Какие существуют особенности в оформлении внутренних документов организации?
Вопрос:
Какие существуют особенности в оформлении внутренних документов организации?
Ответ:
Порядок оформления и составления приказов регламентируется Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях (далее по тексту – Правила). Согласно п.46 Правил, приказами оформляются решения правового характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности организации.
Реквизитами приказа являются:
1) изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания);
2) официальное наименование организации;
3) наименование вида документа;
4) дата приказа;
5) регистрационный номер приказа;
6) место издания приказа;
7) заголовок к тексту;
8) текст;
9) подпись;
10) отметка о согласовании приказа;
11) оттиск печати организации.
Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений руководителя организации, его заместителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба в соответствии с трудовым законодательством Республики Казахстан.
Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и его непосредственными и курирующими руководителями, а также руководителями структурных подразделений, которым в проекте приказа предусматриваются задания и поручения, компетенцию которых затрагивают вопросы, указанные в проекте.
Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он дорабатывается и проходит повторное согласование.
Приказы государственных органов разрабатываются и принимаются на казахском языке, при необходимости, их разработка может вестись на русском языке с обеспечением, по возможности, перевода на другие языки. Листы приказов и приложений к ним нумеруются сквозной нумерацией в верхней части каждого листа по середине.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, личному составу регистрируются отдельно в соответствующих журналах (базах данных). К порядковому номеру приказа по личному составу через дефис добавляются литеры «л/с» или «к».
Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяются печатью с указанием даты заверения и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок. При ссылке на нормативный правовой акт, зарегистрированный в органах юстиции, дополнительно указывается номер, под которым он зарегистрирован в реестре государственной регистрации нормативных правовых актов.
Преамбула в проектах приказов завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое пишется прописными буквами, полужирным шрифтом. Не допускается его перенос на другую строку.
Распорядительная часть содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При необходимости распорядительная часть делится на пункты, подпункты и абзацы.
Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа, указываются в последнем пункте распорядительной части.
Ознакомление работников с приказами по кадровым вопросам удостоверяется подписью, фамилией и инициалами работников, проставляемыми ниже реквизита «отметка о согласовании документа» или на оборотной стороне приказа.
В случае, если приказ дополняется приложением, то вносится текст о дополнении приказа приложением. При ссылке на приложения указываются номера приложений, присваиваемые в порядке упоминания приложений в тексте акта, за исключением случаев, когда к приказу имеется одно приложение. Ссылка на приложение должна соответствовать названию самого приложения. Реквизит «отметка о наличии приложения к документу» после текста приказа самостоятельно не оформляется.
Если приказ оформляется на бланке организации, в реквизите «подпись» не указывается полное наименование должности лица, подписывающего документ.
В совместных приказах указываются полное наименование должностей, фамилия и инициалы совместно подписывающих лиц.
Тест внутренних документов (приказов) пишется на компьютере размером № 14 шрифта Times New Roman (Таймс Нью Роман) или Arial через один межстрочный интервал. В отдельных случаях, а также при оформлении таблиц, приложений, отметки об исполнителе, примечаний допускается изменение размеров шрифта и межстрочного интервала.
При оформлении документа на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера проставляются арабскими цифрами в середине верхнего поля листа без знаков препинания (п.30 Правил).
2. Если внутренний документ оформляется на фирменном бланке, то нет необходимости ставить на нем оттиск печати. Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяются печатью с указанием даты заверения. Но, согласно Гражданскому Кодексу РК, частный бизнес (т.е. бизнес, работающий за счёт своих частных (личных, не государственных) средств) может не иметь печать, не смотря на то, что в некоторых пунктах Правил, указано, что печать является обязательным реквизитом некоторых документов. Вместе с тем, вопрос проставления печати организации в приказах по личному составу Трудового кодексом РК не регламентируется. Поэтому, во избежание недоразумений и двоякого толкования, можно рекомендовать ставить печати на внутренних приказах организации, если они напечатаны не на фирменном бланке.
Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.
-
Ответ:
В трудовом законодательстве Республики Казахстан понятия «декретная ставка» не существует. Трудовой кодекс Республики Казахстан (далее – ТК РК), а также иные нормативные правовые акты, регулирующие трудовые отношения, не содержат термина «декретная ставка» и не предусматривают возможность перевода или замещения работников по такому основанию.
-
Ответ:
В соответствии с п. 17 статьи 180 ТК РК, работодатель обязан:
проводить за счет собственных средств обязательные, периодические (в течение трудовой деятельности) медицинские осмотры и предсменное медицинское освидетельствование работников в случаях, предусмотренных соглашением, коллективным договором, законодательством Республики Казахстан, а также при переводе на другую работу с изменениями условий труда либо появлении признаков профессионального заболевания.
-
Ответ:
Если с работником заключен договор на время выполнения определенной работы и установлен вахтовый график, то период межвахтового отдыха является временем, когда работник должен быть освобожден от исполнения трудовых обязанностей.
-
Ответ:
В законодательстве нет прямого требования указывать в трудовом договоре точные суммы или формулы расчета премий и сверхурочных. Однако в соответствии со ст. 28 Трудового кодекса РК (далее – ТК РК) в трудовом договоре обязательно должны быть предусмотрены условия оплаты труда, включая размер должностного оклада, доплаты, надбавки, поощрительные выплаты, а также порядок и сроки их выплаты.
-
Ответ:
В действующем Трудовом кодексе Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года № 414-V не установлено ограничений на применение испытательного срока для указанных категорий работников, за исключением сезонных и временных работников.
-
Ответ:
Если работник ежемесячно предоставляет листы временной нетрудоспособности и берет отпуск без сохранения заработной платы, работодатель должен действовать строго в соответствии с требованиями Трудового кодекса Республики Казахстан (далее – ТК РК), не нарушая права работника.
-
Ответ:
На сегодняшний день действующим законодательством Республики Казахстан не установлена прямая административная ответственность (штраф) за несвоевременное внесение сведений о трудовых договорах и дополнительных соглашениях в Единую систему учета трудовых договоров (далее – ЕСУТД).
-
Ответ:
Это возможно, но только при соблюдении определённых условий. Совмещение должностей допускается ст. 111 Трудового кодекса РК при наличии письменного согласия работника и оформлении дополнительного соглашения к трудовому договору.
-
Ответ:
Если служебная записка на премирование датирована 30.09.2025, то решение о премировании было принято по итогам сентября, то есть в пределах соответствующего отчётного периода. Приказ от 01.10.2025 г. лишь формализует принятое решение, и это абсолютно допустимо.
-
Ответ:
Согласно п.3) ст.80 Трудового кодекса (далее – ТК РК) межвахтовый отдых приравнивается к выходному дню и привлечь в этот период работника к работе можно только с его письменного согласия и при издании приказа работодателя.