Какие документы отдел кадров должен предоставлять бухгалтеру по заработной плате в процессе рабочей деятельности? Обязательно ли предоставлять все копии приказов бухгалтеру, если данные и так внесены в 1С ЗУП и кадровые документы хранятся в личных делах, в отдельных регистрах?
Вопрос:
Какие документы отдел кадров должен предоставлять бухгалтеру по заработной плате в процессе рабочей деятельности? Обязательно ли предоставлять все копии приказов бухгалтеру, если данные и так внесены в 1С ЗУП и кадровые документы хранятся в личных делах, в отдельных регистрах?
Ответ:
В трудовом законодательстве Республики Казахстан не предусмотрено как именно должен производится обмен кадровыми документами между отделом кадров и бухгалтерией.
При этом, процесс обмена документами между отделом кадров и бухгалтерией, должен быть организован таким образом, чтобы обеспечить точность и своевременность начисления заработной платы, а также соответствие требованиям законодательства.
Ниже приведены основные аспекты, которые следует учитывать:
1. Документы, которые обычно составляет отдел кадров, данные из которых нужны бухгалтеру по заработной плате:
1) Приказы о приеме на работу (с указанием должности, оклада, даты начала работы);
2) Приказы об увольнении;
3) Приказы о переводе на другую должность или изменение оклада;
4) Приказы о предоставлении отпуска (ежегодного, учебного, без сохранения заработной платы и т.д.);
5) Приказы о командировках;
6) Приказы о поощрениях или дисциплинарных взысканиях, если они влияют на заработную плату;
7) Табель учета рабочего времени;
8) Дополнительные соглашения к трудовым договорам (если вносятся изменения в условия труда (оклад, режим работы и т.д.))
2. Обязательно ли предоставлять все копии приказов и иных кадровых документов бухгалтеру, если данные внесены в 1С ЗУП?
Если данные из приказов уже внесены в систему 1С ЗУП или приказы формируются непосредственно из 1С ЗУП, и бухгалтерия имеет доступ к этой системе, то предоставление бумажных копий приказов может быть не обязательным. Т.к. актуальные и достоверные данные доступны бухгалтеру. Важно внутренним документом утвердить кто из работников вносит данные, и кто ответственный за достоверность и своевременность внесения данных в 1С ЗУП. Т.к. бухгалтерия должна быть уверена, что все сведения внесены в систему своевременно и корректно.
Юридическая значимость: в случае проверок или спорных ситуаций, бухгалтерия должна иметь возможность подтвердить основания для начисления заработной платы и иных выплат. Поэтому бухгалтер должен иметь доступ к бумажным документам.
3. Процесс обмена документооборота между кадрами и бухгалтерией. В организации должен быть разработан внутренний документ, который определяет порядок и сроки передачи данных и документов между отделами. Например: кадровик вносит своевременно, в установленные сроки данные в 1С ЗУП и уведомляет бухгалтерию о внесенных изменениях. Бухгалтерия проверяет данные и только в случае крайней необходимости запрашивает дополнительно копии документов.
Если в организации используется электронный документооборот, то все приказы и другие документы могут вестись и храниться в электронном виде. Бухгалтерия будет всегда иметь доступ к кадровым документам.
4. В соответствии с законодательством РК, кадровые журналы учета могут вестись в электронном виде при наличии соответствующих информационных систем.
Исходя из вышеизложенного следует:
1. Большинство данных может вестись в электронном виде, особенно если используется система 1С ЗУП, обязанности, предусмотренной законодательством предоставлять в бухгалтерию копии кадровых документов нет.
2. Бизнес-процесс, предусматривающий передачу из отдела кадров в бухгалтерию копий кадровых документов при наличии 1С ЗУП с корректными и актуальными данными, будет расходовать ресурсы и приводить к дублированию действий и информации.
3. В организации должен быть разработан внутренний документ, который будет регламентировать порядок обмена информацией между отделами. В нем должны быть указаны:
1) Перечень и способ предоставления документов/данных/сведений от отдела кадров к бухгалтерии;
2) Сроки предоставления документов/данных/сведений;
3) Ответственные лица за внесение данных в 1С ЗУП;
4) Порядок хранения документов (в электронном и бумажном виде).
Заключение:
Основная цель документооборота между отделом кадров и бухгалтерией — обеспечить точность и своевременность начисления заработной платы, а также соответствие требованиям законодательства, при этом минимизировать трудозатраты, использование ресурсов и исключить нецелесообразное дублирование документов. Использование электронных систем, таких как 1С ЗУП, значительно упрощает процесс, но требует четкой организации и контроля.
Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.
-
Ответ:
Такое оформление в ТОО допустимо и соответствует законодательству Республики Казахстан при соблюдении ряда условий.
Приём в штат на должность водителя лица, ранее работавшего по договору ГПХ, не запрещён.
-
Ответ:
Трудовым законодательством и правилами ведения воинского учета не установлена обязанность работодателя отражать в Единой системе учета трудовых договоров на портале enbek.kz сведения о работнике, призванном на срочную воинскую службу.
-
Ответ:
Согласно ст.124 Трудового кодекса РК (далее – ТК РК) на период прохождения срочной воинской службы за работником сохраняется только место работы (должность), без сохранения заработной платы.
-
Ответ:
В компании планируется сокращение должности «Руководитель сервиса» в связи с исключением этой должности из штатного расписания. Основанием для расторжения трудового договора является подпункт 2 пункта 1 статьи 52 Трудового кодекса Республики Казахстан,
-
Ответ:
В соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан работодатель вправе хранить в личном деле работника только те документы, которые необходимы для оформления трудовых отношений и ведения кадрового учёта.
-
Ответ:
В соответствии с пп.4 п.2 ст.182 Трудового кодекса РК (далее – ТК РК) работодатель обязан обеспечить работников специальной одеждой и средствами индивидуальной защиты, а нормы выдачи и сроки использования спецодежды установлены Приказом Министра здравоохранения и социального развития РК от 8 декабря 2015 года № 943.
-
Ответ:
В вашей ситуации иск к работнику подаете вы, как Работодатель (Направляющая сторона). Принимающая сторона предъявляет требования о возмещении ущерба к вам, а уже вы – в регрессном порядке к работнику.
-
Ответ:
Работодатель не вправе просто «не выплачивать зарплату» и самостоятельно удержать с работника стоимость шкафа в полном объеме. Зарплата за отработанное время должна быть выплачена, а ущерб взыскивается только в порядке, установленном Трудовым кодексом РК.
-
Ответ:
Направлять вахтового работника в командировку в межвахтовый отдых нельзя, потому что межвахтовый отдых является временем отдыха по смыслу статей 88 и 135 Трудового кодекса РК (далее – ТК РК), а командировка согласно статье 127 ТК РК относится к выполнению трудовых обязанностей и является рабочим временем.
-
Ответ:
Работодатель вправе перенести рабочий день внутри организации, поскольку режим рабочего времени, в том числе распределение рабочих и выходных дней, устанавливается работодателем в соответствии со ст. 84 Трудового кодекса Республики Казахстан (далее – ТК РК).