Какие документы отдел кадров должен предоставлять бухгалтеру по заработной плате в процессе рабочей деятельности? Обязательно ли предоставлять все копии приказов бухгалтеру, если данные и так внесены в 1С ЗУП и кадровые документы хранятся в личных делах, в отдельных регистрах?
Категории вопросов:

Какие документы отдел кадров должен предоставлять бухгалтеру по заработной плате в процессе рабочей деятельности? Обязательно ли предоставлять все копии приказов бухгалтеру, если данные и так внесены в 1С ЗУП и кадровые документы хранятся в личных делах, в отдельных регистрах?

Автор:
Куур Олеся
13.03.2025 07:51
987

Вопрос:

Какие документы отдел кадров должен предоставлять бухгалтеру по заработной плате в процессе рабочей деятельности? Обязательно ли предоставлять все копии приказов бухгалтеру, если данные и так внесены в 1С ЗУП и кадровые документы хранятся в личных делах, в отдельных регистрах?

Ответ:

В трудовом законодательстве Республики Казахстан не предусмотрено как именно должен производится обмен кадровыми документами между отделом кадров и бухгалтерией.

При этом, процесс обмена документами между отделом кадров и бухгалтерией, должен быть организован таким образом, чтобы обеспечить точность и своевременность начисления заработной платы, а также соответствие требованиям законодательства.  

Ниже приведены основные аспекты, которые следует учитывать:

1. Документы, которые обычно составляет отдел кадров, данные из которых нужны бухгалтеру по заработной плате:

1) Приказы о приеме на работу (с указанием должности, оклада, даты начала работы);

2) Приказы об увольнении;

3) Приказы о переводе на другую должность или изменение оклада;

4) Приказы о предоставлении отпуска (ежегодного, учебного, без сохранения заработной платы и т.д.);

5) Приказы о командировках;

6) Приказы о поощрениях или дисциплинарных взысканиях, если они влияют на заработную плату;

7) Табель учета рабочего времени;

8) Дополнительные соглашения к трудовым договорам (если вносятся изменения в условия труда (оклад, режим работы и т.д.))

2. Обязательно ли предоставлять все копии приказов и иных кадровых документов бухгалтеру, если данные внесены в 1С ЗУП?

Если данные из приказов уже внесены в систему 1С ЗУП или приказы формируются непосредственно из 1С ЗУП, и бухгалтерия имеет доступ к этой системе, то предоставление бумажных копий приказов может быть не обязательным.  Т.к. актуальные и достоверные данные доступны бухгалтеру. Важно внутренним документом утвердить кто из работников вносит данные, и кто ответственный за достоверность и своевременность внесения данных в 1С ЗУП. Т.к. бухгалтерия должна быть уверена, что все сведения внесены в систему своевременно и корректно.

Юридическая значимость: в случае проверок или спорных ситуаций, бухгалтерия должна иметь возможность подтвердить основания для начисления заработной платы и иных выплат. Поэтому бухгалтер должен иметь доступ к бумажным документам.

3. Процесс обмена документооборота между кадрами и бухгалтерией.  В организации должен быть разработан внутренний документ, который определяет порядок и сроки передачи данных и документов между отделами. Например: кадровик вносит своевременно, в установленные сроки данные в 1С ЗУП и уведомляет бухгалтерию о внесенных изменениях. Бухгалтерия проверяет данные и только в случае крайней необходимости запрашивает дополнительно копии документов.

Если в организации используется электронный документооборот, то все приказы и другие документы могут вестись и храниться в электронном виде. Бухгалтерия будет всегда иметь доступ к кадровым документам.

4. В соответствии с законодательством РК, кадровые журналы учета могут вестись в электронном виде при наличии соответствующих информационных систем.

Исходя из вышеизложенного следует:

1.  Большинство данных может вестись в электронном виде, особенно если используется система 1С ЗУП, обязанности, предусмотренной законодательством предоставлять в бухгалтерию копии кадровых документов нет.

2. Бизнес-процесс, предусматривающий передачу из отдела кадров в бухгалтерию копий кадровых документов при наличии 1С ЗУП с корректными и актуальными данными, будет расходовать ресурсы и приводить к дублированию действий и информации.

3. В организации должен быть разработан внутренний документ, который будет регламентировать порядок обмена информацией между отделами. В нем должны быть указаны:

1) Перечень и способ предоставления документов/данных/сведений от отдела кадров к бухгалтерии;

2) Сроки предоставления документов/данных/сведений;

3) Ответственные лица за внесение данных в 1С ЗУП;

4) Порядок хранения документов (в электронном и бумажном виде).

Заключение:

Основная цель документооборота между отделом кадров и бухгалтерией — обеспечить точность и своевременность начисления заработной платы, а также соответствие требованиям законодательства, при этом минимизировать трудозатраты, использование ресурсов и исключить нецелесообразное дублирование документов. Использование электронных систем, таких как 1С ЗУП, значительно упрощает процесс, но требует четкой организации и контроля.

Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

Вам также может быть интересно: