Обязательно ли нужно заполнять по каждому новому сотруднику личные карточки формы Т-2? Каков перечень обязательных форм, карточек и документов, которые должны находится и архивируется в личном деле сотрудников?
Вопрос:
Обязательно ли нужно заполнять по каждому новому сотруднику личные карточки формы Т-2? Каков перечень обязательных форм, карточек и документов, которые должны находится и архивируется в личном деле сотрудников?
Ответ:
Отвечая на данный вопрос, стоит сделать оговорку на то, что Трудовым кодексом РК прямо не определено содержание личного дела работника. При этом, согласно п.7 Правил воинского учета военнообязанных и призывников,
утвержденных Приказом Министра обороны Республики Казахстан от 24 января 2017 года № 28, юридические лица, при наличии у них работающих (обучающихся) военнообязанных и призывников, ведут воинский учет в соответствии с настоящими Правилами. Общее руководство за ведением воинского учета юридическими лицами осуществляют МОВУ областей, городов республиканского значения и столицы, районов, городов областного значения.
Согласно п. 71 Правил, ведение воинского учета военнообязанных и призывников юридическими лицами осуществляется по личным карточкам. На призывников дополнительно ведется список граждан, подлежащих подготовке к срочной воинской службе по форме согласно приложению 25 к настоящим Правилам.
Для осуществления воинского учета юридическими лицами приказом первого руководителя назначаются лица, ответственные за ведение воинского учета, на которых возлагаются:
1) проверка при приеме на работу (учебу) наличия у военнообязанных военных билетов или временных удостоверений, а у призывников – удостоверений о приписке. В случае необходимости изъятия указанных документов, гражданам выдается расписка;
2) определение состояния на воинском учете граждан, принимаемых на работу (учебу). Военнообязанные и призывники, не состоящие на воинском учете, принимаются на работу (учебу) после постановки их на воинский учет в МОВУ района (города областного значения) по месту жительства;
3) обеспечение полноты и качества воинского учета работающих (обучающихся) граждан;
4) оформление бронирования военнообязанных за государственными органами и организациями;
5) предоставление гражданам возможности своевременной явки по вызовам (повесткам) в МОВУ района (города областного значения);
6) ведение журнала проверок за состоянием воинского учета военнообязанных, призывников и бронирования по форме согласно приложению 26 к настоящим Правилам.
Более того, согласно п.74, сведения о гражданах 15-16-летнего возраста, гражданах, подлежащих приписки к призывным участкам, а также по месту работы военнообязанных и призывников МОВУ получают путем взаимодействия информационных систем государственных органов.
Таким образом, всё еще сохраняется необходимость иметь:
-
Личную карточку (форма Т-2);
-
Список граждан, подлежащих подготовке к срочной воинской службе (для сотрудников призывного возраста, не прошедших воинскую службу);
-
Журнала проверок за состоянием воинского учета военнообязанных, призывников и бронирования (форма данного журнала установлена Правилами, однако порядок проведения проверки правовыми актами не определен).
Что касается личного дела сотрудника, то здесь могу сообщить следующее:
Пунктом 485 Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения, Утвержденного приказом исполняющего обязанности Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 установлено бессрочное хранение личных дел, которые включают в себя: заявления, автобиографии, копии и выписки из указов, постановлений, приказов, распоряжений, копии личных документов, копии договоров о пенсионном обеспечении, характеристики, резюме, листки по учету кадров, трудовые договоры, анкеты, послужные списки, аттестационные листы и другие документы.
В Правилах документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных Постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703, определяется порядок оформления дел, в том числе личных дел (Параграф 11).
Согласно ст. 32 Трудового кодекса РК, для заключения трудового договора необходимы следующие документы:
1) удостоверение личности гражданина Республики Казахстан или паспорт гражданина Республики Казахстан (свидетельство о рождении для лиц, не достигших шестнадцатилетнего возраста).
Кандасы представляют удостоверение кандаса, выданное местными исполнительными органами;
2) вид на жительство иностранца в Республике Казахстан или удостоверение лица без гражданства (для иностранцев и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Казахстан) либо удостоверение беженца;
3) документ об образовании, квалификации, наличии специальных знаний или профессиональной подготовки при заключении трудового договора на работу, требующую соответствующих знаний, умений и навыков;
4) документ, подтверждающий трудовую деятельность (для лиц, имеющих трудовой стаж);
5) документ о прохождении предварительного медицинского освидетельствования (для лиц, обязанных проходить такое освидетельствование в соответствии с настоящим Кодексом и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан).
6) для заключения трудового договора в сфере образования, воспитания, организации отдыха и оздоровления, физической культуры и спорта, медицинского обеспечения, оказания социальных услуг, культуры и искусства с участием несовершеннолетних лицо представляет справку о наличии либо отсутствии сведений о совершении уголовного правонарушения: убийство, умышленное причинение вреда здоровью, против здоровья населения и нравственности, половой неприкосновенности, экстремистские или террористические преступления, торговлю людьми.
7) Для заключения трудового договора о работе по совместительству с другим работодателем работник представляет справку о характере и условиях труда по основному месту работы (место работы, должность, условия труда).
8) Перечень документов, необходимых для заключения трудового договора при привлечении иностранных работников государственного органа, определяется в соответствии с порядком привлечения иностранных работников, утвержденным Правительством Республики Казахстан.
Помимо этого, в силу ч.2 ст. 23 ТК РК, работодатель осуществляет сбор, обработку и хранение персональных данных.
Таким образом, помимо списка по воинскому учету, в личное дело работника может входить:
-
Трудовой договор;
-
Согласие на сбор и обработку персональных данных;
-
Копия документа, удостоверяющего личность;
-
Копия документа, подтверждающего квалификацию;
-
Копия документа, подтверждающего стаж работы;
-
В некоторых случаях: результат медицинского освидетельствования, справка об отсутствии (наличии) судимости.
Также в личное дело подшиваются все акты, распоряжения, приказы, заявления, связанные с исполнением трудовых обязанностей работником.
Уважаемый пользователь! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) ответа.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения утвержден приказом исполняющего обязанности Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263«Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения»
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Директор должен действовать согласно Устава компании , в котором четко должно быть прописано о полномочиях и правах исполнительного органа юридического лица. Директор вправе уполномочить другое лицо на подписание документов компании на основании соответствующей доверенности с правом осуществления от его имени каких-либо юридических действий во всех государственных (в том числе в судебных, налоговых и правоохранительных) органах,
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
При проведении проверки проверяющий может запросить следующие документы:
- Штатное расписание;
- Коллективный договор;
- Правила трудового распорядка;
- Положения об оплате труда, командировании и др.;
- График трудовых отпусков;
-
Ответ:
В соответствии с п. 1 ст. 94 Трудового кодекса РК, оплачиваемый ежегодный трудовой отпуск переносится полностью или в его части в случае временной нетрудоспособности работника.
-
Ответ:
Вопрос регулирует статья 111 Трудового Кодекса РК, а именно:
1. Работникам, выполняющим в одной и той же организации наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительную работу по другой или такой же должности либо обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы, производится доплата.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
В соответствии с пунктами 1 и 2 статьи 7 в Республике Казахстан государственным языком является казахский язык, в государственных организациях и органах местного самоуправления наравне с казахским официально употребляется русский язык.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Согласно п. 1 ст. 46 Трудового Кодекса, изменение условий труда работника допускается в связи с изменениями в организации производства, связанными с реорганизацией или изменением экономических, технологических условий, условий организации труда и (или) сокращением объема работ у работодателя.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Некоммерческие организации (Ассоциации, объединения и Союзы) являются юридическим лицом. И как каждое юридическое лицо несут свои обязанности по исполнению законодательства: трудового, налогового, иных законов, регулирующих их деятельность.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Приказы бывают по основной деятельности, личному составу.
Приказ по личному составу – это обязательный документ в сфере трудовых правоотношений.
-
Раздел: Документы кадровой службы
Ответ:
Согласно параграфа 3 Приказа Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 236 «Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях»,