Как вести правильно вести кадровый документооборот в ТОО?
Категории вопросов:

Как вести правильно вести кадровый документооборот в ТОО?

Автор:
Куур Олеся
25.12.2023 10:30
579

Вопрос:

Как вести правильно вести кадровый документооборот в ТОО?

Ответ:

ТОО, при наличии сотрудников, обязано вести кадровый учет. К процедурам кадрового учета относятся:

  1. прием на работу;
  2. перевод на другие рабочие места;
  3. предоставление различного вида отпусков;
  1. направление работников в командировку, при необходимости;
  2. оформление материальной ответственности;
  3. оформление дисциплинарных взысканий;
  4. ведение кадровой документации;
  5. увольнение работников;
  6. сбор, обработка и хранение персональных данных;
  7. ведение воинского учета;
  8. обеспечение архивного хранения документов;
  9. обеспечение безопасности и охраны труда;
  10. внесение сведений в Единую систему учета трудовых договоров (ЕСУТД). 

Последовательность, необходимых для организации кадрового учета, действий:

1. Изучить нормативно-правовую базу. При ведении делопроизводства, в том числе и кадрового, нужно руководствоваться:

1) Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях

2) Трудовым кодексом Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года № 414-V

3) Законом Республики Казахстан «О персональных данных и их защите» от 21 мая 2013 года N 94-V

4) Законом Республики Казахстан «О языках в Республике Казахстан» от 11 июля 1997 года № 151-I.

2. Определить штатную численность и фонд оплаты труда, режим рабочего времени, трудовой распорядок и дополнительные условия.

3. Далее разрабатывается и утверждается штатное расписание.

4. Назначается лицо, ответственное за ведение кадрового делопроизводства.

5. Разрабатываются и утверждаются правила внутреннего трудового распорядка.

6. Разрабатывается и утверждается положение о сборе, обработке, хранении и передаче

 персональных данных.

7. Разрабатывается и утверждается форма согласия на сбор, обработку, хранение и передачу персональных данных.

8. Разрабатываются и утверждаются должностные инструкции.

9. Разрабатывается форма трудового договора, который будет заключаться со всеми сотрудниками.

10. Заводятся регистрационно-контрольные формы: журнал регистрации приказов по личному составу; журнал регистрации трудовых договоров; журнал регистрации личных дел.

11. Сотрудники предоставляют документы, необходимые для оформления приема на работу и заключения трудового договора.

12. Сотрудники знакомятся с положением о сборе, обработке, хранении и передаче персональных данных и пишут согласие на сбор, обработку, хранение и передачу персональных данных.

13. С сотрудниками на основании заявления на прием и предоставленных документов заключаются трудовые договоры.

14. На основании заявление на прием и заключенных трудовых договоров издаются приказы о приеме на работу.

15. При необходимости с определенными сотрудниками заключается договор о материальной ответственности, договор о неконкуренции и соглашение о неразглашении конфиденциальной информации.

16. Сотрудники под подпись ознакамливаются со своими должностными инструкциями и иными нормативными документами компании.

17. Формируются личные дела работников в бумажном или электронном виде (в ЕСУТД).

19. Трудовые договоры, приказы и личные дела регистрируются в соответствующих журналах.

20. Производится обязательная регистрация трудовых договоров в ЕСУТД на портале (электронная биржа труда) www.enbek.kz.

21. Ежедневно ответственным лицом ведется табель учета рабочего времени сотрудников.

          Так же работодатель должен вести документы по безопасности и охране труда.

Обязательные кадровые документы

Наименование документа

Нормативная база

1

2

Организационная структура

Ст.11 Трудового Кодекса Республики Казахстан (далее по тексту - ТК РК)

Штатное расписание

Рекомендательный характер

Трудовой договор

ст. 33 ТК РК

Дополнительные соглашения к трудовому договору

ст. 33 ТК РК, в случае если менялись условия труда, должность, оклад, реквизиты сторон (например, если сотрудник поменял удостоверение личности) и пр.

Коллективный договор

ст. 33 ТК РК, в случае если работодатель или работник выступили с предложением его заключить.

Журнал регистрации трудовых договоров

ст. 28 ТК РК, (Дата заключения и номер)

Договор о полной материальной ответственности

Глава 10 ТК РК

Согласие работника на сбор и обработку персональных данных

ст. 8 Закона Республики Казахстан от 21 мая 2013 года 94-V «О персональных данных и их защите»

Положение о сборе, обработке и хранении персональных данных сотрудников

Ст. 8 Закона Республики Казахстан от 21 мая 2013 года 94-V «О персональных данных и их защите»

Личная карточка форма № Т-2

п. 65 приказа Министра обороны Республики Казахстан от 24 января 2017 года № 28 «Об утверждении Правил воинского учета военнообязанных и призывников» заполняется если в организации есть военнообязанные и/или призывники.

Положение об оплате и стимулировании труда работников

ст. 107 ТК РК

Соглашение о соблюдении режима сохранения коммерческой тайны и конфиденциальности

1. ст. 9, 126, 1017-1019 Глава 55 Гражданского кодекса РК

2. Ст. 28 Предпринимательского кодекса РК

3. Ст. 185, статья 240 Кодекса РК «Об административных правонарушениях»

4. Ст. 223 Уголовного Кодекса РК

Приказы по основной деятельности, личному составу

п. 44 Типовых правил документирования (приказы на прием, увольнение, перевод и пр._

Журналы регистрации приказов

п. 44 Типовых правил документирования

График отпусков

ст. 79 ТК РК

Трудовая книжка

ст. 35 ТК РК, ведется при наличии

Графики работ

ст.  73 ТК РК; ст. 135 ТК РК, при необходимости

Должностные инструкции

ст. 101 ТК РК

Личные дела работников

ст. 12 Закона Республики Казахстан от 21 мая 2013 года 94-V «О персональных данных и их защите»

Журнал регистрации личных дел

Параграф 11 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях

Соглашение о работе согласительной комиссии

Глава 15 ТК РК

Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

Вам также может быть интересно: