Какие правила, сроки и порядок сдачи кадровых документов в государственный архив?
Вопрос:
Какие правила, сроки и порядок сдачи кадровых документов в государственный архив?
Ответ:
В соответствии с подпунктом 16 пункта 2 статьи 23 Трудового кодекса РК, в обязанности работодателя входит обеспечение сохранности и сдача в государственный архив документов, подтверждающих трудовую деятельность работников, а также сведений об удержании и отчислении денег на их пенсионное обеспечение.
Документы по личному составу передаются в государственный архив только при ликвидации организации. Если организация действующая, указанная документация хранится в ведомственном архиве – архиве организации в соответствии с Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными постановление Правительства РК от 19 сентября 2018 года № 575.
Согласно Правилам документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденным постановлением Правительства РК от 31 октября 2018 года № 703 (далее – Правила), установлен порядок документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях.
Передача дел в архив организации осуществляется по описям дел, завершенных в делопроизводстве.
В соответствии с п.194 и 195 Правил, документы временного (до 10 лет включительно) хранения передаются в архив организации по номенклатуре дел.
Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
На основании п.204 Правил, в случае ликвидации организации в период проведения ликвидационных мероприятий документы по личному составу оформляются и передаются в соответствующий государственный архив.
Приказом и. о. Министра культуры и спорта РК от 29 сентября 2017 года № 263 утвержден Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения (с изменениями и дополнениями), которым нужно руководствоваться при формировании описи и номенклатуры дел.
Таким образом, в государственный архив документы сдаются только в случае ликвидации организации. При этом, сдавать документы в архив - обязанность работодателя.
В архиве организации хранится документация согласно номенклатуре дел. Например, надо хранить сведения о приеме и увольнении работника и его зарплате до исполнения работнику 75 лет.
В случае неправильной подготовки сопроводительной документации, носители с электронными документами и сопроводительная документация возвращаются в организацию на доработку.
Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.
-
Ответ:
1. Компания обязана обеспечить передачу завершенных в делопроизводстве документов на архивное хранение независимо от того, продолжает ли она свою деятельность и не планирует ли ликвидацию.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
В связи с изменениями Трудового кодекса РК в 2026 году работодателю не требуется автоматически заключать дополнительные соглашения со всеми работниками.
Необходимо разделить изменения на те, которые требуют внесения изменений в трудовые договоры, и те, которые реализуются посредством локальных актов работодателя и ознакомления работников.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Если действующее Положение о сборе, обработке и защите персональных данных не было приведено в соответствие с изменениями законодательства Республики Казахстан, вступившими в силу в 2026 году, рекомендуется внести в него соответствующие изменения.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
В рассматриваемой ситуации расчетная таблица KPI не может рассматриваться как самостоятельное основание для начисления и выплаты переменной части заработной платы.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
По нумерации кадровых приказов в ТОО применяются действующие Правила документирования, утверждённые Приказом Министра культуры и информации РК от 25.08.2023 № 236.
-
Ответ:
Вы не обязаны распечатывать документы только потому, что они кадровые так как законодательство РК допускает электронный документооборот и юридическую силу документов, подписанных ЭЦП. Но это не отменяет требований трудового и архивного законодательства к хранению таких документов.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
В соответствии с Трудовым кодексом Республики Казахстан обязательного требования о включении положений об оплате труда, правил внутреннего трудового распорядка, положения о премировании и иных локальных актов работодателя в качестве приложений к коллективному договору законодательством не установлено.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
В соответствии с Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утверждёнными постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Личная карточка работника по форме Т-2 оформляется на всех работников, принятых по трудовому договору, независимо от пола, возраста, статуса военнообязанности и того, является ли работа основной или по совместительству.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
По срокам и условиям хранения кадровых документов согласно законодательству Республики Казахстан в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, утверждённым приказом Министра культуры и информации Республики Казахстан от 17 июня 2025 года № 279-НҚ.