Нужно ли делать внутреннюю опись документов личного дела сотрудников?
Категории вопросов:

Нужно ли делать внутреннюю опись документов личного дела сотрудников?

Автор:
Калошина Екатерина
31.05.2020 10:41
1986

Вопрос:

Нужно ли делать внутреннюю опись документов личного дела сотрудников?

Ответ:

Трудовым законодательством не предусмотрен перечень документов, подлежащих хранению в личном деле сотрудника. Поскольку ведение личных дел для лиц, не являющихся государственными служащими, не предусмотрено законодательством Республики Казахстан, состав личного дела должен предусматриваться Инструкцией по кадровому делопроизводству, утвержденной работодателем.

В соответствии с п. 1 ст. 32 Трудового кодекса Республики Казахстан (далее – ТК РК) для заключения трудового договора необходимы следующие документы:

1) удостоверение личности или паспорт (свидетельство о рождении для лиц, не достигших шестнадцатилетнего возраста).

Оралманы представляют удостоверение оралмана, выданное местными исполнительными органами;

2) вид на жительство или удостоверение лица без гражданства (для иностранцев и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Казахстан) либо удостоверение беженца;

3) документ об образовании, квалификации, наличии специальных знаний или профессиональной подготовки при заключении трудового договора на работу, требующую соответствующих знаний, умений и навыков;

4) документ, подтверждающий трудовую деятельность (для лиц, имеющих трудовой стаж);

5) документ о прохождении предварительного медицинского освидетельствования (для лиц, обязанных проходить такое освидетельствование в соответствии с настоящим Кодексом и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан).

При этом, согласно п. 7 ст. 32 Кодекса в случае согласия работника на хранение подлинников документов у работодателя либо временного их оставления для выполнения установленных законодательством Республики Казахстан процедур работодатель выдает работнику письменное обязательство о возврате документов.

В соответствии с п. 69 Правил воинского учета военнообязанных и призывников, утвержденных Приказом Министра обороны Республики Казахстан от 24 января 2017 года № 28, ведение воинского учета военнообязанных и призывников юридическими лицами осуществляется по личным карточкам по форме, согласно приложению 27 к Правилам.

Таким образом, наряду с копиями документов, указанных в п. 1 ст. 32 Кодекса в личном деле сотрудника необходимо вести личную карточку.

В личном деле целесообразно хранить копии приказов по личному составу (прием, перевод, увольнение). Возможно (но не обязательно) также хранение в личном деле любых приказов, касающихся сотрудника (о наложении административного взыскания, о предоставлении отпусков и т.д.).

Внутренняя опись документов дела позволяет при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

Таким образом, с учетом вышеизложенного в личном деле сотрудника должны находиться следующие документы:

1. Личный листок по учету кадров;

2. Копия удостоверения личности/вида на жительство или удостоверение оралмана;

3. Копии документов об образовании, сертификатов;

4. Копия трудового договора;

5. Копия трудовой книжки;

6. Копии приказов по личному составу;

7. Справки о состоянии здоровья – при необходимости;

8. Внутренняя опись документов дела.

Вместе с тем, порядок оформления личных дел регламентируется Постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703 «Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях» (далее – Правила).

В соответствии с п. 164 Правил, документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением.

Согласно пункту 173 Правил дела по личному составу подлежат полному оформлению. 

Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, по форме согласно приложению 27 к Правилам, составление внутренней описи документов дела, по форме согласно приложению 28 к Правилам, подшивку или переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Уважаемый пользователь! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) ответа.

Вам также может быть интересно: