Можно ли вести в организации электронный архив документов (т.е. хранение документов (не электронных) не на бумажных, а на электронных носителях: дисках, флэшках и т.п.)?

Question

Гришина · Accepted Answer

Вопрос:Можно ли вести в организации электронный архив документов (т.е. хранение документов (не электронных) не на бумажных, а на электронных носителях: дисках, флэшках и т.п.)?Ответ:Компания может вести электронный архив, но только для документов в электронной форме с ЭЦП, метаданными и контролем целостности (Правила приема, хранения, учета и использования документов № 235 от 25.08.2023, п.1, 13–15; Закон об электронном документе и ЭЦП № 464 от 05.07.2019, п.7). Простое сканирование бумажных документов на флэшки или диски не заменяет оригиналы и не считается архивным документом (Правила № 235, п.1). Бумажные документы, для которых Перечень типовых документов № 279-НҚ от 17.06.2025 требует хранение подлинников, должны храниться на бумаге. Передача и хранение электронных документов должны происходить через информационную систему или на носителях с проверкой ЭЦП, метаданных, формата PDF/A-1 и контроля целостности (Правила № 235, п.13&ndash;15). Электронный архив возможен только при соблюдении этих процедур и для документов, допустимых к хранению в электронной форме.

Исходя из этого, разрешено вести электронный архив документов, включая хранение сканированных копий на электронных носителях (дисках, флешках) и использование систем электронного документооборота. Это регламентируется законодательством, требующим соблюдения юридической силы документов (ЭЦП), обеспечения их целостности, возможности воспроизведения и защиты от вредоносных программ.

Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) предоставления.

Подписание ЭЦП и ЭДО	+7 (747) 544-98-42
Юридический сервис	+7 (747) 322-06-90