтерских документов , какие дополнительно документы можно подписать с сотрудником чтобы максимально обезопасить себя от возможных рисков присвоения денег сотрудником?
Категории вопросов:

Компания передает в подотчет сотруднику крупную сумму денег, помимо оформления бухгалтерских документов , какие дополнительно документы можно подписать с сотрудником чтобы максимально обезопасить себя от возможных рисков присвоения денег сотрудником?

Автор:
Тусекпеков Изат
04.11.2020 09:28
3808

Вопрос:

Компания передает в подотчет сотруднику крупную сумму денег, помимо оформления бухгалтерских документов , какие дополнительно документы можно подписать с сотрудником  чтобы максимально обезопасить себя от возможных рисков присвоения денег сотрудником?

Ответ:

В соответствии с Правилами ведения бухгалтерского учета установлены следующие требования к учету подотчетных сумм:

  •  подотчетные суммы выдаются только сотрудникам субъекта.
  • учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого сотрудника. Учет наличных денежных средств, выданных в подотчет, регламентируется учетной политикой субъекта, при этом в зависимости от назначения устанавливаются сроки предоставления авансового отчета подотчетного лица, возврата наличных денежных средств.
  • авансовый отчет подписывается руководством субъекта и сдается в бухгалтерскую службу, которая обеспечивает своевременность сдачи авансового отчета и оставшихся в подотчете наличных денежных средств.

Учет расчетов с подотчетными лицами производится на основании Положения, которое разрабатывается и утверждается руководством хозяйствующего субъекта.

Данное Положение определяет:

1) круг лиц, которым выдаются денежные средства в подотчет;

2) порядок санкционирования (на основании служебной записки или иного разрешительного документа);

3) порядок выдачи денежных средств в подотчет (из кассы предприятия либо через расчетный счет на карт-счета работников);

4) ограничения по суммам выдаваемых денежных средств в подотчет;

5) ограничения в выдаче денежных средств в подотчет при наличии задолженности сотрудника по подотчетным суммам, выданным ранее;

6) срок предоставления авансового отчета;

7) порядок расчета по неиспользованным подотчетным суммам (возврат неиспользованной суммы в кассу предприятия либо путем удержания из заработной платы сотрудника).

Следует особо отметить, что удержания из ЗП должны производиться в соответствии со статьей 137 Трудового кодекса, содержащей следующие положения:

1. Удержания из ЗП работника производятся по решению суда, а также в случаях, предусмотренных законами РК.

2. Удержания из ЗП работника для погашения его задолженности перед организацией, в которой он работает, могут также производиться на основании акта работодателя при наличии письменного согласия работника.

3. Общий размер ежемесячного удержания не может превышать 50 % причитающейся работнику ЗП.

Деньги под отчет выдаются по заявлению работника. Причем оно обязательно, даже если подотчетное лицо — сам руководитель организации (вместо заявления он может оформить распоряжение). Ведь выдачу денег под отчет в отсутствие такого заявления проверяющие могут посчитать нарушением порядка ведения кассовых операций. То есть, письменное доказательство того, что работник взял денежные средства у работодателя, уже подтверждается, (письменная расписка написанная собственноручно работником). Для того, что бы обезопасить себя дополнительно, осуществите процедуру по оформлению соглашение о материальной ответственности, а так же утвердите инструкцию для подочётных лиц.

Процессуальное законодательство закрепляет определенные виды доказательств, или, говоря юридическим языком, «средств доказывания». Согласно статье 63 Гражданско процессуального кодекса Республики Казахстан (далее по тексту – ГПК РК), доказательствами по делу являются полученные законным способом сведения о фактах, на основе которых суд устанавливает наличие или отсутствие обстоятельств, обосновывающих требования и возражения сторон, а также иных обстоятельств, имеющих значение для правильного рассмотрения и разрешения дела. Сведения о фактах могут быть получены из объяснений сторон и третьих лиц, показаний свидетелей, заключений экспертов, вещественных доказательств, протоколов судебных заседаний, аудио, видеозаписей, данных, полученных путем использования систем видеоконференцсвязи, отражающих ход и результаты процессуальных действий, и иных источников.

Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

Вам также может быть интересно: