Обязательно ли нужно заполнять по каждому новому сотруднику личные карточки формы Т-2? Каков перечень обязательных форм, карточек и документов, которые должны находится и архивируется в личном деле сотрудников?
Категории вопросов:

Обязательно ли нужно заполнять по каждому новому сотруднику личные карточки формы Т-2? Каков перечень обязательных форм, карточек и документов, которые должны находится и архивируется в личном деле сотрудников?

Автор:
Исхакова Ариндия
02.06.2022 09:46
1001

Вопрос:

Обязательно ли нужно заполнять по каждому новому сотруднику личные карточки формы Т-2? Каков перечень обязательных форм, карточек и документов, которые должны находится и архивируется в личном деле сотрудников?

Ответ:

Отвечая на данный вопрос, стоит сделать оговорку на то, что Трудовым кодексом РК прямо не определено содержание личного дела работника. При этом, согласно п.7 Правил воинского учета военнообязанных и призывников,

утвержденных Приказом Министра обороны Республики Казахстан от 24 января 2017 года № 28, юридические лица, при наличии у них работающих (обучающихся) военнообязанных и призывников, ведут воинский учет в соответствии с настоящими Правилами. Общее руководство за ведением воинского учета юридическими лицами осуществляют МОВУ областей, городов республиканского значения и столицы, районов, городов областного значения. 

Согласно п. 71 Правил, ведение воинского учета военнообязанных и призывников юридическими лицами осуществляется по личным карточкам. На призывников дополнительно ведется список граждан, подлежащих подготовке к срочной воинской службе по форме согласно приложению 25 к настоящим Правилам. 

Для осуществления воинского учета юридическими лицами приказом первого руководителя назначаются лица, ответственные за ведение воинского учета, на которых возлагаются: 

1) проверка при приеме на работу (учебу) наличия у военнообязанных военных билетов или временных удостоверений, а у призывников – удостоверений о приписке. В случае необходимости изъятия указанных документов, гражданам выдается расписка; 

2) определение состояния на воинском учете граждан, принимаемых на работу (учебу). Военнообязанные и призывники, не состоящие на воинском учете, принимаются на работу (учебу) после постановки их на воинский учет в МОВУ района (города областного значения) по месту жительства; 

3) обеспечение полноты и качества воинского учета работающих (обучающихся) граждан; 

4) оформление бронирования военнообязанных за государственными органами и организациями; 

5) предоставление гражданам возможности своевременной явки по вызовам (повесткам) в МОВУ района (города областного значения); 

6) ведение журнала проверок за состоянием воинского учета военнообязанных, призывников и бронирования по форме согласно приложению 26 к настоящим Правилам. 

Более того, согласно п.74, сведения о гражданах 15-16-летнего возраста, гражданах, подлежащих приписки к призывным участкам, а также по месту работы военнообязанных и призывников МОВУ получают путем взаимодействия информационных систем государственных органов. 

Таким образом, всё еще сохраняется необходимость иметь:  

  1. Личную карточку (форма Т-2); 

  1. Список граждан, подлежащих подготовке к срочной воинской службе (для сотрудников призывного возраста, не прошедших воинскую службу); 

  1. Журнала проверок за состоянием воинского учета военнообязанных, призывников и бронирования (форма данного журнала установлена Правилами, однако порядок проведения проверки правовыми актами не определен). 

Что касается личного дела сотрудника, то здесь могу сообщить следующее:  

Пунктом 485 Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения, Утвержденного приказом исполняющего обязанности Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 установлено бессрочное хранение личных дел, которые включают в себя: заявления, автобиографии, копии и выписки из указов, постановлений, приказов, распоряжений, копии личных документов, копии договоров о пенсионном обеспечении, характеристики, резюме, листки по учету кадров, трудовые договоры, анкеты, послужные списки, аттестационные листы и другие документы.  

В Правилах документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных Постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703, определяется порядок оформления дел, в том числе личных дел (Параграф 11).  

Согласно ст. 32 Трудового кодекса РК, для заключения трудового договора необходимы следующие документы: 

1) удостоверение личности гражданина Республики Казахстан или паспорт гражданина Республики Казахстан (свидетельство о рождении для лиц, не достигших шестнадцатилетнего возраста). 

Кандасы представляют удостоверение кандаса, выданное местными исполнительными органами; 

2) вид на жительство иностранца в Республике Казахстан или удостоверение лица без гражданства (для иностранцев и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Казахстан) либо удостоверение беженца; 

3) документ об образовании, квалификации, наличии специальных знаний или профессиональной подготовки при заключении трудового договора на работу, требующую соответствующих знаний, умений и навыков; 

4) документ, подтверждающий трудовую деятельность (для лиц, имеющих трудовой стаж); 

5) документ о прохождении предварительного медицинского освидетельствования (для лиц, обязанных проходить такое освидетельствование в соответствии с настоящим Кодексом и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан). 

6) для заключения трудового договора в сфере образования, воспитания, организации отдыха и оздоровления, физической культуры и спорта, медицинского обеспечения, оказания социальных услуг, культуры и искусства с участием несовершеннолетних лицо представляет справку о наличии либо отсутствии сведений о совершении уголовного правонарушения: убийство, умышленное причинение вреда здоровью, против здоровья населения и нравственности, половой неприкосновенности, экстремистские или террористические преступления, торговлю людьми. 

7) Для заключения трудового договора о работе по совместительству с другим работодателем работник представляет справку о характере и условиях труда по основному месту работы (место работы, должность, условия труда). 

8)  Перечень документов, необходимых для заключения трудового договора при привлечении иностранных работников государственного органа, определяется в соответствии с порядком привлечения иностранных работников, утвержденным Правительством Республики Казахстан. 

Помимо этого, в силу ч.2 ст. 23 ТК РК, работодатель осуществляет сбор, обработку и хранение персональных данных.  

Таким образом, помимо списка по воинскому учету, в личное дело работника может входить:  

  1. Трудовой договор; 

  1. Согласие на сбор и обработку персональных данных; 

  1. Копия документа, удостоверяющего личность; 

  1. Копия документа, подтверждающего квалификацию; 

  1. Копия документа, подтверждающего стаж работы; 

  1. В некоторых случаях: результат медицинского освидетельствования, справка об отсутствии (наличии) судимости.  

Также в личное дело подшиваются все акты, распоряжения, приказы, заявления, связанные с исполнением трудовых обязанностей работником. 

Уважаемый пользователь! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) ответа. 

Вам также может быть интересно: