Какие существуют особенности в оформлении внутренних документов организации?
Вопрос:
Какие существуют особенности в оформлении внутренних документов организации?
Ответ:
Порядок оформления и составления приказов регламентируется Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях (далее по тексту – Правила). Согласно п.46 Правил, приказами оформляются решения правового характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности организации.
Реквизитами приказа являются:
1) изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания);
2) официальное наименование организации;
3) наименование вида документа;
4) дата приказа;
5) регистрационный номер приказа;
6) место издания приказа;
7) заголовок к тексту;
8) текст;
9) подпись;
10) отметка о согласовании приказа;
11) оттиск печати организации.
Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений руководителя организации, его заместителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба в соответствии с трудовым законодательством Республики Казахстан.
Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и его непосредственными и курирующими руководителями, а также руководителями структурных подразделений, которым в проекте приказа предусматриваются задания и поручения, компетенцию которых затрагивают вопросы, указанные в проекте.
Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он дорабатывается и проходит повторное согласование.
Приказы государственных органов разрабатываются и принимаются на казахском языке, при необходимости, их разработка может вестись на русском языке с обеспечением, по возможности, перевода на другие языки. Листы приказов и приложений к ним нумеруются сквозной нумерацией в верхней части каждого листа по середине.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, личному составу регистрируются отдельно в соответствующих журналах (базах данных). К порядковому номеру приказа по личному составу через дефис добавляются литеры «л/с» или «к».
Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяются печатью с указанием даты заверения и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок. При ссылке на нормативный правовой акт, зарегистрированный в органах юстиции, дополнительно указывается номер, под которым он зарегистрирован в реестре государственной регистрации нормативных правовых актов.
Преамбула в проектах приказов завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое пишется прописными буквами, полужирным шрифтом. Не допускается его перенос на другую строку.
Распорядительная часть содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При необходимости распорядительная часть делится на пункты, подпункты и абзацы.
Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа, указываются в последнем пункте распорядительной части.
Ознакомление работников с приказами по кадровым вопросам удостоверяется подписью, фамилией и инициалами работников, проставляемыми ниже реквизита «отметка о согласовании документа» или на оборотной стороне приказа.
В случае, если приказ дополняется приложением, то вносится текст о дополнении приказа приложением. При ссылке на приложения указываются номера приложений, присваиваемые в порядке упоминания приложений в тексте акта, за исключением случаев, когда к приказу имеется одно приложение. Ссылка на приложение должна соответствовать названию самого приложения. Реквизит «отметка о наличии приложения к документу» после текста приказа самостоятельно не оформляется.
Если приказ оформляется на бланке организации, в реквизите «подпись» не указывается полное наименование должности лица, подписывающего документ.
В совместных приказах указываются полное наименование должностей, фамилия и инициалы совместно подписывающих лиц.
Тест внутренних документов (приказов) пишется на компьютере размером № 14 шрифта Times New Roman (Таймс Нью Роман) или Arial через один межстрочный интервал. В отдельных случаях, а также при оформлении таблиц, приложений, отметки об исполнителе, примечаний допускается изменение размеров шрифта и межстрочного интервала.
При оформлении документа на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера проставляются арабскими цифрами в середине верхнего поля листа без знаков препинания (п.30 Правил).
2. Если внутренний документ оформляется на фирменном бланке, то нет необходимости ставить на нем оттиск печати. Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяются печатью с указанием даты заверения. Но, согласно Гражданскому Кодексу РК, частный бизнес (т.е. бизнес, работающий за счёт своих частных (личных, не государственных) средств) может не иметь печать, не смотря на то, что в некоторых пунктах Правил, указано, что печать является обязательным реквизитом некоторых документов. Вместе с тем, вопрос проставления печати организации в приказах по личному составу Трудового кодексом РК не регламентируется. Поэтому, во избежание недоразумений и двоякого толкования, можно рекомендовать ставить печати на внутренних приказах организации, если они напечатаны не на фирменном бланке.
Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.
-
Ответ:
В соответствии с п. 1 ст. 124 Трудового кодекса РК, Работодатель освобождает работников от выполнения трудовых обязанностей на время привлечения их к государственным или общественным обязанностям в случаях, предусмотренных законами Республики Казахстан, с сохранением за ними места работы (должности).
-
Ответ:
В соответствии с пп. 15 п. 2 ст. 23 ТК РК, работодатель обязан застраховать работника от несчастных случаев при исполнении им трудовых обязанностей.
-
Ответ:
Согласно пп. 36) ст. 1 Трудового Кодекса РК трудовой договор - письменное соглашение между работником и работодателем, в соответствии с которым работник обязуется лично выполнять определенную работу (трудовую функцию), соблюдать трудовой распорядок, а работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции,
-
Ответ:
В девяти областях объявлен режим ЧС местного масштаба (Абайской, Акмолинской, Актюбинской, Атырауской, Западно-Казахстанской, Карагандинской, Костанайской, Павлодарской, Улытауской).
-
Ответ:
Согласно ответу Министра труда и социальной защиты населения РК Дуйсеновой Т.Б.: «Условия труда – это условия оплаты, нормирования труда, выполнения трудовых обязанностей, режима рабочего времени и времени отдыха, порядок совмещения профессий (должностей), расширения зон обслуживания, выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, безопасности и охраны труда, технические, производственно-бытовые условия, а также иные по согласованию сторон условия труда.
-
Ответ:
Когда учредитель ведет свою деятельность ( бизнес ) и назначает себя исполнительным органом ТОО, директором в одном лице, зарплата ему должна начисляться.
Директор без зарплаты быть не может – этого требуют положения ст. 140 ТК РК.
В соответствии с Трудовым кодексом, директор предприятия — такой же работник, как и все остальные.
-
Ответ:
По заявлению работника вы можете оформить гардеробщику отпуск без сохранения заработной платы (ст. 97 ТК РК). Но сотрудник имеет право отказаться уйти в неоплачиваемый отпуск. Необходимость в работе гардеробщика возникает на определенный сезон. Поэтому стоит с гардеробщиками заключать срочный трудовой договор.
-
Ответ:
П. 1.6 Ст. 167 «Гражданского кодекса» РК (ГК РК) установлено: «Доверенностью признается письменное уполномочие одного лица (доверителя) для представительства от его имени, выдаваемое им другому лицу (поверенному).
-
Ответ:
Рекомендуем сначала заключить Трудовой договор, а при необходимости изменения графика работы или заработной платы, составить дополнительное соглашение к данному договору.
-
Ответ:
Согласно ст. 140 Трудового кодекса РК, Заключение и прекращение трудового договора, порядок и условия оплаты труда, привлечение к материальной и дисциплинарной ответственности, отстранение от работы руководителя исполнительного органа, членов коллегиального исполнительного органа юридического лица,