Как вести правильно вести кадровый документооборот в ТОО?
Вопрос:
Как вести правильно вести кадровый документооборот в ТОО?
Ответ:
ТОО, при наличии сотрудников, обязано вести кадровый учет. К процедурам кадрового учета относятся:
- прием на работу;
- перевод на другие рабочие места;
- предоставление различного вида отпусков;
- направление работников в командировку, при необходимости;
- оформление материальной ответственности;
- оформление дисциплинарных взысканий;
- ведение кадровой документации;
- увольнение работников;
- сбор, обработка и хранение персональных данных;
- ведение воинского учета;
- обеспечение архивного хранения документов;
- обеспечение безопасности и охраны труда;
- внесение сведений в Единую систему учета трудовых договоров (ЕСУТД).
Последовательность, необходимых для организации кадрового учета, действий:
1. Изучить нормативно-правовую базу. При ведении делопроизводства, в том числе и кадрового, нужно руководствоваться:
1) Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях
2) Трудовым кодексом Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года № 414-V
3) Законом Республики Казахстан «О персональных данных и их защите» от 21 мая 2013 года N 94-V
4) Законом Республики Казахстан «О языках в Республике Казахстан» от 11 июля 1997 года № 151-I.
2. Определить штатную численность и фонд оплаты труда, режим рабочего времени, трудовой распорядок и дополнительные условия.
3. Далее разрабатывается и утверждается штатное расписание.
4. Назначается лицо, ответственное за ведение кадрового делопроизводства.
5. Разрабатываются и утверждаются правила внутреннего трудового распорядка.
6. Разрабатывается и утверждается положение о сборе, обработке, хранении и передаче
персональных данных.
7. Разрабатывается и утверждается форма согласия на сбор, обработку, хранение и передачу персональных данных.
8. Разрабатываются и утверждаются должностные инструкции.
9. Разрабатывается форма трудового договора, который будет заключаться со всеми сотрудниками.
10. Заводятся регистрационно-контрольные формы: журнал регистрации приказов по личному составу; журнал регистрации трудовых договоров; журнал регистрации личных дел.
11. Сотрудники предоставляют документы, необходимые для оформления приема на работу и заключения трудового договора.
12. Сотрудники знакомятся с положением о сборе, обработке, хранении и передаче персональных данных и пишут согласие на сбор, обработку, хранение и передачу персональных данных.
13. С сотрудниками на основании заявления на прием и предоставленных документов заключаются трудовые договоры.
14. На основании заявление на прием и заключенных трудовых договоров издаются приказы о приеме на работу.
15. При необходимости с определенными сотрудниками заключается договор о материальной ответственности, договор о неконкуренции и соглашение о неразглашении конфиденциальной информации.
16. Сотрудники под подпись ознакамливаются со своими должностными инструкциями и иными нормативными документами компании.
17. Формируются личные дела работников в бумажном или электронном виде (в ЕСУТД).
19. Трудовые договоры, приказы и личные дела регистрируются в соответствующих журналах.
20. Производится обязательная регистрация трудовых договоров в ЕСУТД на портале (электронная биржа труда) www.enbek.kz.
21. Ежедневно ответственным лицом ведется табель учета рабочего времени сотрудников.
Так же работодатель должен вести документы по безопасности и охране труда.
Обязательные кадровые документы
|
Наименование документа |
Нормативная база |
|
1 |
2 |
|
Организационная структура |
Ст.11 Трудового Кодекса Республики Казахстан (далее по тексту - ТК РК) |
|
Штатное расписание |
Рекомендательный характер |
|
Трудовой договор |
ст. 33 ТК РК |
|
Дополнительные соглашения к трудовому договору |
ст. 33 ТК РК, в случае если менялись условия труда, должность, оклад, реквизиты сторон (например, если сотрудник поменял удостоверение личности) и пр. |
|
Коллективный договор |
ст. 33 ТК РК, в случае если работодатель или работник выступили с предложением его заключить. |
|
Журнал регистрации трудовых договоров |
ст. 28 ТК РК, (Дата заключения и номер) |
|
Договор о полной материальной ответственности |
Глава 10 ТК РК |
|
Согласие работника на сбор и обработку персональных данных |
ст. 8 Закона Республики Казахстан от 21 мая 2013 года 94-V «О персональных данных и их защите» |
|
Положение о сборе, обработке и хранении персональных данных сотрудников |
Ст. 8 Закона Республики Казахстан от 21 мая 2013 года 94-V «О персональных данных и их защите» |
|
Личная карточка форма № Т-2 |
п. 65 приказа Министра обороны Республики Казахстан от 24 января 2017 года № 28 «Об утверждении Правил воинского учета военнообязанных и призывников» заполняется если в организации есть военнообязанные и/или призывники. |
|
Положение об оплате и стимулировании труда работников |
ст. 107 ТК РК |
|
Соглашение о соблюдении режима сохранения коммерческой тайны и конфиденциальности |
1. ст. 9, 126, 1017-1019 Глава 55 Гражданского кодекса РК 2. Ст. 28 Предпринимательского кодекса РК 3. Ст. 185, статья 240 Кодекса РК «Об административных правонарушениях» 4. Ст. 223 Уголовного Кодекса РК |
|
Приказы по основной деятельности, личному составу |
п. 44 Типовых правил документирования (приказы на прием, увольнение, перевод и пр._ |
|
Журналы регистрации приказов |
п. 44 Типовых правил документирования |
|
График отпусков |
ст. 79 ТК РК |
|
Трудовая книжка |
ст. 35 ТК РК, ведется при наличии |
|
Графики работ |
ст. 73 ТК РК; ст. 135 ТК РК, при необходимости |
|
Должностные инструкции |
ст. 101 ТК РК |
|
Личные дела работников |
ст. 12 Закона Республики Казахстан от 21 мая 2013 года 94-V «О персональных данных и их защите» |
|
Журнал регистрации личных дел |
Параграф 11 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях |
|
Соглашение о работе согласительной комиссии |
Глава 15 ТК РК |
Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения утвержден приказом исполняющего обязанности Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263«Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения»
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Директор должен действовать согласно Устава компании , в котором четко должно быть прописано о полномочиях и правах исполнительного органа юридического лица. Директор вправе уполномочить другое лицо на подписание документов компании на основании соответствующей доверенности с правом осуществления от его имени каких-либо юридических действий во всех государственных (в том числе в судебных, налоговых и правоохранительных) органах,
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
При проведении проверки проверяющий может запросить следующие документы:
- Штатное расписание;
- Коллективный договор;
- Правила трудового распорядка;
- Положения об оплате труда, командировании и др.;
- График трудовых отпусков;
-
Ответ:
В соответствии с п. 1 ст. 94 Трудового кодекса РК, оплачиваемый ежегодный трудовой отпуск переносится полностью или в его части в случае временной нетрудоспособности работника.
-
Ответ:
Вопрос регулирует статья 111 Трудового Кодекса РК, а именно:
1. Работникам, выполняющим в одной и той же организации наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительную работу по другой или такой же должности либо обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы, производится доплата.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
В соответствии с пунктами 1 и 2 статьи 7 в Республике Казахстан государственным языком является казахский язык, в государственных организациях и органах местного самоуправления наравне с казахским официально употребляется русский язык.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Согласно п. 1 ст. 46 Трудового Кодекса, изменение условий труда работника допускается в связи с изменениями в организации производства, связанными с реорганизацией или изменением экономических, технологических условий, условий организации труда и (или) сокращением объема работ у работодателя.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Некоммерческие организации (Ассоциации, объединения и Союзы) являются юридическим лицом. И как каждое юридическое лицо несут свои обязанности по исполнению законодательства: трудового, налогового, иных законов, регулирующих их деятельность.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Приказы бывают по основной деятельности, личному составу.
Приказ по личному составу – это обязательный документ в сфере трудовых правоотношений.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Согласно параграфа 3 Приказа Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 236 «Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях»,