С целью проверки кадровой документации, точнее кадрового аудита, какие документы должны быть в компании?

Вопрос:

С целью проверки кадровой документации, точнее кадрового аудита, какие документы должны быть в компании?

Ответ:

К сожалению, в нашей стране нет единого документа, который регламентирует ведение всего кадрового делопроизводства в организации. Если говорить в целом, то в компании должны быть оформлены трудовые договоры с работниками, личные дела, согласия на сбор, хранение и обработку персональных данных.

Также должны быть приказы: по производственной необходимости, личному составу, журналы регистрации. Кадровый учет, также как и бухгалтерский учет – это большой процесс, который не ограничивается изданием документа. Кадровый учет включает в себя: оформление трудовых отношение (прием, перевод, предоставление различных отпусков, расторжение трудового договора и т.п.), ведение журналов регистрации (приказов, трудовых договоров и т.д.), ведение воинского учета, сбора с работников согласия на сбор, обработку и хранение персональных данных.

Все остальные документы по желанию и необходимости работодателя: должностные инструкции, правила трудового распорядка, положения об оплате труда и т.д.

Ведение кадрового делопроизводства, также как и бухгалтерского учета, требует наличия определенных знаний и навыков, прежде всего трудового законодательства РК. Т.к. незнание или неграмотное ведение кадрового делопроизводства, порядка оформления трудовых отношений может привести к финансовым и правовым рискам. 

В ближайшем будущем, уже скорее всего в конце 2019 г. все работодатели должны будут перейти на электронную регистрацию трудовых договоров на сайте енбек.кз, а в 2020 г. и в целом заключение трудовых договоров будет на портале енбек.кз. В связи с чем, полагаю, что эту функцию лучше передать специалисту. Это вкратце о кадровом делопроизводстве, а далее немного подробнее по каждому из пунктов.

Кадровое делопроизводство – это процесс документирования трудовых отношений, которые строятся на основе трудового законодательства РК. В свою очередь,  в соответствии с пунктом 1 статьи 2 Трудового Кодекса РК от 23.11.2015 г. за № 414-V (с изменениями и дополнениями по состоянию на 01.01.2019 г.) (далее по тексту – ТК РК) Трудовое законодательство Республики Казахстан основывается на Конституции Республики Казахстан и состоит из настоящего Кодекса, законов Республики Казахстан и иных нормативных правовых актов Республики Казахстан. Поэтому ведение кадрового делопроизводства и необходимость наличия каких-либо документов будет еще зависеть и от вида деятельности компании. 

Т.е. прежде всего, необходимо обращаться к нормам ТК РК, где указана необходимость тех или иных кадровых документов. Еще один документ, который потребуется в работе – это Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, которые закрепляют порядок работы с электронной документацией в целом. Утверждены данные Правила 31 октября 2018 г. Постановлением Правительства РК за № 703. В них можно найти порядок оформления документации в целом (протокол, справка и т.п.) и приказов в том числе. 

Процедура оформления приема на работу

Если говорить о процедуре оформления трудовых отношений, то она состоит в следующем:

• выдать работнику список документов, необходимых при приеме на работу, который регламентирует статья 32 Трудового Кодекса РК
• взять с работника согласия на сбор, обработку и хранение персональных данных в соответствии с требованиями Закона РК О персональных данных. За отсутствие согласия предусмотрен административный штраф
• принять у работника документы, сформировать личное дело
• оформить трудовой договор. 
• подписать с работником трудовой договор, подписать со стороны работодателя и вручить работнику.
• издать приказ о приеме на работу. 

Таким образом, наличие трудового договора является обязательным, за его отсутствие установлен административный штраф. 

Помимо этого, для того, чтобы в организации грамотно выстраивать трудовые отношения рекомендуется разработать должностные инструкции, правила трудового распорядка и иные документы, которые с точки зрения трудового законодательства не являются обязательными для работодателя, но помогут защитить его интересы и отрегулировать рабочий процесс.

Привожу норму статьи 32 Трудового Кодекса РК:

Документы, необходимые для заключения трудового договора

1. Для заключения трудового договора необходимы следующие документы:

1) удостоверение личности или паспорт (свидетельство о рождении для лиц, не достигших шестнадцатилетнего возраста).

Оралманы представляют удостоверение оралмана, выданное местными исполнительными органами;

2) вид на жительство или удостоверение лица без гражданства (для иностранцев и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Казахстан) либо удостоверение беженца;

3) документ об образовании, квалификации, наличии специальных знаний или профессиональной подготовки при заключении трудового договора на работу, требующую соответствующих знаний, умений и навыков;

4) документ, подтверждающий трудовую деятельность (для лиц, имеющих трудовой стаж);

5) документ о прохождении предварительного медицинского освидетельствования (для лиц, обязанных проходить такое освидетельствование в соответствии с настоящим Кодексом и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан).

2. Для заключения трудового договора в сфере образования, воспитания, организации отдыха и оздоровления, физической культуры и спорта, медицинского обеспечения, оказания социальных услуг, культуры и искусства с участием несовершеннолетних лицо представляет справку о наличии либо отсутствии сведений о совершении уголовного правонарушения: убийство, умышленное причинение вреда здоровью, против здоровья населения и нравственности, половой неприкосновенности, за экстремистские или террористические преступления, торговлю людьми.

3. При поступлении на гражданскую службу, на работу в государственные предприятия на праве хозяйственного ведения, национальные управляющие холдинги, национальные институты развития, национальные холдинги и национальные компании, а также их дочерние организации на должность, связанную с исполнением управленческих функций, лицо представляет справку о наличии либо отсутствии сведений о совершении коррупционного преступления.

4. Для заключения трудового договора о работе по совместительству с другим работодателем работник представляет справку о характере и условиях труда по основному месту работы (место работы, должность, условия труда).

5. Перечень документов, необходимых для заключения трудового договора при привлечении иностранных работников государственного органа, определяется в соответствии с порядком привлечения иностранных работников, утвержденным Правительством Республики Казахстан.

6. Работодатель не вправе требовать документы, не предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, за исключением случаев, предусмотренных законами и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.

7. В случае согласия работника на хранение подлинников документов у работодателя либо временного их оставления для выполнения установленных законодательством Республики Казахстан процедур работодатель выдает работнику письменное обязательство о возврате документов.

Личное дело работника объединяет всю совокупность документов, характеризующих трудовую деятельность работника.

При приеме на работу на каждого работника заводится личное дело, в которое, как правило, включаются следующие документы:

• Внутренняя опись документов
• Личный листок по учету кадров с фото
• Копия удостоверения личности
• Копия документа об образовании
• Трудовой договор
• Дополнительные соглашения к трудовому договору
• Копии приказов, касающиеся деятельности работника (о приеме на работу, переводе, трудовом отпуске и т.д.).
• Аттестационные листы (если в организации проводится аттестация)
• Резюме
• Все заявления работника, которые он пишет в процессе трудовой деятельности (о приеме на работу, трудовом отпуске, расторжении трудового договора и т.д.).
• Договор о полной материальной ответственности
• Соглашение о неразглашении коммерческой тайны
• Согласие на обработку персональных данных

Перечень неполный. Может содержать и другие документы, например, копии свидетельств о рождении детей, о заключении брака и т.п.

Т.е. все, документы, которые были приняты от работника изначально, при приеме на работу и которые возникают в процессе трудовых отношений с работником, хранятся в личном деле работника.

Приказ и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 г. № 263 от Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций указывает, что в составе личного дела хранятся следующие документы:

П.485 г.7 Кадровое обеспечение:

Личные дела (заявления, автобиографии, копии и выписки из указов, постановлений, приказов, распоряжений, копии личных документов, копии договоров о пенсионном обеспечении, характеристики, резюме, листки по учету кадров, трудовые договоры, анкеты, послужные списки, аттестационные листы и другие документы).

В данном случае имеются ввиду оригиналы заявлений,  приказы подшиваются в копии, т.к. оригиналы приказов формируются в отдельных папках.

Напомню, что в соответствии с подпунктом 24 пункта 2 статьи 23 ТК РК работодатель обязан осуществлять сбор, обработку и защиту персональных данных работника в соответствии с законодательством Республики Казахстан о персональных данных и их защите. Закон Республики Казахстан от 21 мая 2013 года № 94-V 
«О персональных данных и их защите» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 28 декабря 2017 г.) предусматривает, что сбор и обработка персональных данных осуществляются только с согласия и, следовательно, в каждом личном деле работника должно быть согласие на сбор, обработку, хранение и передачу персональных данных. Его отсутствие может расцениваться как незаконные действия при сборе и (или) обработке  персональных данных и за это нарушение предусмотрена административная ответственность в виде солидных штрафов, а в отдельных случаях может наступить и уголовная ответственность. 

Отдых работники и оформление отпусков

Далее. Обязательным для каждого работодателя является наличие в организации графика отпусков. В соответствии с пунктом 1 статьи 93 ТК РК Очередность предоставления оплачиваемых ежегодных трудовых отпусков работникам определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения работников, либо устанавливается вне графика отпусков по соглашению сторон.

Оформление любых отпусков производится путем издания актов работодателя (приказов).

Режим рабочего времени

В соответствии с пунктом 1 статьи 79 ТК РК работодатель обязан вести учет рабочего времени, фактически отработанного работником. Т.е. ежемесячно должны оформляться табели учета рабочего времени.

Если в организации применяется сменный режим работы, то должны быть графики сменности в соответствии с требованиями ТК РК. 

В процессе трудовых отношений необходимо соблюдать баланс рабочего времени и отдыха в соответствии с балансом рабочего времени (производственным календарем), который устанавливается на каждый год. 

Оплата труда

Что касается оплаты труда, то следует обратить внимание на нормы ТК РК:

1. Своевременность выплаты заработной платы (не позднее 10 числа – п.1. ст.113 ТК РК)

2. Выдача расчётных листков (п.2 ст.113 ТК РК)

3. Оплата ночных часов, сверхурочной работы, работы в выходные и праздничные дни (ст.108-110 ТК РК)

В пункте 2 статьи 107 ТК РК указано, что система оплаты труда определяется условиями трудового, коллективного договора и (или) актами работодателя. Т.е. стоит проверить наличие в организации, например, Положений об оплате труда или премировании, которые регулируют систему оплаты труда. Это необязательный документ, но рекомендуется его иметь, чтобы обеспечить прозрачность системы оплаты труда для работников.

Обязанность в сфере занятости

В соответствии с подпунктом 11 пункта 2 статьи 23 ТК РК работодатель обязан предоставлять информацию уполномоченному органу по вопросам занятости в соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан о занятости населения. В данной норме идет ссылка на Закон РК О занятости населения от 06 апреля 2016 года за № 482-V (с изменениями и дополнениями по состоянию на 03 апреля 2019 года). Следует проанализировать данный нормативно-правовой акт, особенно статью 28, где указываются обязанности работодателя в сфере занятости. Одной из них является направление центру занятости населения письменно или посредством государственного интернет-ресурса «Биржа труда» сведения о наличии свободных рабочих мест (вакантных должностей) в течение пяти рабочих дней со дня их появления с указанием условий труда и оплаты. Каждый работодатель должен быть зарегистрирован на сайте www.enbek.kz. Все вакансии работодатель обязан размещать на данном ресурсе. 

Страхование от несчастных случаев

В подпункте 15) пункта 2 статьи 23 ТК РК указана обязанность работодателя страховать работника от несчастных случаев при исполнении им трудовых (служебных) обязанностей. Отсутствие  данного договора страхования повлечет огромный штраф для компании, а также, если произойдет несчастный случай, то в случае вины работодателя всё бремя расходов по выплатам работнику ляжет на его плечи. 

Язык делопроизводства компании

В обязательном порядке организация должна соблюдать требования Закона Республики Казахстан от 11 июля 1997 года № 151-1 «О языках в Республике Казахстан» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 24 мая 2018 г.). Языком делопроизводства должен быть государственный язык. Дополнительный  язык делопроизводства (русский, английский и др.) организация выбирает при необходимости самостоятельно. Порядок оформления документации и как правильно оформить документ, если применяется несколько языков, можно узнать из Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, которые утверждены 31 октября 2018 г. Постановлением Правительства РК за № 703.

Договоры о полной материальной ответственности работников

С 1 января 2016 года работодатель самостоятельно определяет категорию работников, с которыми будут заключаться договоры о материальной ответственности. В связи с чем здесь уместно говорить не об обязательности наличия договоров материальной ответственности с точки зрения законодательства, а о рисках работодателя, в случае, если эти договоры отсутствуют. В пункте 7 статьи 123 ТК РК: 

Перечень должностей и работ, занимаемых или выполняемых работниками, с которыми могут заключаться договор о полной индивидуальной или коллективной (солидарной) материальной ответственности за необеспечение сохранности имущества и других ценностей, переданных работникам, а также типовой договор о полной материальной ответственности утверждаются актом работодателя.

В организации должен быть приказ об утверждении типовой формы договоров о полной материальной ответственности и закреплена ли категория материально ответственных лиц. И конечно, должны быть сами подписанные договоры в личных делах работников. 

Журналы регистрации

В организации должны быть журналы регистрации: приказов, трудовых договоров, учета ведения трудовых книжек. В готовом виде их можно приобрести в магазинах канцелярских товаров. Журналы должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены печатью и подписью уполномоченного лица. 

Папки приказов

Издаваемые в организации приказы хранятся в папках приказов. Само издание приказов регламентируется Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, о которых уже упоминалось в начале текста. На сайте можно найти различные виды приказов по самым разным ситуациям.

Номенклатура дел

Порядок составления номенклатуры дел, формирования и хранения дел регулирует параграф 9 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях.

Воинский учет

Обязанность ведения юридическими лицами воинского учета установлена ст.15 Закона РК О воинской службе и статусе военнослужащих и Правилами ведения воинского учета военнообязанных и призывников, утвержденных приказом Министра обороны РК от 24 января 2017 г. за № 28. Соответственно, все юридические лица обязаны вести воинский учет и при приеме затребовать необходимые документы у кандидатов.

Таким образом, если в организации имеются военнообязанные, необходимо вести воинский учет, принимая на работу военнообязанного необходимо затребовать документы, необходимые для ведения воинского учета в соответствии с указанными Правилами. 

Форма Т-2 является приложением 27 к указанным Правилам, либо можно приобрести готовую форму в магазине канцтоваров. 

Для ведения воинского учета необходимо поставить компанию на учет в военкомате по месту нахождения организации и предоставлять необходимую отчетность и информацию по ведению воинского учета. О том, какая отчетность предоставляется организациями указано в Правилах ведения воинского учета военнообязанных и призывников, утвержденных приказом Министра обороны РК от 24 января 2017 г. за № 28.

Глава 5. Ведение воинского учета юридическими лицами – в ней указаны все виды отчетности по военнообязанным:

69. Ведение воинского учета военнообязанных и призывников юридическими лицами осуществляется по личным карточкам по форме, согласно приложению 27 к настоящим Правилам (далее – личная карточка).

На призывников дополнительно ведется список юношей, подлежащих подготовке к срочной воинской службе по форме, согласно приложению 28 к настоящим Правилам.

70. Для осуществления воинского учета юридическими лицами приказом первого руководителя назначаются лица, ответственные за ведение воинского учета, на которых возлагаются:

1) проверка при приеме на работу (учебу) наличия у военнообязанных военных билетов или временных удостоверений, а у призывников – удостоверений о приписке. В случае необходимости изъятия указанных документов, гражданам выдается расписка;

2) определение состояния на воинском учете граждан, принимаемых на работу (учебу). Военнообязанные и призывники, не состоящие на воинском учете, принимаются на работу (учебу) после постановки их на воинский учет в МОВУ района (города областного значения) по месту жительства;

3) обеспечение полноты и качества воинского учета работающих (обучающихся) граждан;

4) ежегодное проведение сверки личных карточек с документами воинского учета МОВУ района (города областного значения), о чем производятся соответствующие отметки в личных карточках;

5) оформление бронирования военнообязанных за государственными органами и организациями;

6) ежегодное к 1 сентября представление в МОВУ района (города областного значения) списков граждан 15-16-летнего возраста и к 1 декабря списков граждан, подлежащих приписки к призывным участкам;

7) предоставление гражданам возможности своевременной явки по вызовам (повесткам) в МОВУ района (города областного значения);

8) ежемесячное представление к 25 числу в МОВУ района (города областного значения) списка военнообязанных и призывников, принятых на работу (учебу) или уволенных с работы (отчисленных из организации образования) юридическими лицами по форме, согласно приложению 29 к настоящим Правилам;

9) ежегодное к 15 февраля (по состоянию на 1 января) направление в МОВУ района (города областного значения) сведений о численности на работающих (учащихся) военнообязанных и призывников по форме, согласно приложению 30 к настоящим Правилам;

10) ведение журнала проверок за состоянием воинского учета военнообязанных, призывников и бронирования.

71. В личных карточках граждан, достигших предельного возраста пребывания в запасе или граждан, признанных негодными к воинской службе по состоянию здоровья с исключением с воинского учета, производится отметка "Исключен с воинского учета по возрасту" или "Исключен с воинского учета по состоянию здоровья".

В ходе оформления трудовых отношений могут возникать различные ситуации, которые потребуют оформления документации в соответствии с процедурой, указанной в трудовом законодательстве. В связи с чем, в данной информации содержится краткий перечень необходимой кадровой документации. В дальнейшем, при возникновении какой либо ситуации необходимо анализировать нормы трудового законодательства, которые могут потребовать оформление актов, уведомлений, приказов, дополнительных соглашений и т.п. На сайте размещено большое количество процедур, ответов на вопросы, образцов документов, которыми Вы можете воспользоваться, либо при необходимости заказать разработку с учетом Ваших особенностей. 

Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.