Полномочен ли работодатель хранить в личном деле и требовать копии удостоверений личности, адрес прописки работника (адресная справка), и какие документы правомочны хранить в личном деле?
Вопрос:
Полномочен ли работодатель хранить в личном деле и требовать копии удостоверений личности, адрес прописки работника (адресная справка), и какие документы правомочны хранить в личном деле?
Ответ:
В соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан работодатель вправе хранить в личном деле работника только те документы, которые необходимы для оформления трудовых отношений и ведения кадрового учёта.
Хранение бумажных копий запрещено, за исключением случаев отсутствия интеграции с цифровыми сервисами госорганов, невозможности идентификации работника технологическими средствами или иных случаев, предусмотренных законом. Идентификация и хранение сведений о личности и других персональных данных работников осуществляется через цифровые документы, например через сервисы hr.enbek.kz или ЕСУТД.
Работодатель вправе требовать и хранить данные о месте регистрации работника, включая адресную справку, поскольку они необходимы для заключения трудового договора, уведомлений и ведения кадрового учёта. Личное дело сотрудника формируется после приказа о приёме на работу, каждый комплект документов размещается в отдельной папке, на обложке указывается номер дела, фамилия и инициалы сотрудника, дата поступления на работу, документы располагаются в хронологическом порядке и отмечаются штампом «Документ из личного дела». В личное дело включаются обязательные документы: личный листок по учёту кадров (форма Т-2), документы об образовании, квалификации, сертификаты, трудовой договор и приложения, копии приказов по личному составу, справки о состоянии здоровья при необходимости и внутренняя опись документов. По усмотрению работодателя в личное дело могут быть включены заявления, анкеты с фотографиями, автобиографии, характеристики или рекомендательные письма с предыдущих мест работы, приказы о дисциплинарных взысканиях, отстранении от работы, предоставлении отпусков, сверхурочных, компенсациях, документы о смене фамилии, семейного положения и изменений адреса. Хранение и обработка персональных данных сотрудников осуществляется с соблюдением требований Закона «О персональных данных и их защите», включая получение согласия сотрудников на обработку и использование цифровых документов через сервисы hr.enbek.kz или ЕСУТД.
Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) предоставления.
-
Ответ:
Предоставление работникам времени для участия в донорстве крови регулируется Трудовым кодексом Республики Казахстан и Кодексом Республики Казахстан «О здоровье народа и системе здравоохранения».
-
Ответ:
Все дополнительные соглашения к трудовым договорам, которые изменяют сведения, подлежащие регистрации в ЕСУТД, необходимо внести. Согласно подпункту 27) пункта 2 статьи 23 Трудового кодекса РК работодатель обязан вносить сведения о заключении, изменениях и дополнениях трудового договора,
-
Ответ:
Сменной работой является работа в две, три или четыре смены в течение суток (пп.6 п.1 ст.1 ТК РК). Она может устанавливаться, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы (п.1 ст.73 ТК РК).
-
Ответ:
Согласно законодательству Республики Казахстан:
Работодатель обязан зарегистрировать сведения о заключении, прекращении, изменениях и дополнениях трудового договора в Единой системе учета трудовых договоров (ЕСУТД) в течение 15 календарных дней со дня подписания соответствующих документов (п.8 Правил представления и получения сведений о трудовом договоре в ЕСУТД, утверждённых приказом Министра труда и социальной защиты населения РК от 03.09.2020 № 353).
-
Ответ:
Компания может вести электронный архив, но только для документов в электронной форме с ЭЦП, метаданными и контролем целостности (Правила приема, хранения, учета и использования документов № 235 от 25.08.2023, п.1, 13–15; Закон об электронном документе и ЭЦП № 464 от 05.07.2019, п.7).
-
Ответ:
Работодатель не вправе отказать работнику в освобождении от работы для прохождения скрининговых исследований, поскольку такая обязанность прямо установлена законодательством Республики Казахстан.
-
Ответ:
Для ввода трудового договора в Enbek.kz, если должности нет в Национальном классификаторе занятий (НКЗ), необходимо выбрать наиболее близкую по функционалу должность из справочника на сайте hr.enbek.kz, а фактическое название должности указать в трудовом договоре.
-
Ответ:
Если работник увольняется по своей инициативе во время испытательного срока, для него устанавливается общий срок уведомления в один месяц (ст. 56 ТК РК).
-
Ответ:
Нарушением то, что работники написали заявление 05 января 2026 года на применение стандартного налогового вычета в размере 30 МРП, не является. Налоговый кодекс РК предусматривает, что стандартные налоговые вычеты применяются налоговым агентом на основании письменного заявления физического лица.
-
Ответ:
Если работник проходит плановый скрининг по возрасту в рабочий день, работодатель обязан освободить его от работы с сохранением места работы (должности) и средней заработной платы, но не более трёх рабочих дней в течение календарного года.