Какие кадровые документы можно подписывать электронно, а какие обязательно должны быть на бумаге? И обязательно ли заявления сотрудника должны быть написаны от руки?
Категории вопросов:

Какие кадровые документы можно подписывать электронно, а какие обязательно должны быть на бумаге? И обязательно ли заявления сотрудника должны быть написаны от руки?

Автор:
Абдрахманова Гайнеш
09.09.2022 09:41
1162

Вопрос:

Какие кадровые документы можно подписывать электронно, а какие обязательно должны быть на бумаге? И обязательно ли заявления сотрудника должны быть написаны от руки?

Ответ:

Личные дела сотрудников должны храниться на бумажных носителях. Если документы, хранящиеся в личном деле (трудовой договор, заявления, приказы и прочее) подписаны посредством ЭЦП, то допускается хранение на электронном носителе, подтверждающем подписание документа посредством ЭЦП. Письменные заявления работника могут быть составлены на машинописном устройстве и удостоверены личной подписью. 

В подпункте 7) статьи 1 Закона Республики Казахстан от 7 января 2003 года N 370 «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее – Закон об ЭД) дано определение электронной копии документа, согласно которому это документ, полностью воспроизводящий вид и информацию (данные) подлинного документа в электронно-цифровой форме, а согласно подпункту 12) статьи 1 Закона об ЭД электронный документ – это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи. 

Согласно статье 7 Закона об ЭД электронный документ, соответствующий требованиям настоящего Закона и удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе. 

В Перечне типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения, утвержденном приказом исполняющего обязанности Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263, в Разделе «7. Кадровое обеспечение. 7.2. Прием, перемещение и увольнение работников» (https://adilet.zan.kz/rus/docs/V1700015997)  предусмотрено хранение трудовых договоров, контрактов, личных дел на бумажных носителях и идентичным им электронных документах. 

Согласно подпункту 81) пункта 1 статьи 1 Трудового кодекса РК уведомление – это заявление работника или работодателя в письменной форме (на бумажном носителе или в форме электронного документа, удостоверенного посредством электронной цифровой подписи), представленное нарочно либо посредством курьерской почтовой связи, почтовой связи, факсимильной связи, электронной почты и иных информационно-коммуникационных технологий, или в электронном виде с обеспечением авторизации, идентификации работника или работодателя. Кроме того, в Трудовом кодексе РК неоднократно употребляется словосочетание «письменное заявление». Однако в трудовом законодательстве нигде нет указания на то, что заявление работника должно быть написано собственноручно. Решение вопроса о необходимости подачи работником письменного заявления, составленного собственноручно, может быть решено в акте работодателя о порядке ведения делопроизводства в организации.  

Таким образом, отвечая на Ваши вопросы, сообщаем: 

1) Законодательство РК допускает подписание электронного документа, в том числе по кадровым вопросы,  только посредством ЭЦП. 

2) Трудовые договоры, личные дела работников должны храниться на бумажных носителях и идентичным им электронных документах. 

3)  Требование о подачи письменных заявлений работником, составленных собственноручно, может быть отражено в акте работодателя о порядке ведения делопроизводства в организации.  

Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации. 

Вам также может быть интересно: