Какие документы отдел кадров должен предоставлять бухгалтеру по заработной плате в процессе рабочей деятельности? Обязательно ли предоставлять все копии приказов бухгалтеру, если данные и так внесены в 1С ЗУП и кадровые документы хранятся в личных делах, в отдельных регистрах?
Вопрос:
Какие документы отдел кадров должен предоставлять бухгалтеру по заработной плате в процессе рабочей деятельности? Обязательно ли предоставлять все копии приказов бухгалтеру, если данные и так внесены в 1С ЗУП и кадровые документы хранятся в личных делах, в отдельных регистрах?
Ответ:
В трудовом законодательстве Республики Казахстан не предусмотрено как именно должен производится обмен кадровыми документами между отделом кадров и бухгалтерией.
При этом, процесс обмена документами между отделом кадров и бухгалтерией, должен быть организован таким образом, чтобы обеспечить точность и своевременность начисления заработной платы, а также соответствие требованиям законодательства.
Ниже приведены основные аспекты, которые следует учитывать:
1. Документы, которые обычно составляет отдел кадров, данные из которых нужны бухгалтеру по заработной плате:
1) Приказы о приеме на работу (с указанием должности, оклада, даты начала работы);
2) Приказы об увольнении;
3) Приказы о переводе на другую должность или изменение оклада;
4) Приказы о предоставлении отпуска (ежегодного, учебного, без сохранения заработной платы и т.д.);
5) Приказы о командировках;
6) Приказы о поощрениях или дисциплинарных взысканиях, если они влияют на заработную плату;
7) Табель учета рабочего времени;
8) Дополнительные соглашения к трудовым договорам (если вносятся изменения в условия труда (оклад, режим работы и т.д.))
2. Обязательно ли предоставлять все копии приказов и иных кадровых документов бухгалтеру, если данные внесены в 1С ЗУП?
Если данные из приказов уже внесены в систему 1С ЗУП или приказы формируются непосредственно из 1С ЗУП, и бухгалтерия имеет доступ к этой системе, то предоставление бумажных копий приказов может быть не обязательным. Т.к. актуальные и достоверные данные доступны бухгалтеру. Важно внутренним документом утвердить кто из работников вносит данные, и кто ответственный за достоверность и своевременность внесения данных в 1С ЗУП. Т.к. бухгалтерия должна быть уверена, что все сведения внесены в систему своевременно и корректно.
Юридическая значимость: в случае проверок или спорных ситуаций, бухгалтерия должна иметь возможность подтвердить основания для начисления заработной платы и иных выплат. Поэтому бухгалтер должен иметь доступ к бумажным документам.
3. Процесс обмена документооборота между кадрами и бухгалтерией. В организации должен быть разработан внутренний документ, который определяет порядок и сроки передачи данных и документов между отделами. Например: кадровик вносит своевременно, в установленные сроки данные в 1С ЗУП и уведомляет бухгалтерию о внесенных изменениях. Бухгалтерия проверяет данные и только в случае крайней необходимости запрашивает дополнительно копии документов.
Если в организации используется электронный документооборот, то все приказы и другие документы могут вестись и храниться в электронном виде. Бухгалтерия будет всегда иметь доступ к кадровым документам.
4. В соответствии с законодательством РК, кадровые журналы учета могут вестись в электронном виде при наличии соответствующих информационных систем.
Исходя из вышеизложенного следует:
1. Большинство данных может вестись в электронном виде, особенно если используется система 1С ЗУП, обязанности, предусмотренной законодательством предоставлять в бухгалтерию копии кадровых документов нет.
2. Бизнес-процесс, предусматривающий передачу из отдела кадров в бухгалтерию копий кадровых документов при наличии 1С ЗУП с корректными и актуальными данными, будет расходовать ресурсы и приводить к дублированию действий и информации.
3. В организации должен быть разработан внутренний документ, который будет регламентировать порядок обмена информацией между отделами. В нем должны быть указаны:
1) Перечень и способ предоставления документов/данных/сведений от отдела кадров к бухгалтерии;
2) Сроки предоставления документов/данных/сведений;
3) Ответственные лица за внесение данных в 1С ЗУП;
4) Порядок хранения документов (в электронном и бумажном виде).
Заключение:
Основная цель документооборота между отделом кадров и бухгалтерией — обеспечить точность и своевременность начисления заработной платы, а также соответствие требованиям законодательства, при этом минимизировать трудозатраты, использование ресурсов и исключить нецелесообразное дублирование документов. Использование электронных систем, таких как 1С ЗУП, значительно упрощает процесс, но требует четкой организации и контроля.
Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.
-
Ответ:
Согласно ст. 126 Трудового кодекса РК, за донором сохраняются место работы и средняя заработная плата на время обследования и донации крови. В соответствии со ст. 208 Кодекса РК «О здоровье народа и системе здравоохранения», работник освобождается от работы в день донации с сохранением среднего заработка.
-
Ответ:
В связи с инцидентом, произошедшим на производственном участке между двумя работниками в рабочее время, в результате которого один из работников получил телесные повреждения (предварительный диагноз: ушибленные раны верхней и нижней губы), сообщаем следующее.
-
Ответ:
Согласно статье 115 Трудового кодекса РК, удержания из заработной платы работника могут производиться только:
- по решению суда,
- в случаях, предусмотренных законами Республики Казахстан,
- а также по акту работодателя при наличии письменного согласия работника в случае, если удержание производится для погашения задолженности работника перед работодателем.
-
Ответ:
В связи с поступившими обращениями относительно доплат за работу во вредных условиях труда, разъясняем следующее.
Согласно ст. 156 Трудового кодекса Республики Казахстан, доплаты за работу во вредных и (или) опасных условиях труда устанавливаются по результатам аттестации производственных объектов по условиям труда.
-
Ответ:
Согласно Закону Республики Казахстан от 16 февраля 2012 года № 561-IV «О воинской службе и статусе военнослужащих» (далее - Закон), необходимо разграничить понятия: срочная воинская служба, воинская служба офицеров запаса и воинские сборы.
-
Ответ:
Даже если трудовой договор заключён и приказ издан ранее, фактической датой приёма считается день, когда работник приступил к работе, а не когда подписан договор или издан приказ.
-
Ответ:
В соответствии с пунктами 1–4 статьи 85, пунктами 1–3 статьи 86 и статьёй 109 Трудового кодекса Республики Казахстан: 1. Для привлечения работников, работающих по графику сменности или вахтовым методом … письменное согласие работников и акт работодателя не требуются.
-
Ответ:
Работник может одновременно исполнять обязанности по своей основной должности, а также совмещать две дополнительные должности, например: вакантную и временно замещать руководителя отдела на период его отпуска. Такое совмещение допустимо, если работник исполняет все возложенные обязанности качественно и в полном объёме.
-
Ответ:
В соответствии пункт 6 статьи 167 ГК РК: «Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, и скрепляется печатью этой организации, если данное лицо в соответствии с законодательством Республики Казахстан должно иметь печать».
-
Ответ:
В соответствии с подпунктом 3) пунктом 2 статьи 111 Трудового кодекса РК: «исполнения (замещения) обязанностей временно отсутствующего работника - выполнения работником наряду со своей основной работой, предусмотренной трудовым договором (должностной инструкцией), дополнительной работы как по другой, так и по такой же должности».