На предприятии работник - водитель грузового автомобиля, без согласования с руководителем, в отсутствии необходимости предоставил счет за якобы произведенный ремонт транспорта. На вопрос зачем он произвел данный ремонт, хотя в ремонте не было необходимости, работник ответить не смог. Может ли работодатель удержать сумму по предоставленному счету из заработной платы и на основании каких документов? Кроме счета за оплату ремонта никаких документов больше нет.
Категории вопросов:

На предприятии работник - водитель грузового автомобиля, без согласования с руководителем, в отсутствии необходимости предоставил счет за якобы произведенный ремонт транспорта. На вопрос зачем он произвел данный ремонт, хотя в ремонте не было необходимости, работник ответить не смог. Может ли работодатель удержать сумму по предоставленному счету из заработной платы и на основании каких документов? Кроме счета за оплату ремонта никаких документов больше нет.

Автор:
Жомартова Назира
16.11.2020 07:18
933

Вопрос:

На предприятии работник - водитель грузового автомобиля, без согласования с руководителем, в отсутствии необходимости предоставил счет за якобы произведенный ремонт транспорта. На вопрос зачем он произвел данный ремонт, хотя в ремонте не было необходимости, работник ответить не смог. Может ли работодатель удержать сумму по предоставленному счету из заработной платы и на основании каких документов? Кроме счета за оплату ремонта никаких документов больше нет.

Ответ:

В расчетах с подотчетными лицами следует придерживаться определенных правил:

выдача денег осуществляется на основании распоряжения руководства, по заявлению работника или приказа по предприятию с оформлением расходного кассового ордера;

  • не выдавать подотчетные суммы лицам, которые не указаны в качестве материально ответственных лиц (кроме командированных лиц);
  • не выдавать подотчетные суммы лицам, не являющимся работниками организации;
  • работники, получившие денежные средства в подотчет, по истечении оговоренного в учетной политике компании срока, на который были выданы деньги, должны отчитаться об их использовании и представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы;
  • откомандированные работники представляют авансовый отчет об использовании денег по возвращении из командировки;
  • выдача денег в подотчет производится только при условии отсутствия задолженности у работника по предыдущим полученным суммам;
  • сроки выдачи в подотчет денежных средств устанавливаются приказом руководителя предприятия, организации.

Учет расчетов с подотчетными лицами должен обеспечить:

  • своевременное и правильное оформление приказов (распоряжения) о направлении работников в командировку;
  • назначение и фактическое использование авансов;
  • командировочные удостоверения с отметками о местах пребывания согласно распоряжению администрации;
  • правильность и своевременность составления и представления авансовых отчетов;
  • правильность возмещения командировочных расходов и затрат на операционно-хозяйственные нужды;
  • правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами;
  • своевременность погашения задолженности по ранее выданным авансам;
  • наличие подтверждающих документов по всем операциям.

Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними, согласно Правилам ведения бухгалтерского учета (далее – Правила), утвержденным приказом министра финансов РК от 31 марта 2015 года № 241, должен быть включен в учетную политику предприятия. Подотчетные суммы выдаются только сотрудникам предприятия, и учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого сотрудника. Сроки предоставления авансового отчета подотчетного лица, возврата наличных денежных средств устанавливаются в зависимости от назначения денежных средств, выданных в подотчет.

Документальное оформление

Все хозяйственные операции организации должны оформляться подтверждающими документами, которые являются первичными документами. В соответствии со статьей 7 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 28 февраля 2007 года № 234-III, все бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме или в соответствии с требованиями, утвержденными центральным государственным органом, осуществляющим регулирование деятельности в сфере бухгалтерского учета и финансовой отчетности в соответствии с законодательством Республики Казахстан:

1. Постановление Правления Национального Банка РК «Об утверждении Инструкции по оформлению, использованию и исполнению платежных поручений, платежных требований-поручений, инкассовых распоряжений» от 25 апреля 2000 года № 179.

2. Приказ министра финансов РК «Об утверждении форм первичных учетных документов» от 20 декабря 2012 года № 562 (далее – Приказ № 562).

3. Приказ и. о. министра финансов РК «Об утверждении Альбома форм бухгалтерской документации для государственных учреждений» от 2 августа 2011 года № 390.

Первичные документы как на бумажных, так и на электронных носителях, формы которых или требования к которым не утверждены нормативно-правовыми актами РК, индивидуальные предприниматели и организации разрабатывают самостоятельно и должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа (формы);

2) дату составления;

3) наименование организации или фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, от имени которых составлен документ;

4) содержание операции или события;

5) единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);

6) наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события) и правильность ее (его) оформления;

7) идентификационный номер.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции или события либо непосредственно после их окончания.

Наиболее частым использованием подотчетных сумм являются командировочные расходы.

Денежные средства на хозяйственные нужды

Суммы на хозяйственные нужды выдаются материально ответственным лицам по распоряжению руководителя. Выдача оформляется расходным кассовым ордером (ф. КО-2, приложение 2 к Приказу № 562), где указанную сумму утверждает руководитель и главный бухгалтер. В данном расходном кассовом ордере указывается назначение (цель использования) выданных денег. Затем расходный кассовый ордер в обязательном порядке регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме КО-3 (приложение 3 к Приказу № 562).

Авансовые отчеты имеют стандартную форму, применимую в любых ситуациях: и при составлении отчета по командировочным расходам, и при хозяйственных расходах.

Все хозяйственные операции по расходованию подотчетных сумм в обязательном порядке подтверждаются соответствующей документацией, выписываемой на юридическое лицо, т. е. на организацию, от лица которой сотрудник производит покупки или оплату счетов.

Эти документы являются первичными учетными документами, которые фиксируют факт совершения операции или события.

При оплате работ, услуг, приобретении товаров у юридических лиц необходимо составить авансовый отчет с приложением следующих первичных документов:

  • счета-фактуры;
  • накладной;
  • товарного чека;
  • квитанции к приходному кассовому ордеру;
  • фискального чека.

Отсутствие или неправильное оформление вышеперечисленных документов даже при подтверждении факта постановки на бухгалтерский учет материальных ценностей приведет к признанию дохода подотчетного лица, который облагается подоходным, социальным налогом и отчислением в пенсионный фонд.

В случае если вся сумма расходов подтверждена документально, руководитель подписывает проверенный бухгалтером авансовый отчет. Если денежные средства израсходованы не полностью, то они возвращаются в организацию с составлением приходно-кассового ордера (ф. КО-1, приложение 1 к Приказу № 562) на сумму возврата. В этом случае на лицевой стороне авансового отчета указывается номер и дата ПКО, по которому подотчетным лицом возвращен остаток неизрасходованных средств. В случае перерасхода сотруднику, наоборот, выдаются суммы перерасхода по РКО также с указанием его реквизитов на титульном листе авансового отчета.

Бухгалтерский учет

Согласно Типовому плану счетов, для учета краткосрочной дебиторской задолженности предназначен подраздел 1200 «Краткосрочная дебиторская задолженность», который включает группу счетов по расчетам дебиторской задолженности работников 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников». Данная группа счетов отражает операции, связанные с движением дебиторской задолженности работников по:

  • выданным в подотчет денежным средствам на приобретение активов, оплате услуг, служебным командировкам и другие;
  • предоставленным работникам займам, а также расчеты по возмещению материального ущерба (недостача, хищение, порча и другие), причиненного организации работником, и прочая краткосрочная дебиторская задолженность работников.

В случае, когда подотчетное лицо сначала предоставляет отчет об использовании своих собственных средств и только после этого предприятие ему возмещает произведенные расходы, используется субсчет 3392 «Краткосрочная кредиторская задолженность по служебным командировкам» счета «Прочая крат¬косрочная кредиторская задолженность».

Выдача денег из кассы в подотчет отражается корреспонденцией:

Д-т счета 1251 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников: задолженность по подотчетным суммам»,

К-т счета 1010 «Денежные средства в кассе».

Авансовый отчет раскрывает цели использования денежных средств сотрудником компании. Если при выдаче денег из кассы в подотчет счет 1251 «Задолженность по подотчетным суммам» дебетовался, то при сдаче авансового отчета счет 1251 будет кредитоваться, т. е. будет отражено, на какие цели были израсходованы подотчетные суммы. В данном случае необходимо указать, на дебет какого счета, корреспондирующего с кредитом счета 1251, будут списываться командировочные и другие расходы.

Следует учитывать, что величина затрат без НДС на проезд, постель, бронь, проживание и суточные, т. е. непосредственные затраты по командировке, могут относиться на следующие счета:

  • счет 7210 «Административные расходы», если это командировка сотрудника, входящего в состав административно-управленческого аппарата, в результате которой решаются вопросы, относящиеся ко всей деятельности организации;
  • счет 7110 «Расходы по реализации продукции и оказанию услуг», если это командировка сотрудника, занимающегося реализацией продукции, товаров или услуг компании, и в ходе командировки решаются вопросы реализации;
  • счет 8048 «Прочие накладные расходы», если это командировка сотрудников основного производства, которая связана с процессом производства.

Корреспонденция счетов Д-т 3350 – К-т 1251 означает, что задолженность сотрудника перед организацией по подотчетным суммам будет погашена за счет удержания из заработной платы. Если руководитель компании не удовлетворит просьбу сотрудника о возмещении понесенных, но не подтвержденных расходов, то на соответствующую сумму будет уменьшена заработная плата, причитающаяся сотруднику к выплате на руки.

Возмещаемые сотруднику расходы (при отсутствии документов) считаются дополнительным доходом работника, который будет начислен ему в дополнение к основной заработной плате. При этом будет составлена корреспонденция счетов:

Д-т  счета 7210 «Административные расходы»,

К-т счета 3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда».

Все полученные работником доходы (заработная плата и возмещаемые расходы) подлежат налогообложению индивидуальным, социальным налогами, социальными отчислениями и отчислениями в накопительный пенсионный фонд.

В этом случае данные расходы относятся на расходы на счет 7210, но не как расходы подотчетных лиц со счета 1251, а как дополнительный доход работника со счета 3350.

При приобретении каких-либо материальных ценностей их необходимо сначала оприходовать, т. е. показать в учете, что они поступили на склад предприятия, а затем составить акт об их использовании и списать со склада на расходы компании. Приобретаемые подотчетным лицом канцтовары в случае их сдачи на склад отражаются на счете 1315 «Прочие материалы». Но в случае, когда канцтовары на склад не сдаются, а используются сразу после приобретения, например в ходе командировки, то их следует списать на расходы на счет 7210.

Все суммы выделенного НДС по полученным от поставщиков счетам-фактурам, билетам, квитанциям отражают на счете 1420 «Налог на добавленную стоимость». Бухгалтер проставляет корреспондирующие счета, проверяя все приложенные первичные документы.

Основные типовые хозяйственные операции по учету с подотчетными лицами:

Содержание хозяйственной операции

Д-т

К-т

Из кассы выданы деньги в подотчет

1250

1010

Из кассы выдан перерасход по авансовому отчету

1250

1010

Из подотчета списаны командировочные расходы

7210

1250

Из подотчета списано на заготовку материалов

1310

1250

НДС на них (материалы)

1420

1250

В кассу возвращен остаток подотчетной суммы

1010

1250

Из заработной платы удержан остаток подотчетной суммы

3350

1250

Необходимо осуществлять внутренний контроль документации, касающейся расходования подотчетных сумм. Для руководителя или собственника предприятия контроль необходим в целях сохранности активов предприятия и обеспечения расходования их по целевому назначению. Система контроля преследует цель не только сохранности имущества собственника, но и обеспечивает нормальную работу всего предприятия и всех работающих на нем.

Учет расчетов с подотчетными лицами производится на основании Положения, которое разрабатывается и утверждается руководством хозяйствующего субъекта. 

Данное Положение определяет:

1) круг лиц, которым выдаются денежные средства в подотчет;

2) порядок санкционирования (на основании служебной записки или иного разрешительного документа);

3) порядок выдачи денежных средств в подотчет (из кассы предприятия либо через расчетный счет на карт-счета работников);

4) ограничения в выдаче денежных средств в подотчет при наличии задолженности сотрудника по подотчетным суммам, выданным ранее;

5) срок предоставления авансового отчета;

6) порядок расчета по неиспользованным подотчетным суммам (возврат неиспользованной суммы в кассу предприятия либо путем удержания из заработной платы сотрудника).

Следует особо отметить, что удержания из заработной платы должны производиться в соответствии с Трудовым Кодексом, содержащей следующие положения:

1. Удержания из заработной платы работника производятся по решению суда, а также в случаях, предусмотренных законами РК.

2. Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности перед организацией, в которой он работает, могут также производиться на основании акта работодателя при наличии письменного согласия работника.

3. Общий размер ежемесячного удержания не может превышать 50 % причитающейся работнику заработной платы.

На основании выше изложенного, порядок расчетов по неиспользованным подотчетным суммам определяется на основании разработанных хозяйствующими субъектами Положений, при этом налоговых рисков по неиспользованным подотчетным суммам не возникает.

Закрытие неиспользованных подотчетных сумм, как правило, производиться в конце отчетного периода либо в момент увольнения сотрудника путем удержания из заработной платы неиспользованной суммы либо в случае компенсации работнику данной суммы путем начисления дохода работнику за неиспользованные подотчетные суммы с начислением и удержанием всех налогов сверх такой суммы.

Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

Вам также может быть интересно: