Обязано ли ТОО вести личное дело работника, если да, что должно в него входить и каким документом регулируется?
Категории вопросов:

Обязано ли ТОО вести личное дело работника, если да, что должно в него входить и каким документом регулируется?

Автор:
Исхакова Ариндия
13.01.2020 22:09
543

Вопрос:

Обязано ли ТОО вести личное дело работника, если да, что должно в него входить и каким документом регулируется?

Ответ:

Сотрудники компании - её самый главный ресурс, поэтому наличие полной и точной информационной базы о них может существенно улучшить работу кадровой службы. Информационная база в данном случае представлена в виде личных дел всех работников компании, в которых отражена их трудовая деятельность, документы и другие сведения.

Личное дело заводится при принятии сотрудника на работу и изменяется по мере его продвижения в компании до разрыва трудовых отношений с работодателем.

Личное дело - это совокупность документов персонального учета, которые содержат наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Список документов, необходимых для личного дела сотрудника, утвержден только для государственных служащих, но и в частных компаниях нужно вести учет данных работника.

Трудовым законодательством Республики Казахстан не предусмотрен перечень документов, подлежащих хранению в личном деле каждого сотрудника.

Поскольку ведение личных дел для лиц, не предусмотрено законодательством Республики Казахстан, состав личного дела должен предусматриваться Инструкцией по кадровому делопроизводству, изданной и утвержденной работодателем.

Следовательно, на усмотрение работодателя, в личном деле могут храниться копии приказов по личному составу с прикрепленными к ним копиями оснований (заявления), в том числе и копии приказов и копии заявлений о приеме на работу и о предоставлении отпусков.

Состав личного дела работника может быть следующим:

  • Внутренняя опись документов
  • Личный листок по учету кадров с фото
  • Копия удостоверения личности
  • Копия документа об образовании
  • Трудовой договор
  • Дополнительные соглашения к трудовому договору
  • Копии приказов, касающиеся деятельности работника (о приеме на работу, переводе, трудовом отпуске и т.д.).
  • Аттестационные листы (если в организации проводится аттестация)
  • Резюме- анкета
  • Все заявления работника, которые он пишет в процессе трудовой деятельности (о приеме на работу, трудовом отпуске, расторжении трудового договора и т.д.).
  • Договор о полной материальной ответственности
  • Соглашение о неразглашении коммерческой тайне
  • Согласие на обработку персональных данных

Предоставленный выше перечень документов неполный. Может содержать и другие документы, например, копии свидетельств о рождении детей, о заключении брака и т.п. Т.е. все, документы, которые возникают в процессе трудовых отношений с работником хранятся в личном деле работника.

В п. 7 статьи 32 Кодекса сказано, что в случае согласия работника на хранение подлинников документов у работодателя либо временного их оставления для выполнения установленных законодательством Республики Казахстан процедур, работодатель выдает работнику письменное обязательство о возврате документов.

Порядок оформления личного дела регламентируется Постановление Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703 «Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях» (параграф 12).

Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

Вам также может быть интересно: