Полномочен ли работодатель хранить в личном деле и требовать копии удостоверений личности, адрес прописки работника (адресная справка), и какие документы правомочны хранить в личном деле?
Категории вопросов:

Полномочен ли работодатель хранить в личном деле и требовать копии удостоверений личности, адрес прописки работника (адресная справка), и какие документы правомочны хранить в личном деле?

Автор:
Слабко Александра
12.12.2025 03:47
822

Вопрос:

Полномочен ли работодатель хранить в личном деле и требовать копии удостоверений личности, адрес прописки работника (адресная справка), и какие документы правомочны хранить в личном деле?

Ответ:

В соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан работодатель вправе хранить в личном деле работника только те документы, которые необходимы для оформления трудовых отношений и ведения кадрового учёта.

Хранение бумажных копий запрещено, за исключением случаев отсутствия интеграции с цифровыми сервисами госорганов, невозможности идентификации работника технологическими средствами или иных случаев, предусмотренных законом. Идентификация и хранение сведений о личности и других персональных данных работников осуществляется через цифровые документы, например через сервисы hr.enbek.kz или ЕСУТД.

Работодатель вправе требовать и хранить данные о месте регистрации работника, включая адресную справку, поскольку они необходимы для заключения трудового договора, уведомлений и ведения кадрового учёта. Личное дело сотрудника формируется после приказа о приёме на работу, каждый комплект документов размещается в отдельной папке, на обложке указывается номер дела, фамилия и инициалы сотрудника, дата поступления на работу, документы располагаются в хронологическом порядке и отмечаются штампом «Документ из личного дела». В личное дело включаются обязательные документы: личный листок по учёту кадров (форма Т-2), документы об образовании, квалификации, сертификаты, трудовой договор и приложения, копии приказов по личному составу, справки о состоянии здоровья при необходимости и внутренняя опись документов. По усмотрению работодателя в личное дело могут быть включены заявления, анкеты с фотографиями, автобиографии, характеристики или рекомендательные письма с предыдущих мест работы, приказы о дисциплинарных взысканиях, отстранении от работы, предоставлении отпусков, сверхурочных, компенсациях, документы о смене фамилии, семейного положения и изменений адреса. Хранение и обработка персональных данных сотрудников осуществляется с соблюдением требований Закона «О персональных данных и их защите», включая получение согласия сотрудников на обработку и использование цифровых документов через сервисы hr.enbek.kz или ЕСУТД.

Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) предоставления.

Вам также может быть интересно: