В компании хранится большое количество личных дел работников, которые ранее работали. необходимо ли нам проводить архивирование личных дел и других кадровых документов, срок хранения которых составляет более пяти лет, несмотря на то, что компания продолжает свою деятельность?
Категории вопросов:

В компании хранится большое количество личных дел работников, которые ранее работали. необходимо ли нам проводить архивирование личных дел и других кадровых документов, срок хранения которых составляет более пяти лет, несмотря на то, что компания продолжает свою деятельность?

Автор:
Гришина
03.09.2026 10:31
7

Вопрос:

В компании хранится большое количество личных дел работников, которые ранее работали. необходимо ли нам проводить архивирование личных дел и других кадровых документов, срок хранения которых составляет более пяти лет, несмотря на то, что компания продолжает свою деятельность?

Ответ:

1. Компания обязана обеспечить передачу завершенных в делопроизводстве документов на архивное хранение независимо от того, продолжает ли она свою деятельность и не планирует ли ликвидацию.

В соответствии со статьей 15 Закона РК «О Национальном архивном фонде и архивах», продолжение деятельности организации и отсутствие планов по ликвидации не освобождают ее от обязанности обеспечивать сохранность и архивное хранение документов. На основании пункта 200 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях (далее - Правила), кадровые документы после завершения их в делопроизводстве хранятся по месту формирования в течение одного года (оперативное хранение). По истечении этого срока завершенные дела подлежат экспертизе ценности, оформлению и передаче во внутренний архив организации по описям (п. 206 Правил). Законодательство не содержит требования выжидать 5 лет для передачи документов в архив, а также обязательства сдавать их во внешние архивы до ликвидации компании — речь идет об организации надлежащего ведомственного (внутреннего) архива.

2. Перечень кадровых документов, подлежащих передаче на архивное хранение, порядок их оформления и сроки хранения

Передаче в архив организации подлежат все завершенные кадровые дела, сформированные согласно номенклатуре дел. Порядок оформления перед передачей включает полную обработку дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу: подшивку/переплет, нумерацию листов, составление листа-заверителя, внутренней описи (при необходимости) и оформление обложки (п. 184–185, 195 Правил). Прием-передача в архив производится по утвержденным описям дел (п. 207, 212–213 Правил).

Сроки хранения документов определяются согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций (утвержденному Приказом и.о. Министра культуры и спорта РК № 263):

Документы долговременного хранения (75 лет):

  • Личные дела уволенных работников (пп. 4 п. 170, п. 177 Правил) - 75 лет (исчисляется с года, следующего за годом увольнения);
  • Трудовые договоры и соглашения к ним (п. 179 Правил) - 75 лет (после расторжения);
  • Приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении, изменении оплаты труда, длительных отпусках без сохранения заработной платы по уходу за ребенком, награждении) (п. 174 Правил) - 75 лет;
  • Личные карточки работников (форма Т-2) - 75 лет;
  • Лицевые счета по заработной плате и расчетно-платежные ведомости (п. 178 Правил) - 75 лет (при отсутствии лицевых счетов - ведомости 75 лет);
  • Табели учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда - 75 лет.

Документы временного хранения (5 лет):

  • Приказы по личному составу о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков, краткосрочных командировках, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, дежурствах - 5 лет;
  • Табели учета рабочего времени в обычных условиях труда - 5 лет;
  • Заявления работников о согласии на обработку персональных данных - 5 лет;
  • Сопутствующие кадровые медицинские справки (ф. 075/у), справки из диспансеров, графики отпусков - 5 лет.

Документы краткосрочного хранения (1–3 года):

  • Документы лиц, не принятых на работу (резюме, анкеты) - 1 год;
  • Списки и учет военнообязанных работников, журналы учета выдачи справок - 3 года.

Исчисление сроков хранения начинается с 1 января года, следующего за годом завершения дел делопроизводством.

3. Отдельное архивирование кадровых и бухгалтерских документов

Кадровые документы подлежат архивации отдельно от бухгалтерских. Правила прямо устанавливают принцип раздельного формирования дел по их видам, содержанию и срокам хранения (п. 170 Правил). В частности, приказы по личному составу (п. 174 Правил) и лицевые счета по заработной плате (п. 178 Правил) подлежат группировке в самостоятельные дела. Пункт 207 Правил обязывает составлять описи дел по личному составу отдельно от дел постоянного и иного временного хранения. Таким образом, раздельное формирование, систематизация и хранение кадрового и бухгалтерского архивов полностью соответствуют нормам законодательства Республики Казахстан.

Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) предоставления.

Вам также может быть интересно: