Каков порядок списания (уничтожения) документов с истекшим сроком хранения?
Вопрос:
Каков порядок списания (уничтожения) документов с истекшим сроком хранения?
Ответ:
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения утвержден приказом Министра культуры и спорта РК от 26 января 2015 г. за № 22.
Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами утверждены приказом Министра культуры и спорта РК от 22 декабря 2014 г. за № 146.
В параграфе 4 регламентируется Порядок составления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению:
53. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется одновременно с описями дел, документов.
54. В акт включаются заголовки дел и документов с истекшими сроками хранения на 1 января года, в котором проводится экспертиза ценности документов.
55. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется в двух экземплярах, которые после его утверждения передаются в государственный архив и архив организации.
56. Документы с истекшими сроками хранения выделяются к уничтожению только после утверждения описей и акта о выделении к уничтожению за соответствующий период.
В соответствии с п.14 Правил для организации экспертизы ценности документов и рассмотрения ее результатов в государственном органе, имеющем территориальные органы и/или подведомственные организации, в негосударственной организации, имеющей филиалы в областях (городах республиканского значения, столице Республики Казахстан) создается центральная экспертная комиссия (далее – ЦЭК), в отдельной организации - экспертная комиссия (далее – ЭК).
Т.е. экспертная комиссия в организации занимается оценкой документов и выделением их к уничтожению. Проводится экспертиза ценности всех документов в организации, составляются описи документов и только после этого происходит выделение к уничтожению.
Оценка ценности документации – трудоемкий процесс, требующий наличия определенных навыков и знаний. Поэтому во избежание ошибок лучше воспользоваться услугами специалиста по архивированию, либо аутсорсингом услуг по уничтожению документации, которые проведут экспертную оценку и в последствии уничтожат выделенную документацию.
Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
По нумерации кадровых приказов в ТОО применяются действующие Правила документирования, утверждённые Приказом Министра культуры и информации РК от 25.08.2023 № 236.
-
Ответ:
Вы не обязаны распечатывать документы только потому, что они кадровые так как законодательство РК допускает электронный документооборот и юридическую силу документов, подписанных ЭЦП. Но это не отменяет требований трудового и архивного законодательства к хранению таких документов.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
В соответствии с Трудовым кодексом Республики Казахстан обязательного требования о включении положений об оплате труда, правил внутреннего трудового распорядка, положения о премировании и иных локальных актов работодателя в качестве приложений к коллективному договору законодательством не установлено.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
В соответствии с Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утверждёнными постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Личная карточка работника по форме Т-2 оформляется на всех работников, принятых по трудовому договору, независимо от пола, возраста, статуса военнообязанности и того, является ли работа основной или по совместительству.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
По срокам и условиям хранения кадровых документов согласно законодательству Республики Казахстан в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, утверждённым приказом Министра культуры и информации Республики Казахстан от 17 июня 2025 года № 279-НҚ.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Личная карточка формы Т-2 является обязательным документом к оформлению и ведется на всех работников, с которыми заключены трудовые договоры, независимо от того, является ли работа основной или по совместительству.
-
Обязательно ли нужно в ТОО переводить соглашение о работе согласительной комиссии на казахский язык?Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Согласно статье 4 Закона Республики Казахстан от 11 июля 1997 года «О языках в Республике Казахстан» (далее - Закон), государственным языком Республики Казахстан является казахский язык. Государственный язык - язык государственного управления, законодательства, судопроизводства и делопроизводства, действующий во всех сферах общественных отношений на всей территории государства.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Согласно статье 33 Трудового Кодекса Республики Казахстан (далее, ТК РК) Трудовой договор заключается в письменной форме не менее чем в двух экземплярах и подписывается сторонами. По одному экземпляру трудового договора хранится у работника и работодателя.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Обязательными кадровыми документами для компаний всех форм собственности являются:
• Штатное расписание;
• Коллективный договор (по требованию одной из сторон ТД);
• Правила трудового распорядка;