Каков порядок оформления и срок действия номенклатуры дел?

Каков порядок оформления и срок действия номенклатуры дел?

02.08.2019 07:01
6013

Вопрос:

Каков порядок оформления и срок действия номенклатуры дел?

Ответ:

Номенклатура дел организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве организации в определенном календарном году. Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации. 

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться уставом или положениями организации, штатным расписанием, планами и отчетами о работе организации, типовыми и примерными номенклатурами дел, типовым и ведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения.

Непосредственно при составлении номенклатуры дел, следует руководствоваться Методическими рекомендациями по разработке номенклатуры дела негосударственной организации (Приказ Заместителя Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 21 августа 2001 года № 48). В этом документе довольно подробно описана процедура составления номенклатуры.

Порядок оформления номенклатуры дел описывается в параграфе 10 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях (Постановление Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703).  Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

В номенклатуре обязательно следует указывать сроки хранения документов. Для этого нужно обратиться к Перечню типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения (Приказ и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 18 ноября 2017 года № 15997).

Т.е. по сути, номенклатура – это систематизированный (в соответствии с организационной структурой Компании) перечень всех документов, образующихся в организации с указанием сроков хранения.  Наименование видов документов, сроки хранения, порядок их оформления берутся из вышеуказанных законодательных актов.  Номенклатура дел организации подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления (службой отвечающей за делопроизводство в организации), согласовывается с экспертной комиссией организации (ЭК), экспертной проверочной комиссией государственного архива (местного исполнительного органа) (ЭПК), в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем организации. Согласовывается номенклатура дел с государственным архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет, если не было концептуальных изменений в функциях и структуре организации.

Организации, не являющиеся источниками пополнения Национального архивного фонда, не представляют номенклатуры дел на согласование ЭПК.

Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

Вам также может быть интересно: