Какие документы отдел кадров должен предоставлять бухгалтеру по заработной плате в процессе рабочей деятельности? Обязательно ли предоставлять все копии приказов бухгалтеру, если данные и так внесены в 1С ЗУП и кадровые документы хранятся в личных делах, в отдельных регистрах?
Вопрос:
Какие документы отдел кадров должен предоставлять бухгалтеру по заработной плате в процессе рабочей деятельности? Обязательно ли предоставлять все копии приказов бухгалтеру, если данные и так внесены в 1С ЗУП и кадровые документы хранятся в личных делах, в отдельных регистрах?
Ответ:
В трудовом законодательстве Республики Казахстан не предусмотрено как именно должен производится обмен кадровыми документами между отделом кадров и бухгалтерией.
При этом, процесс обмена документами между отделом кадров и бухгалтерией, должен быть организован таким образом, чтобы обеспечить точность и своевременность начисления заработной платы, а также соответствие требованиям законодательства.
Ниже приведены основные аспекты, которые следует учитывать:
1. Документы, которые обычно составляет отдел кадров, данные из которых нужны бухгалтеру по заработной плате:
1) Приказы о приеме на работу (с указанием должности, оклада, даты начала работы);
2) Приказы об увольнении;
3) Приказы о переводе на другую должность или изменение оклада;
4) Приказы о предоставлении отпуска (ежегодного, учебного, без сохранения заработной платы и т.д.);
5) Приказы о командировках;
6) Приказы о поощрениях или дисциплинарных взысканиях, если они влияют на заработную плату;
7) Табель учета рабочего времени;
8) Дополнительные соглашения к трудовым договорам (если вносятся изменения в условия труда (оклад, режим работы и т.д.))
2. Обязательно ли предоставлять все копии приказов и иных кадровых документов бухгалтеру, если данные внесены в 1С ЗУП?
Если данные из приказов уже внесены в систему 1С ЗУП или приказы формируются непосредственно из 1С ЗУП, и бухгалтерия имеет доступ к этой системе, то предоставление бумажных копий приказов может быть не обязательным. Т.к. актуальные и достоверные данные доступны бухгалтеру. Важно внутренним документом утвердить кто из работников вносит данные, и кто ответственный за достоверность и своевременность внесения данных в 1С ЗУП. Т.к. бухгалтерия должна быть уверена, что все сведения внесены в систему своевременно и корректно.
Юридическая значимость: в случае проверок или спорных ситуаций, бухгалтерия должна иметь возможность подтвердить основания для начисления заработной платы и иных выплат. Поэтому бухгалтер должен иметь доступ к бумажным документам.
3. Процесс обмена документооборота между кадрами и бухгалтерией. В организации должен быть разработан внутренний документ, который определяет порядок и сроки передачи данных и документов между отделами. Например: кадровик вносит своевременно, в установленные сроки данные в 1С ЗУП и уведомляет бухгалтерию о внесенных изменениях. Бухгалтерия проверяет данные и только в случае крайней необходимости запрашивает дополнительно копии документов.
Если в организации используется электронный документооборот, то все приказы и другие документы могут вестись и храниться в электронном виде. Бухгалтерия будет всегда иметь доступ к кадровым документам.
4. В соответствии с законодательством РК, кадровые журналы учета могут вестись в электронном виде при наличии соответствующих информационных систем.
Исходя из вышеизложенного следует:
1. Большинство данных может вестись в электронном виде, особенно если используется система 1С ЗУП, обязанности, предусмотренной законодательством предоставлять в бухгалтерию копии кадровых документов нет.
2. Бизнес-процесс, предусматривающий передачу из отдела кадров в бухгалтерию копий кадровых документов при наличии 1С ЗУП с корректными и актуальными данными, будет расходовать ресурсы и приводить к дублированию действий и информации.
3. В организации должен быть разработан внутренний документ, который будет регламентировать порядок обмена информацией между отделами. В нем должны быть указаны:
1) Перечень и способ предоставления документов/данных/сведений от отдела кадров к бухгалтерии;
2) Сроки предоставления документов/данных/сведений;
3) Ответственные лица за внесение данных в 1С ЗУП;
4) Порядок хранения документов (в электронном и бумажном виде).
Заключение:
Основная цель документооборота между отделом кадров и бухгалтерией — обеспечить точность и своевременность начисления заработной платы, а также соответствие требованиям законодательства, при этом минимизировать трудозатраты, использование ресурсов и исключить нецелесообразное дублирование документов. Использование электронных систем, таких как 1С ЗУП, значительно упрощает процесс, но требует четкой организации и контроля.
Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.
-
Ответ:
В соответствии с пунктом 2 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных приказом Министра по инвестициям и развитию РК от 30 апреля 2015 года № 546 (далее – Правила), данные Правила распространяются на всех физических и юридических лиц независимо от формы собственности.
-
Ответ:
Согласно статье 157 Трудового кодекса Республики Казахстан работодатели вправе за счет собственных средств предоставлять работникам дополнительные льготы и преимущества.
-
Ответ:
Достижение пенсионного возраста 27 мая само по себе не прекращает трудовой договор, поэтому ничего автоматически расторгать или заключать заново не нужно.
-
Ответ:
Запрос личного дела через платформу Enbek.kz законен, если на это получено согласие работника. Такая практика в целом не противоречит законодательству РК, но только при соблюдении условий, при которых доступ к данным фактически контролируется самим кандидатом через государственный сервис, а не инициируется работодателем как «самостоятельный сбор» персональных данных.
-
Ответ:
По законодательству РК при сокращении численности или штата работодатель обязан уведомить карьерный центр через Enbek о предстоящем высвобождении работников не позднее чем за один месяц.
-
Ответ:
Работодатель может внедрить Face ID для фиксации прихода и ухода сотрудников, но это связано с обработкой биометрических данных, которые относятся к особой категории персональных данных.
-
Ответ:
Предоставление работникам времени для участия в донорстве крови регулируется Трудовым кодексом Республики Казахстан и Кодексом Республики Казахстан «О здоровье народа и системе здравоохранения».
-
Ответ:
Штрафы, предусмотренные измененной ст. 98 КоАП РК, касаются невнесения, несвоевременного внесения, неполного или недостоверного внесения сведений в единую систему учета трудовых договоров,
-
Ответ:
В соответствии с Правилами представления и получения сведений о трудовом договоре в единой системе учета трудовых договоров, утвержденными приказом Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан № 353, в ЕСУТД подлежат внесению сведения об изменениях трудового договора только в части условий, соответствующих подпунктам 1), 2),
-
Ответ:
В соответствии с Конституционным Законом РК “О Прокуратуре" от 5 ноября 2022 года, в рамках проводимых проверочных мероприятий, в пределах компетенции вправе истребовать у физических и юридических лиц предоставления каких-либо документов или сведений. Данное полномочие прокуратуры закреплено статьёй 10 Закона РК О прокуратуре.