Какие документы должны быть в личном деле сотрудника частного ТОО, отсутствие которых подлежит штрафу при проверке и аудите?
Категории вопросов:

Какие документы должны быть в личном деле сотрудника частного ТОО, отсутствие которых подлежит штрафу при проверке и аудите?

Автор:
Куур Олеся
19.12.2023 09:16
369

Вопрос:

Какие документы должны быть в личном деле сотрудника частного ТОО, отсутствие которых подлежит штрафу при проверке и аудите?

Ответ:

Состав личного дела (перечень документов, которые должны в нем храниться) законодательством Республики Казахстан не установлен.  Порядок ведения личных дел сотрудников коммерческих (не государственных) организаций, не предусмотрен законодательством Республики Казахстан.

Соответственно, перечень документов, которые должны храниться в личном деле сотрудника, должен быть определен внутренним документом организации, утвержденным работодателем. Таким документом может быть, например, Инструкция по кадровому делопроизводству. Так же личные дела работников можно формировать в электронном виде посредством Единой системы учета трудовых договоров (ЕСУТД) на сайте www.enbek.kz.

Если личные дела сотрудников ведутся в бумажном виде, то они формируются из документов, характеризующих правовую, трудовую и служебную деятельность работников. Личное дело работника заводится при приеме на работу и дополняется в процессе трудовой деятельности.

Пример состава личного дела:

1) внутренняя опись документов личного дела;

2) согласие на сбор и обработку персональных данных;

3) личный листок по учету кадров с фотографией (анкета) – заполняется работником;

4) дополнение к личному листку по учету кадров (если были изменения в персональных данных работника) – заполняется работником кадровой службы;

5) копии удостоверения личности или паспорта (свидетельства о рождении для лиц, не достигших шестнадцатилетнего возраста), удостоверения кандасы, вида на жительство или удостоверения лица без гражданства (для иностранцев и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Казахстан) либо копия удостоверения беженца; копия удостоверения кандасы;

6) копии документа об образовании;

7) копии документов, подтверждающих трудовую деятельность;

8) резюме;

9) трудовой договор (может формироваться в отдельное дело);

11) дополнительные соглашения к трудовому договору (могут формироваться в отдельное дело);

12) автобиография (при необходимости);

13) выписки из приказов или копии приказов по личному составу;

14) оригиналы заявлений работника к приказам по личному составу;

15) копии оснований к приказам по личному составу (например, копия свидетельства о рождении ребенка);

16) копии сертификатов о повышении квалификации;

17) документы по аттестации;

18) копии документов, подтверждающих отношение к воинской службе (военный билет, приписное удостоверение);

19) документ о прохождении предварительного медицинского освидетельствования.

В состав личного дела могут входит и другие документ, необходимые для заключения трудового договора, в соответствии с трудовым законодательством Республики Казахстан.

Если личные дела формируются в электронном виде, то их состав уже определен и ограничен. Работодатель может запросить и получить только те сведения, которые предусмотрены «Запросом личного дела физического лица из Государственных баз данных».

Кодексом Республики Казахстан «Об административных правонарушениях» от 5 июля 2014 года № 235-V ЗРК не предусмотрена прямая ответственность за неведение личных дел работников или отсутствие в них каких-либо документов.

Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

Вам также может быть интересно: