Какова процедура уничтожения документов?
Вопрос: Какова процедура уничтожения документов?
Ответ:
Изначально Вам необходимо установить для каждого документа в Компании срок его хранения в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения утвержденным Министром культуры и спорта Республики Казахстан от 26.01.2015г. №22, путем создания внутреннего документа Компании – Положения о перечне документов, образующихся в деятельности Компании (далее - Положение).
В Положении указывается наименование документа и его срок хранения. Положение утверждается приказом руководителя Компании. Далее руководитель Компании своим приказом утверждает Положение о специальной экспертной комиссии, создает комиссию и назначает состав комиссии. Обычно такая комиссия состоит из председателя и двух членов. Данная комиссия в своей деятельности выявляет документы, подлежащие уничтожению, на основании вышеуказанного Положения, составляет перечень таких документов, и подписывает Акта о выявлении документов, подлежащих уничтожению (далее – Акт о выявлении). В перечне документов, подлежащих уничтожению, следует точно заполнить все необходимые реквизиты дел и документов, подлежащих уничтожению: заголовки дел, номер дела по описи и номенклатуре, индекс дела, номер пункта по Положению. Акт о выявлении утверждается руководителем Компании. После утверждения Акта о выявлении все документы, подлежащие уничтожению упаковываются, например, в коробки, мешки и т.д. и уничтожаются. Существует несколько способов уничтожения документов, которые зависят от количества документов, подлежащих уничтожению:
- воспользоваться шредером – при небольшом количестве;
- отвезти в котельную – при очень большом количестве;
- передать документы на уничтожение в специализированную организацию.
Далее экспертная комиссия должна зафиксировать уничтожение документов, путем составления Акта об уничтожении документов.На этом процедура уничтожения документов считается завершенной.
Примечание: данная процедура применима только к тем документам, которые не относятся к документам, подлежащих передаче в архив или подлежат уничтожению специальными уполномоченными государственными органами.
Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.
-
Ответ:
В соответствии с п.1-1 ст. 152 Гражданского кодекса, письменная форма сделки совершается на бумажном носителе или в электронной форме.
Допускается при совершении сделки использование средств факсимильного копирования подписи, электронной цифровой подписи, если это не противоречит законодательству или требованию одного из участников.
-
Ответ:
Согласно ст. 7 Закона РК "Об электронном документе и электронной цифровой подписи», электронный документ, соответствующий требованиям настоящего Закона и удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе.
-
Ответ:
Согласно абз.2 ст. 11 Трудового кодекса РК, акты работодателя оформляются в письменной форме или форме электронного документа, удостоверенного посредством электронной цифровой подписи.
-
Ответ:
В судебной практике, электронные документы принимаются в учет наравне с бумажными. Это аргументировано:
-
Ответ:
С 2020 года упразднено использование электронного ключа налогоплательщика и реализован подход к использованию ЭЦП для доступа ко всем сервисам. В связи с этим, в настоящее время электронная цифровая подпись является единой (исключения могут составлять банковские документы с использованием внутренних механизмов защиты).
-
Ответ:
Архивация документов, в том числе и электронных регламентируется Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения, утвержденным Приказом и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 и Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 235
-
Ответ:
Согласно п.6 ст.7 Закона РК “О бухгалтерском учете и финансовой отчетности”, факт совершения хозяйственной операции может совершаться как на бумажном носителе, так и в электронном виде.
-
Ответ:
В соответствии со ст. 10 Закона РК “Об электронном документе и электронной цифровой подписи”, при стандартных условиях, электронная цифровая подпись (ЭЦП) равнозначна собственноручной подписи подписывающего лица и влечет одинаковые юридические последствия.
-
Ответ:
В целом электронный документооборот предполагает использование ЭЦП, что придает юридическую силу и обязательность документам, обрабатываемых через ЭДО в силу закона РК “Об электронном документе и электронной цифровой подписи”.
-
Ответ:
Да, это возможно. Иностранная ЭЦП будет признаваться в Казахстане, если она выдана иностранным удостоверяющим центром, зарегистрированным в доверенной третьей стороне Республики Казахстан согласно Закону РК “Об электронном документе и электронной цифровой подписи”.