Возможно ли ведение журналов регистрации и учета в ТОО в электронном виде? Например, Журнал регистрации приказов по основной деятельности, Журнал регистрации приказов по кадрам, персоналу, по личному составу, Журнал регистрации исходящей корреспонденции/входящей корреспонденции, Журнал регистрации актов, составляемых кадровой службой и другие служебные документы.
Вопрос:
Возможно ли ведение журналов регистрации и учета в ТОО в электронном виде? Например, Журнал регистрации приказов по основной деятельности, Журнал регистрации приказов по кадрам, персоналу, по личному составу, Журнал регистрации исходящей корреспонденции/входящей корреспонденции, Журнал регистрации актов, составляемых кадровой службой и другие служебные документы.
Ответ:
Согласно п. 141 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703,
сроки хранения электронных документов и обязательность оформления бумажных подлинников документов устанавливаются перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, утверждаемым уполномоченным органом.
Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения, утвержденным Приказом и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 установлены требования к форме каждого вида журналов или иных документов.
Трудовые отношения в перечне регулируются разделом 6.
Например, пунктом 131 также установлено, что книги, карточки, журналы регистрации ненормативных правовых актов (приказов и распоряжений) руководителя организации по основной (производственной) деятельности должны быть и на бумажном носителе. То есть вести такой журнал в электронном виде нельзя.
Ненормативные правовые акты (приказы и распоряжения) руководителя организации по личному составу (о приеме (назначении, зачислении на учебу), увольнении (отчислении), перемещении, аттестации, получении образования, повышении квалификации, присвоении званий (чинов), отпусках, командировках, изменении фамилий (отчеств), поощрении, награждении, оплате труда, премировании, выплатах, пособиях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий), допускаются к хранению в электронном виде при наличии системы электронного документооборота (ЭДО).
Аналогичные условия установлены и для Трудовых договоров, а также других локальных актов работодателя. Так или иначе нужно сверять каждый конкретный документ с условиями Перечня.
Что касается журналов учета корреспонденции, то для них также установлена возможность электронного ведения и хранения с использованием ЭДО. (Пункт 131 Перечня, пп. 4).
Обратите внимание, что при отсутствии системы ЭДО, все документы должны быть изложены на бумажном носителе.
Уважаемый пользователь! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) ответа.
-
Ответ:
В соответствии с пунктом 2 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных приказом Министра по инвестициям и развитию РК от 30 апреля 2015 года № 546 (далее – Правила), данные Правила распространяются на всех физических и юридических лиц независимо от формы собственности.
-
Ответ:
Согласно статье 157 Трудового кодекса Республики Казахстан работодатели вправе за счет собственных средств предоставлять работникам дополнительные льготы и преимущества.
-
Ответ:
Достижение пенсионного возраста 27 мая само по себе не прекращает трудовой договор, поэтому ничего автоматически расторгать или заключать заново не нужно.
-
Ответ:
Запрос личного дела через платформу Enbek.kz законен, если на это получено согласие работника. Такая практика в целом не противоречит законодательству РК, но только при соблюдении условий, при которых доступ к данным фактически контролируется самим кандидатом через государственный сервис, а не инициируется работодателем как «самостоятельный сбор» персональных данных.
-
Ответ:
По законодательству РК при сокращении численности или штата работодатель обязан уведомить карьерный центр через Enbek о предстоящем высвобождении работников не позднее чем за один месяц.
-
Ответ:
Работодатель может внедрить Face ID для фиксации прихода и ухода сотрудников, но это связано с обработкой биометрических данных, которые относятся к особой категории персональных данных.
-
Ответ:
Предоставление работникам времени для участия в донорстве крови регулируется Трудовым кодексом Республики Казахстан и Кодексом Республики Казахстан «О здоровье народа и системе здравоохранения».
-
Ответ:
Штрафы, предусмотренные измененной ст. 98 КоАП РК, касаются невнесения, несвоевременного внесения, неполного или недостоверного внесения сведений в единую систему учета трудовых договоров,
-
Ответ:
В соответствии с Правилами представления и получения сведений о трудовом договоре в единой системе учета трудовых договоров, утвержденными приказом Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан № 353, в ЕСУТД подлежат внесению сведения об изменениях трудового договора только в части условий, соответствующих подпунктам 1), 2),
-
Ответ:
В соответствии с Конституционным Законом РК “О Прокуратуре" от 5 ноября 2022 года, в рамках проводимых проверочных мероприятий, в пределах компетенции вправе истребовать у физических и юридических лиц предоставления каких-либо документов или сведений. Данное полномочие прокуратуры закреплено статьёй 10 Закона РК О прокуратуре.