Признаются ли нижеуказанные кадровые документы легитимными, если они подписаны и с ними ознакомлены посредством подписания ключом электронной цифровой подписи в системе электронного документооборота? Перечень кадровых документов, следующий: приказы, заявления на отпуск, об увольнении (и т.д), трудовые договора, дополнительные соглашения, инструкции, положения, договора.
Вопрос:
Признаются ли нижеуказанные кадровые документы легитимными, если они подписаны и с ними ознакомлены посредством подписания ключом электронной цифровой подписи в системе электронного документооборота? Перечень кадровых документов, следующий: приказы, заявления на отпуск, об увольнении (и т.д), трудовые договора, дополнительные соглашения, инструкции, положения, договора.
Ответ:
Электронные документы, подписанные уполномоченным лицом посредством принадлежащей ему электронной цифровой подписи, имеют юридическую силу, равнозначную бумажным документам.
В статье 1 Закон Республики Казахстан от 7 января 2003 года № 370 «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее – Закон) даны определения следующих понятий:
12) электронный документ – это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи;
13) электронный документооборот – обмен электронными документами между государственными органами, физическими и юридическими лицами;
14) система электронного документооборота – система обмена электронными документами, отношения между участниками которой регулируются настоящим Законом и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан;
15) участник системы электронного документооборота – физическое или юридическое лицо, государственный орган или должностное лицо, участвующие в процессах сбора, обработки, хранения, передачи, поиска и распространения электронных документов;
16) электронная цифровая подпись – это набор электронных цифровых символов, созданный средствами электронной цифровой подписи и подтверждающий достоверность электронного документа, его принадлежность и неизменность содержания.
В соответствии со статьей 7 Закона электронный документ, соответствующий требованиям настоящего Закона и удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе. Электронный документ считается отправленным с момента его передачи через сети телекоммуникаций.
Согласно статье 10 Закона электронная цифровая подпись равнозначна собственноручной подписи подписывающего лица и влечет одинаковые юридические последствия при выполнении следующих условий:
1) удостоверена подлинность электронной цифровой подписи при помощи открытого ключа, имеющего регистрационное свидетельство;
2) лицо, подписавшее электронный документ, правомерно владеет закрытым ключом электронной цифровой подписи;
3) электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в регистрационном свидетельстве;
4) электронная цифровая подпись создана и регистрационное свидетельство выдано аккредитованным удостоверяющим центром Республики Казахстан или иностранным удостоверяющим центром, зарегистрированным в доверенной третьей стороне Республики Казахстан.
Таким образом, отвечая на Ваш вопрос, сообщаем, что, если в Вашей организации внедрена система электронного документооборота, и подписание электронного документа было произведено электронной цифровой подписью работника с соблюдением условий, установленных в статье 10 Закона, то перечисленные Вами кадровые документы имеют юридическую силу, равнозначную бумажным документам.
Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.
-
Ответ:
В соответствии с п.1-1 ст. 152 Гражданского кодекса, письменная форма сделки совершается на бумажном носителе или в электронной форме.
Допускается при совершении сделки использование средств факсимильного копирования подписи, электронной цифровой подписи, если это не противоречит законодательству или требованию одного из участников.
-
Ответ:
Согласно ст. 7 Закона РК "Об электронном документе и электронной цифровой подписи», электронный документ, соответствующий требованиям настоящего Закона и удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе.
-
Ответ:
Согласно абз.2 ст. 11 Трудового кодекса РК, акты работодателя оформляются в письменной форме или форме электронного документа, удостоверенного посредством электронной цифровой подписи.
-
Ответ:
В судебной практике, электронные документы принимаются в учет наравне с бумажными. Это аргументировано:
-
Ответ:
С 2020 года упразднено использование электронного ключа налогоплательщика и реализован подход к использованию ЭЦП для доступа ко всем сервисам. В связи с этим, в настоящее время электронная цифровая подпись является единой (исключения могут составлять банковские документы с использованием внутренних механизмов защиты).
-
Ответ:
Архивация документов, в том числе и электронных регламентируется Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения, утвержденным Приказом и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 и Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 235
-
Ответ:
Согласно п.6 ст.7 Закона РК “О бухгалтерском учете и финансовой отчетности”, факт совершения хозяйственной операции может совершаться как на бумажном носителе, так и в электронном виде.
-
Ответ:
В соответствии со ст. 10 Закона РК “Об электронном документе и электронной цифровой подписи”, при стандартных условиях, электронная цифровая подпись (ЭЦП) равнозначна собственноручной подписи подписывающего лица и влечет одинаковые юридические последствия.
-
Ответ:
В целом электронный документооборот предполагает использование ЭЦП, что придает юридическую силу и обязательность документам, обрабатываемых через ЭДО в силу закона РК “Об электронном документе и электронной цифровой подписи”.
-
Ответ:
Да, это возможно. Иностранная ЭЦП будет признаваться в Казахстане, если она выдана иностранным удостоверяющим центром, зарегистрированным в доверенной третьей стороне Республики Казахстан согласно Закону РК “Об электронном документе и электронной цифровой подписи”.