Какие документы отдел кадров должен предоставлять бухгалтеру по заработной плате в процессе рабочей деятельности? Обязательно ли предоставлять все копии приказов бухгалтеру, если данные и так внесены в 1С ЗУП и кадровые документы хранятся в личных делах, в отдельных регистрах?
Вопрос:
Какие документы отдел кадров должен предоставлять бухгалтеру по заработной плате в процессе рабочей деятельности? Обязательно ли предоставлять все копии приказов бухгалтеру, если данные и так внесены в 1С ЗУП и кадровые документы хранятся в личных делах, в отдельных регистрах?
Ответ:
В трудовом законодательстве Республики Казахстан не предусмотрено как именно должен производится обмен кадровыми документами между отделом кадров и бухгалтерией.
При этом, процесс обмена документами между отделом кадров и бухгалтерией, должен быть организован таким образом, чтобы обеспечить точность и своевременность начисления заработной платы, а также соответствие требованиям законодательства.
Ниже приведены основные аспекты, которые следует учитывать:
1. Документы, которые обычно составляет отдел кадров, данные из которых нужны бухгалтеру по заработной плате:
1) Приказы о приеме на работу (с указанием должности, оклада, даты начала работы);
2) Приказы об увольнении;
3) Приказы о переводе на другую должность или изменение оклада;
4) Приказы о предоставлении отпуска (ежегодного, учебного, без сохранения заработной платы и т.д.);
5) Приказы о командировках;
6) Приказы о поощрениях или дисциплинарных взысканиях, если они влияют на заработную плату;
7) Табель учета рабочего времени;
8) Дополнительные соглашения к трудовым договорам (если вносятся изменения в условия труда (оклад, режим работы и т.д.))
2. Обязательно ли предоставлять все копии приказов и иных кадровых документов бухгалтеру, если данные внесены в 1С ЗУП?
Если данные из приказов уже внесены в систему 1С ЗУП или приказы формируются непосредственно из 1С ЗУП, и бухгалтерия имеет доступ к этой системе, то предоставление бумажных копий приказов может быть не обязательным. Т.к. актуальные и достоверные данные доступны бухгалтеру. Важно внутренним документом утвердить кто из работников вносит данные, и кто ответственный за достоверность и своевременность внесения данных в 1С ЗУП. Т.к. бухгалтерия должна быть уверена, что все сведения внесены в систему своевременно и корректно.
Юридическая значимость: в случае проверок или спорных ситуаций, бухгалтерия должна иметь возможность подтвердить основания для начисления заработной платы и иных выплат. Поэтому бухгалтер должен иметь доступ к бумажным документам.
3. Процесс обмена документооборота между кадрами и бухгалтерией. В организации должен быть разработан внутренний документ, который определяет порядок и сроки передачи данных и документов между отделами. Например: кадровик вносит своевременно, в установленные сроки данные в 1С ЗУП и уведомляет бухгалтерию о внесенных изменениях. Бухгалтерия проверяет данные и только в случае крайней необходимости запрашивает дополнительно копии документов.
Если в организации используется электронный документооборот, то все приказы и другие документы могут вестись и храниться в электронном виде. Бухгалтерия будет всегда иметь доступ к кадровым документам.
4. В соответствии с законодательством РК, кадровые журналы учета могут вестись в электронном виде при наличии соответствующих информационных систем.
Исходя из вышеизложенного следует:
1. Большинство данных может вестись в электронном виде, особенно если используется система 1С ЗУП, обязанности, предусмотренной законодательством предоставлять в бухгалтерию копии кадровых документов нет.
2. Бизнес-процесс, предусматривающий передачу из отдела кадров в бухгалтерию копий кадровых документов при наличии 1С ЗУП с корректными и актуальными данными, будет расходовать ресурсы и приводить к дублированию действий и информации.
3. В организации должен быть разработан внутренний документ, который будет регламентировать порядок обмена информацией между отделами. В нем должны быть указаны:
1) Перечень и способ предоставления документов/данных/сведений от отдела кадров к бухгалтерии;
2) Сроки предоставления документов/данных/сведений;
3) Ответственные лица за внесение данных в 1С ЗУП;
4) Порядок хранения документов (в электронном и бумажном виде).
Заключение:
Основная цель документооборота между отделом кадров и бухгалтерией — обеспечить точность и своевременность начисления заработной платы, а также соответствие требованиям законодательства, при этом минимизировать трудозатраты, использование ресурсов и исключить нецелесообразное дублирование документов. Использование электронных систем, таких как 1С ЗУП, значительно упрощает процесс, но требует четкой организации и контроля.
Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.
-
Ответ:
Согласно ст. 115 ТК РК, удержания из заработной платы работника производятся по решению суда, а также в случаях, предусмотренных законами Республики Казахстан и настоящей статьей Кодекса.
-
Ответ:
В действующем трудовом кодексе РК не содержится нормы, предусматривающей требование наличия штатного расписания, и работодатель самостоятельно регулирует численность работников компании в пределах установленного фонда оплаты труда.
-
Ответ:
Согласно п. 3 ст. 10 Закона РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», руководитель юридического лица или лицо, его замещающее, вправе наделять полномочиями работника данного юридического лица или назначенного им лица на подписание электронного документа.
-
Ответ:
При ведении трудовых книжек следует руководствоваться Приказом Министра здравоохранения и социального развития РК «Об утверждении формы, Правил ведения и хранения трудовых книжек».
-
Ответ:
Согласно ст. 48 Трудового кодекса РК, в случаях, предусмотренных законами Республики Казахстан, работодатель обязан отстранить работника от работы на основании актов соответствующих уполномоченных государственных органов.
-
Ответ:
Согласно ст. 133 Трудового кодекса РК, 1. Работодатель обязан за счет своих средств выплачивать работникам социальное пособие по временной нетрудоспособности.
-
Ответ:
В соответствии с положениями статьи 93 и пункта 1 статьи 95 Закона Республики Казахстан «Об исполнительном производстве и статусе судебных исполнителей» (далее - Закон), взыскание на заработную плату или иной доход должника может быть обращено в случае, если исполнительный документ о взыскании периодических платежей,
-
Ответ:
Прежде всего, директор ТОО является таким же наемным работником, как и все остальные сотрудники организации. Это означает, что трудовой договор с ним заключается и расторгается по всем правилам, предусмотренным ТК РК.
-
Ответ:
Работодатель не может просто оставить замещающую сотрудницу, игнорируя статус основной работницы. Необходимо юридически определить статус последней.
-
Ответ:
Согласно ст. 38 Трудового кодекса РК, переводом работника на другую работу является:
1) изменение работы (трудовой функции) работника, то есть выполнение работы по другой должности, специальности, профессии, квалификации;